Job Description

We are BLG: Canada's Law Firm. Our culture is one of vigilance and curiosity, Firm-wide collaboration, unfailing mutual respect and dedication. We pride ourselves on having standout talent and delivering an exceptional client experience.
Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d'une culture alliant vigilance et curiosite, nous travaillons en collaboration a l'echelle du cabinet, animes d'un respect sans faille et d'un devouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre experience client exceptionnelle font notre fierte.



We are a future-minded Firm delivering high-value advice and known for our unwavering commitment to innovation, diversity and inclusion, community involvement and talent development. Learn more about us at www.blg.com.
Resolument tournes vers l'avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indefectible envers l'innovation, la diversite et l'inclusion, la collectivite et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous sur www.blg.com pour en savoir plus sur le cabinet.
Purpose of Role
The eBilling Coordinator supports the Matter Life Cycle (MLC) Business Operations by assisting with electronic billing processes that help to ensure accurate, efficient, and compliant client service. Reporting to the Manager, eBilling, this role supports the submission, review, and resolution of electronic invoices across client platforms and collaborates with lawyers, billing teams, and clients.
With a focus on learning and growing in the role, the eBilling Coordinator contributes to operational excellence and supports client-focused service delivery.
Key ResponsibilitiesSupport the set up of new eBilling clients and matters, including compliance with client guidelines, uploading timekeeper rates. Collaborate with clients to capture and implement their specific billing requirements, ensuring full alignment and integration with the firm's eBilling processes. Monitor annual rate submission deadlines for e-billing clients, liaising with lawyers, assistants, and business professionals such as the pricing and CMSService. Submit annual rate increases to clients through e-billing vendor sites. Liaise with clients on rate submissions via various eBilling platforms and resolve any outstanding issues. Support the full eBilling cycle, ensuring invoices are accurate and compliant with client billing requirements. Review and reconcile electronic invoices within client vendor platforms, resolving rejections and managing the appeals process. Collaborate with lawyers and practice assistants to provide necessary documentation and information during the appeals process. Work with the Client Services team in e-billing account maintenance, A/R monitoring and resolution. Act as the primary backup to the eBilling Administrator during absences, ensuring continuity of eBilling operations. Escalate unresolved issues to management, where appropriate. Other duties as assigned.

Key CompetenciesPost-secondary education from a college or university is required; a focus in accounting or finance is considered an asset. 1 year of eBilling experience in a law firm or professional services environment; experience in finance functions such as billing, collections, or accounts receivable is an asset. Experience working with e-Billing software: eBillingHub - Elite, TyMetrix 360, Legal Tracker, CounselLink or Collaborati is an asset. Familiarity/Experience with Aderant Expert or a similar accounting system would be an asset but not required. Proficient in Microsoft Office, particularly Word and Excel; advanced Excel skills are considered an asset. Fast learner with ability to perform effectively in a fast-paced and dynamic environment. Excellent analytical and problem-solving skills with strong attention to detail, proven accuracy, and the ability to manage multiple priorities in a well-organized manner. Ability to distill complex issues into clear, actionable messages and communicate proactively with key stakeholders, including lawyers, practice assistants and MLC team members. Proactive, positive mindset with a focus on continuous innovation and process improvement. Flexibility to work overtime when necessary.

Description du poste
Le/la coordonateurrice, Facturation electronique soutient l'equipe Gestion du cycle de vie des dossiers (GCVD) en mettant en oeuvre des processus de facturation electronique qui aident a assurer l'exactitude, l'efficacite, l'efficience et la conformite du service aux clients. Relevant du/de la gestionnaire, Facturation electronique, le/la titulaire du poste appuie la soumission, l'examen et le reglement de factures electroniques sur differentes plateformes et collabore avec les juristes, les equipes facturation et les clients.
Propulsee par un desir d'apprentissage et d'epanouissement, la personne contribue a l'excellence operationnelle et soutient la prestation de services axee sur les clients du cabinet.
Principales responsabilitesParticiper a la creation de nouveaux clients/dossiers qui font l'objet d'une facturation electronique, notamment en assurant le respect des directives du client et en televersant les taux des consignataires au systeme. Collaborer avec les clients pour saisir et mettre en oeuvre leurs exigences de facturation, et assurer l'integration complete et harmonieuse de celles-ci avec les processus de facturation electronique du cabinet. Surveiller les echeances de soumission annuelle des taux pour les clients concernes en assurant la liaison avec les juristes, les adjointes et les groupes de professionnelles, comme l'equipe de tarification et les Services CMS. Soumettre l'augmentation annuelle de taux aux clients dans les plateformes de facturation electronique. Communiquer avec les clients par l'intermediaire des differentes plateformes de facturation electronique et repondre aux questions en suspens. Soutenir le cycle complet de facturation electronique en s'assurant que les factures sont exactes et conformes aux exigences du client. Examiner les factures et proceder a leur rapprochement dans la plateforme du client, corriger les rejets et gerer le processus de contestation. Collaborer avec les juristes et les adjointes a la pratique pour fournir la documentation et l'information necessaires pendant le processus de contestation. De concert avec l'Equipe de service aux clients, tenir a jour les comptes de facturation electronique, controler les comptes clients et resoudre les enjeux de paiement. Agir comme personne-ressource principale en l'absence de l'administrateurrice, Facturation electronique afin d'assurer la continuite des activites. Faire escalader les problemes non resolus a la direction, s'il y a lieu. S'acquitter d'autres taches au besoin.

Principales exigencesEtudes postsecondaires dans un college ou une universite; specialisation en comptabilite ou en finances, un atout. Un an d'experience en facturation electronique dans un cabinet juridique ou de services professionnels; experience dans des fonctions liees aux activites financieres, comme la facturation, le recouvrement ou les comptes clients, un atout. Connaissance des logiciels de facturation electronique eBilling Hub d'Elite, TyMetrix 360, Legal Tracker, CounselLink ou Collaborati, un atout. Connaissance d'Aderant Expert ou de systemes de comptabilite semblables, un atout. Maitrise de Microsoft Office, en particulier Word et Excel; les competences avancees en Excel seront considerees comme un atout. Rapidite d'apprentissage et efficacite demontree dans un environnement dynamique. Excellente capacite d'analyse et de resolution de probleme, souci aiguise du detail et de l'exactitude, et habilete a gerer plusieurs priorites de maniere organisee. Capacite a simplifier des questions complexes en messages et directives clairs et a communiquer de maniere proactive avec les principaux intervenants, comme des juristes, des adjointes a la pratique et des membres de l'equipe GCVD. Esprit proactif et optimiste axe sur l'innovation continue et l'amelioration des processus. Disponibilite pour faire des heures supplementaires au besoin.

The expected salary range for this position is $53,000 - $80,000, depending on level of experience, region/location, and other factors.
La fourchette salariale pour ce poste est de 53,000$ a 80,000$ et varie selon divers facteurs, notamment l'experience et l'emplacement.
BLG is committed to building a diverse workplace reflective of the communities we serve and to fostering an inclusive culture where Firm members feel valued, respected and inspired to thrive as their authentic selves. We value diversity of thought and the unique skills, perspectives and experience each individual brings to BLG. We welcome applications from all qualified candidates and encourage applicants from members of groups that have been historically underrepresented, including but not limited to First Nations, Metis and Inuit Peoples, racialized individuals, persons with disabilities, people who identify as women and/or LGBTQ2S+.
BLG est resolu a batir et a favoriser un milieu de travail inclusif et diversifie a l'image de notre collectivite, ou l'ensemble des membres du cabinet se sentent valorises, respectes et inspires a s'epanouir dans toute leur authenticite. Nous avons egalement a coeur de mettre en valeur les connaissances, les points de vue et les experiences de chacun et chacune. Nous invitons toute personne qualifiee a postuler, notamment celles provenant de groupes historiquement sous-representes, comme les Autochtones (Premieres Nations, Metis et Inuits), les personnes racialisees, les personnes ayant une incapacite, les femmes et les membres de la communaute LGBTQ+.
We also strive to provide an accessible candidate experience. Please let us know if you need any accommodations during the recruitment process.
Nous sommes determines a ce que notre processus de recrutement soit le plus accessible possible. Si vous necessitez un accommodement, n'hesitez pas a nous le faire savoir.