Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


11

Famille d'emplois :

Gestion des programmes d'etudes

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

DMF Education

Campus :

Ottawa, ON

Affiliation syndicale :

N/A

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/10/23

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

(AAAA/MM/JJ):

2025/11/03

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

Personnel non syndique, classe NC5 - 35 heures

Echelle salariale :

$67,700.00 - $84,625.00
Au sujet de la Faculte de medecine

Bienvenue a la Faculte de medecine de l'Universite d'Ottawa, la premiere et a la plus grande faculte de medecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont acces a des installations de pointe et a des instituts specialises ou ils apprennent aux cotes de medecins et de scientifiques de renommee internationale. Constamment classee parmi les 10 premieres ecoles de medecine au Canada, notre faculte figure parmi les meilleures facultes de medecine dans le monde pour l'impact de sa recherche en sciences biomedicales et de la sante.

Raison d'etre du poste:

Sous la direction de la Superviseure, Gestion des programmes d'etudes, contribuez a l'efficacite de l'equipe en administrant et en surveillant les systemes, les procedures et les documents conformement aux exigences administratives et en communiquant periodiquement avec differentes parties prenantes. Soutenir tant le programme de premier cycle que le programme d'etudes postdoctorales en gerant les activites quotidiennes et en conseillant la direction en vue d'accroitre la productivite du secteur.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

Soutien aux activites :

Veiller au bon deroulement du cycle d'agrement du College des medecins de famille du Canada (CMFC) et du processus d'amelioration continue de la qualite en s'assurant que les principales parties prenantes abordent les points a ameliorer. Fournir un soutien administratif global au programme de premier cycle.

Gestion, conformite et controle des documents :

Voir a la collecte d'informations et de documents, et participer au processus d'amelioration continue de la qualite exige par le CMFC tous les deux ans ainsi qu'a l'examen interne obligatoire de la Faculte de medecine. Relever les incoherences dans les procedures et faire le suivi de la mise en oeuvre des solutions. S'assurer que chaque etape du processus est effectuee et que tous les documents sont remplis avec exactitude conformement aux politiques et procedures du CMFC et de la Faculte de medecine. Elaborer des procedures de gestion des documents qui respectent le cadre de conformite du service, les administrer et les tenir a jour.

Analyse des processus operationnels :

Examiner, analyser et valider les donnees, les documents et d'autres renseignements conformement aux procedures et politiques pour garantir que tous les fichiers et dossiers satisfont aux exigences. En collaboration avec la ou le gestionnaire, les membres de l'equipe et d'autres parties prenantes, recueillir des renseignements, obtenir les documents manquants et remettre en question les procedures en place dans le but d'accroitre la productivite globale.

Gestion des evenements :

Coordonner et superviser les evenements au premier cycle et aux etudes postdoctorales, comme le camp d'entrainement au premier cycle, les examens internes, le processus d'agrement du CMFC et les retraites annuelles, en s'assurant que les parties prenantes en sont informees et en transmettant prealablement les documents et les communications necessaires. S'assurer que les evenements sont evalues, et avoir un processus de mise en oeuvre des ameliorations.

Relations avec les parties prenantes :

Favoriser des communications efficaces entre les membres de l'equipe et les parties prenantes en coordonnant les communications ou les reunions, en transmettant l'information et en effectuant un suivi de tous les documents pertinents, selon les besoins.

Ce que vous apportez :

Connaissance approfondie des principes d'administration et de gestion, normalement acquise au moyen d'une formation postsecondaire dans une discipline connexe ou d'une experience equivalente. Vaste experience de la suite logicielle MS Office. Experience du suivi des processus ou des projets et du controle des documents. Experience de l'interpretation, de l'explication et de la mise en application de reglements et de methodes. Experience de la production de rapports. Experience de l'utilisation des systemes de planification des ressources d'entreprise au sein de l'organisation. Excellent sens de l'organisation et de la planification. Solide connaissance des systemes informatiques. Aptitudes pour le service a la clientele, la gestion de la clientele, la resolution de problemes, la communication orale et ecrite, et les relations interpersonnelles. Motivation personnelle, initiative, attitude proactive et capacite d'effectuer plusieurs taches simultanement. Bilinguisme.

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.