Job Description

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Position Overview

The Contract Manager is an integral member of the Health Services team responsible for assisting in all aspects of delivery to health service contract requirements on contracts of varying size and complexity. The Contract Manager is responsible for coordinating and managing contract operations and administrative activities, under the direction of Calian's Director and/or Deputy Director, Health Services.



Location


Montreal, QC

Hybrid, CAN
Job Type


Full Time

The Contract Manager is responsible for ensuring that all contractual obligations are fulfilled, that all workforce and customer satisfaction targets and contract fiscal targets on their respective contracts are met. The Contract Manager has primarily an outward facing role, centered on employee and customer satisfaction and project financial success. They have complete responsibility for the successful achievement of all contract metrics.



While this position is remote, the successful candidate must reside in the greater Montreal area due to required site visits


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Responsibilities

Contract Management


Ensuring the following for all contracts that they manage: Workforce Satisfaction Customer Satisfaction Gross Margin (compared to targets determined at contract award) Contract Compliance Contract Retention (renewal) Contract Growth (increased revenue beyond revenue at contract award)

Proposal Support


Championing the renewal of an existing contract they manage Reviewing proposals for contracts they will manage Attending proposal pricing meetings for contracts they will manage

General Support


Contribution to the Service Line team Contribution to quarterly forecasts and annual budget Interact with Health Services Contract Administrators and Divisional Services (HR/Payroll, Finance, etc.) in order to facilitate information flow Identification of business opportunities within the contract and within the client organisation Anticipated (but not limited to) Activities Assist with determination of contracts requirements for start-up, delivery and close-out Review contract documentation - i.e. contracts/credentials/training - to ensure documents are complete, accurate and up to date Responsible for managing budgets, cash flows, schedules, human resources and client relationships Track the progress and quality of work being performed on the client site by Health Care Providers Facilitate the interface as required for the customer or Health Care Provider to Calian's Health Services team and Divisional Services business support units within the organization Use project scheduling and control tools to prepare and manage contract plans, budgets, expenditures and reporting and to conduct financial analysis Engage in issue follow-up, resolution and tracking of Letters of Intent, Request for Letters of Offers, Task Proposals, Employee Change Notices, Orientation packages, and Submittals and other required contract documentation. Verify, update and approve Health Care Provider (HCP) timesheets and invoices in accordance with applicable provincial legislation and contract requirements. Keep Calian's Director/Deputy Director, Health Services informed of contract delivery status and issues that may impact client relations, customer and/or Health Care Provider satisfaction, and business performance. Accountable to ensure monthly progress billing and invoices are submitted accurately for ongoing projects every month. Seek out and communicate ideas for improving internal processes and procedures Collaborate with other members of the Health Services team in a positive, constructive, client- and business-centric manner Ensure clients' needs are met in a timely and cost effective manner Assist the Business Development team with research, drafting and submitting proposals in response to the client's Request for Proposals documents

Definitions:



Workforce Satisfaction: The Contract Manager is responsible for ensuring that the workforce for each of the contracts they manage are satisfied with their employment and the manner in which they are treated by Calian. This includes such things as compensation, benefits, administrative issues and vacation.



Customer Satisfaction: The Contract manager is the principle interface with customers including both technical and contract authorities. As such, the Contract Manager is responsible for the satisfaction of each customer that they manage with respect to the service provided by Calian. The Contract Manager is responsible for developing a working relationship with the customer in order to ensure that value is added by Calian in the conduct of the work and that the employees are meeting the requirements of the contract. A general rule of thumb to be used by the Contract Manager is as follows:


Monthly visits or phone calls

A frequency of no less than one visit per quarter is recommended


Gross Margin: The Contract Manager is responsible for maintaining or improving the gross margin against determined targets at time of contract award.



Contract Retention: (see Workforce and Customer satisfaction)



Contract Growth: The Contract Manager is responsible for generating additional revenue on existing contracts. Where opportunities exist to increase the amount of work in a particular contract, it is the responsibility of the Contract Manager to champion the project and to involve the required resources. It is also the responsibility of the Contract Manager to flip/turnover any potential new business opportunities to the Sales organisation.



The Contract Manager will conduct their daily activities in Calian offices, unless required to attend client or business meetings or address issues on the client site or otherwise outside of the Calian office. Travel may be required.



The above description is intended to delineate the general nature and level of work being performed by people assigned to this job classification. They are not to be construed as an exhaustive list of all responsibilities, duties, and skills required of personnel so classified. All personnel may be required to perform duties outside of their normal responsibilities from time to time, as needed.


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Qualifications

Post-secondary education in a healthcare or business field Previous experience in a Medical Services Manager position, requiring at least 3 years of the below experience within the last 5 years: a. Providing analytical and performance reporting to the client to demonstrate all contract deliverables are completed in accordance with the contract requirements; b. Recommending and implementing corrective measures to ensure that all contract deliverables are completed in accordance with the contract requirements; c. Participating in quality improvement activities such as medical resource performance indicator development, monitoring and reporting; d. Supervising medical resources; e. Employee time tracking; and f. Responding directly to inquiries from the client(s). 3 to 5 years of relevant contract administrative experience or Project Management function Strong financial acumen Proficient in Microsoft Office tools, including Microsoft Project Bilingualism in French and English is required Ability to work flexible hours Strong negotiation skills A clear sense of urgency to achieve results. A "can-do", "let's make it happen" attitude and a focus on a positive customer experience Highly developed sense of tact, discretion, and judgement in dealing with confidential, sensitive and/or delicate matters Demonstrated ability to develop and execute projects and process improvement initiatives including planning, requirement gathering, data analysis and reporting Interpersonal skills in establishing and maintaining effective working relationships with others Excellent organizational, time management, and multitasking abilities Sense of urgency with the ability to respond to rapidly changing priorities in a timely and efficient manner

DESCRIPTION DE POSTE



Le Gestionnaire de Contrats est un membre essentiel de l'equipe des Services de Sante, responsable d'aider a tous les aspects de la livraison des exigences contractuelles de services de sante pour des contrats de tailles et de complexites variees. Le Gestionnaire de Contrats est responsable de coordonner et de gerer les operations contractuelles et les activites administratives, sous la direction du Directeur et/ou du Directeur adjoint des Services de Sante de Calian.



Le Gestionnaire de Contrats est responsable de veiller a ce que toutes les obligations contractuelles soient remplies, que tous les objectifs de satisfaction du personnel et du client ainsi que les objectifs financiers des contrats respectifs soient atteints. Le Gestionnaire de Contrats joue principalement un role oriente vers l'exterieur, centre sur la satisfaction des employes et des clients et le succes financier des projets. Il est entierement responsable de la reussite de tous les indicateurs contractuels.



VOS RESPONSABILITES :



Gestion des Contrats :


Veiller a ce que les elements suivants soient respectes pour tous les contrats qu'ils gerent :

Satisfaction de la main-d'oeuvre

Satisfaction des clients

Marge brute (par rapport aux objectifs determines lors de l'attribution du contrat)

Conformite contractuelle

Retention du contrat (renouvellement)

Croissance du contrat (augmentation des revenus au-dela des revenus a l'attribution du contrat)

Support aux propositions :

Encourager le renouvellement d'un contrat existant qu'ils gerent

Examiner les propositions pour les contrats qu'ils gereront

Assister aux reunions de tarification des propositions pour les contrats qu'ils gereront

Support general :

Contribuer a l'equipe de la ligne de service

Contribuer aux previsions trimestrielles et au budget annuel

Interagir avec les Administrateurs de Contrats des Services de Sante et les Services Divisionnels (RH/Paie, Finance, etc.) pour faciliter le flux d'informations

Identifier des opportunites commerciales au sein du contrat et de l'organisation du client

Activites prevues (mais non limitees a) :

Aider a determiner les exigences des contrats pour le demarrage, la livraison et la cloture

Examiner la documentation contractuelle - i.e. contrats/acces/formations - pour s'assurer que les documents sont complets, precis et a jour

Gerer les budgets, les flux de tresorerie, les calendriers, les ressources humaines et les relations avec les clients

Suivre les progres et la qualite du travail effectue sur le site du client par les fournisseurs de soins de sante

Faciliter l'interface, au besoin, entre le client ou le fournisseur de soins de sante et l'equipe des Services de Sante de Calian et les unites de support commercial des Services Divisionnels de l'organisation

Utiliser des outils de planification et de controle de projets pour preparer et gerer les plans de contrats, les budgets, les depenses et les rapports, ainsi que pour effectuer des analyses financieres

Suivre les problemes, leur resolution et le suivi des lettres d'intention, des demandes de lettres d'offre, des propositions de taches, des avis de changement d'employe, des packs d'orientation, et autres documents contractuels requis

Verifier, mettre a jour et approuver les feuilles de temps et les factures des fournisseurs de soins de sante (FSS) conformement a la legislation provinciale applicable et aux exigences du contrat

Tenir le Directeur/Directeur adjoint des Services de Sante de Calian informe de l'etat de livraison des contrats et des problemes pouvant affecter les relations avec les clients, la satisfaction des clients et/ou des fournisseurs de soins de sante, et les performances commerciales

S'assurer que les factures et les releves de progression mensuels sont soumis avec precision pour les projets en cours chaque mois

Rechercher et communiquer des idees pour ameliorer les processus et procedures internes

Collaborer avec les autres membres de l'equipe des Services de Sante de maniere positive, constructive, centree sur le client et les affaires

Veiller a ce que les besoins des clients soient satisfaits de maniere rapide et rentable

Aider l'equipe de developpement commercial avec la recherche, la redaction et la soumission de propositions en reponse aux documents de demande de propositions des clients


Definitions :



Satisfaction de la main-d'oeuvre : Le Gestionnaire de Contrats est responsable de veiller a ce que la main-d'oeuvre pour chacun des contrats qu'ils gerent soit satisfaite de leur emploi et de la maniere dont ils sont traites par Calian. Cela inclut des elements tels que la remuneration, les avantages sociaux, les questions administratives et les vacances.



Satisfaction des clients : Le Gestionnaire de Contrats est l'interface principale avec les clients, y compris les autorites techniques et contractuelles. En tant que tel, le Gestionnaire de Contrats est responsable de la satisfaction de chaque client qu'ils gerent en ce qui concerne le service fourni par Calian. Le Gestionnaire de Contrats est responsable de developper une relation de travail avec le client afin de garantir que Calian apporte de la valeur dans la realisation du travail et que les employes repondent aux exigences du contrat. Une regle generale a suivre par le Gestionnaire de Contrats est la suivante :




Visites ou appels telephoniques mensuels

Une frequence d'au moins une visite par trimestre est recommandee


Marge brute : Le Gestionnaire de Contrats est responsable de maintenir ou d'ameliorer la marge brute par rapport aux objectifs determines au moment de l'attribution du contrat.



Retention du contrat : (voir Satisfaction de la main-d'oeuvre et Satisfaction des clients)



Croissance du contrat : Le Gestionnaire de Contrats est responsable de generer des revenus supplementaires sur les contrats existants. Lorsque des opportunites existent pour augmenter la quantite de travail dans un contrat particulier, il est de la responsabilite du Gestionnaire de Contrats de defendre le projet et d'impliquer les ressources necessaires. Il est egalement de la responsabilite du Gestionnaire de Contrats de transferer toute nouvelle opportunite commerciale potentielle a l'organisation de ventes.



Le Gestionnaire de Contrats effectuera ses activites quotidiennes dans les bureaux de Calian, sauf s'il est necessaire d'assister a des reunions avec des clients ou des affaires, ou de resoudre des problemes sur le site du client ou ailleurs en dehors du bureau de Calian. Des deplacements peuvent etre necessaires.



La description ci-dessus est destinee a delimiter la nature generale et le niveau de travail effectue par les personnes affectees a cette classification de poste. Ils ne doivent pas etre interpretes comme une liste exhaustive de toutes les responsabilites, devoirs et competences requis du personnel ainsi classe. Tout le personnel peut etre amene a accomplir des taches en dehors de leurs responsabilites normales de temps a autre, selon les besoins.



VOTRE PROFIL :



Education :


Formation postsecondaire dans un domaine de la sante ou des affaires


Experience :


Experience precedente dans un poste de gestionnaire de services medicaux, necessitant au moins 3 ans d'experience dans les domaines suivants au cours des 5 dernieres annees :


a. Fournir des rapports d'analyse et de performance au client afin de demontrer que toutes les prestations contractuelles sont executees conformement aux exigences du contrat ;



b. Recommander et mettre en oeuvre des mesures correctives afin de garantir que tous les produits livrables du contrat sont realises conformement aux exigences contractuelles ;



c. participer a des activites d'amelioration de la qualite telles que l'elaboration d'indicateurs de performance des ressources medicales, le suivi et l'etablissement de rapports ;



d. Superviser les ressources medicales ;



e. Suivi du temps de travail des employes ; et



f. repondre directement aux demandes de renseignements des clients.


3 a 5 ans d'experience pertinente en administration de contrats ou en gestion de projets

Solide acumen financier

Maitrise des outils Microsoft Office, y compris Microsoft Project

Bilinguisme anglais-francais exige

Capacite a travailler des heures flexibles

Competences en negociation

Cote de fiabilite requise


COMPETENCES DEMONTREES :


Un sens clair de l'urgence pour obtenir des resultats. Une attitude "can-do" et une focalisation sur une experience client positive

Un sens tres developpe de la tactique, de la discretion et du jugement dans le traitement de questions confidentielles, sensibles et/ou delicates

Capacite demontree a developper et executer des projets et des initiatives d'amelioration des processus, y compris la planification, la collecte des exigences, l'analyse des donnees et les rapports

Competences interpersonnelles pour etablir et maintenir des relations de travail efficaces avec les autres

Excellentes competences organisationnelles, de gestion du temps et de multitache

Sens de l'urgence avec la capacite de repondre a des priorites changeantes rapidement et efficacement

How we hire

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Our approach
Experience and accommodations
CV and cover letter tips
Interview tips
Our decision