Job Description

Veuillez referer au guide Comment postuler a un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la facon de postuler.
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Ce poste temporaire d'un an, avec possibilite de renouvellement, est base au bureau du doyen de la Faculte de genie. Il consiste a fournir un soutien administratif aux programmes universitaires, a l'accreditation et a l'initiative Enhancing Learning and Teaching in Engineering (ELATE - https://www.mcgill.ca/engineering/initiatives/elate).
APERCU DU POSTE :
Sous la direction du superieur hierarchique direct, fournit un soutien administratif et de secretariat. Contribue au bon fonctionnement de l'unite. Agit en tant que personne-ressource pour les politiques et procedures. Gere les comptes de l'unite. Aide a l'organisation des activites de l'unite. Est responsable des documents et des dossiers de l'unite. Assure la maintenance des systemes d'information informatises.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITES :
Soutien administratif aux programmes universitaires et a l'accreditation :Coordonne le soutien administratif des affaires du comite academique, y compris les propositions de cours et de programmes, les approbations de changements de cours, ainsi que la preparation et la soumission de rapports. Coordonne le processus d'edition et de soumission de la section Ingenierie du catalogue des cours avec les departements/ecoles. Planifie les reunions, contacte les participants et reserve les salles de reunion. Aide a la preparation de l'ordre du jour. Assiste aux reunions, redige les proces-verbaux. Coordonne l'organisation d'evenements tels que les visites d'accreditation, les visites du Bureau de cooperation interuniversitaire, les retraites, les formations et les ateliers, ou les evenements interuniversitaires. Gere le site web dedie a l'accreditation : met a jour, prepare et coordonne la publication des documents sur le site web dedie a l'accreditation. Coordonne la production des plans de cours standard de la faculte. Soutien administratif pour le processus d'examen cyclique et d'accreditation, les evaluations des attributs des diplomes dans la faculte, les cours FACC et les evaluations de cours.

Soutien administratif a l'equipe eLATE (Enhancing Learning and Teaching in Engineering) :Fournit un soutien administratif general aux membres de l'equipe ELATE. Soutient l'organisation d'evenements et coordonne les ateliers/sessions de formation (c'est-a-dire Coffee and Chat, series pedagogiques, conference annuelle ELATE, orientation des assistants d'enseignement et autres evenements ELATE). Effectue des taches comptables liees aux activites eLATE (declaration des depenses, achats, etc.). Gere et met a jour la page Web eLATE. Documente les activites eLATE. Aide a la preparation du rapport annuel ELATE. Fournit un soutien administratif au chercheur invite Taylor en IA. Soutient l'organisation et coordonne le symposium sur l'IA.

Soutien administratif au projet :Coordonne la logistique liee aux projets (Entente Canada Quebec, regles budgetaires). Effectue des taches comptables (par exemple, rapports de depenses, achats, rendez-vous, etc.) liees aux projets.

La liste des taches et responsabilites decrites ci-dessus est representative et ne constitue pas une liste complete et detaillee des taches qui peuvent etre effectuees par un employe dont le poste correspond a cette description de poste generique.
AUTRES COMPETENCES ET/OU APTITUDES REQUISES :
Nous recherchons une personne diligente et soucieuse du detail pour soutenir les processus administratifs lies aux programmes universitaires, a l'accreditation et a l'initiative Enhancing Learning and Teaching in Engineering (ELATE) de la faculte d'ingenierie.Experience averee dans un environnement gouvernemental/universitaire/academique. Doit etre autonome, meticuleux, adaptable, bien organise et engage dans l'auto-apprentissage, et posseder un vif interet pour l'organisation des affaires academiques d'une faculte. La connaissance des systemes SIS (Banner- Scheduling (SSASECT, SCACRSE), Minerva (SR Admin, Reports), e-calendar - Course Catalogue) est requise. Experience et connaissance du processus de proposition de programmes et de cours (y compris la redaction de proces-verbaux et de rapports) et du processus de publication du catalogue des cours requises. Idealement, experience des processus financiers de McGill (notes de frais, McGill Marketplace, etc.), ainsi que du BSAC. Experience dans le soutien aux assistants d'enseignement, aux surveillants et aux charges de cours. La connaissance de leurs conventions collectives respectives est un atout. Experience dans la planification d'evenements (reunions, conferences, orientations) requise. Competences intermediaires en Microsoft Excel requises. Experience professionnelle dans la conception de sites SharePoint requise. Baccalaureat prefere. Bilinguisme en francais et en anglais : l'Universite McGill est une universite anglophone ou les taches quotidiennes peuvent necessiter une communication en anglais, tant a l'oral qu'a l'ecrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a ete evalue a 4 sur une echelle de 0 a 4.

Formation et experience minimales requises :
DEP - Etudes de secretariat 4 ans Experience pertinente / DEP - Systemes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Accreditation and Quality Improvement Officer
Date de fin de l'emploi (le cas echeant) :
2026-12-31
Date limite pour postuler :
2025-11-19L'Universite McGill recrute sur la base du merite et s'est fermement engagee a promouvoir et instaurer l'equite et la diversite au sein de sa communaute. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisees et de minorites visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapees, des minorites ethniques, des personnes de toute orientation et identite sexuelles, ainsi que toute personne possedant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautes. L'Universite McGill met en oeuvre un programme d'equite en matiere d'emploi et invite les membres des groupes vises a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapees qui pourraient avoir besoin d'accommodements a n'importe quelle etape du processus de candidature sont invitees a communiquer en toute confidentialite, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.