Job Description

Entreprise

: Societe immobiliere du Canada

Lieu:

1 avenue University, bureau 1700 , Toronto , ON

Etat de l'emploi:

Employe (a temps plein)


Veuillez soumettre votre candidature avant le 29 septembre, 2025, 16h00 HNE.

Resume

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La conseillere executive ou le conseiller executif agit en tant que veritable partenaire commercial en fournissant un soutien executif, un soutien administratif et un soutien aux programmes au premier vice-president et chef des services financiers ( le gestionnaire ). La conseillere executive ou le conseiller executif supervise les activites quotidiennes du bureau du vice-president et chef des services financiers, en veillant a ce que les informations et les documents circulent correctement entre son bureau, ses subordonnes directs, l'equipe de la haute direction, le president-directeur general et le Conseil d'administration.


Elle et il apporte egalement son soutien aux equipes de gestion des Finances et des Technologies de l'information, ainsi qu'a d'autres membres du service des Finances.

Description du poste

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SOUTIEN ET ASSISTANCE AUX CADRES

La conseillere executive ou le conseiller executif travaille en etroite collaboration avec le premier vice-president et chef des services financiers pour atteindre les objectifs a court et a long terme de l'equipe en ce qui concerne les fonctions liees aux finances, aux risques et aux technologies de l'information ( TI ). Ces taches comprennent, entre autres : Gerer des taches de bureau complexes necessitant l'exercice d'un jugement independant et de l'initiative, ce qui peut inclure, mais sans s'y limiter, les taches suivantes : + Veiller a ce que les delais et les echeances soient respectes pour toutes les initiatives, tous les objectifs, tous les projets et toutes les questions relevant du service (par exemple, les livrables des reunions de l'equipe de la haute direction et du Conseil d'administration, le calendrier annuel de Gestion des risques d'entreprise).
+ Organiser et soutenir le gestionnaire dans la preparation des reunions trimestrielles du Conseil d'administration, des reunions de la haute direction et d'autres reunions internes et externes, y compris la preparation de rapports, de presentations PowerPoint et d'autres documents, selon les besoins.
+ Rediger et preparer des lettres, des courriels, des notes de service et des rapports complexes en determinant les renseignements requis, en faisant des recherches et en recueillant des renseignements generaux aupres de sources appropriees.
Gerer le calendrier en decelant les problemes potentiels et les changements de priorites afin d'ajuster l'emploi du temps du gestionnaire, au besoin. Communiquer avec le personnel suivant a la demande du gestionnaire : + les cadres dirigeants a l'interieur et a l'exterieur de l'entreprise, par exemple les principaux clients, pour resoudre des problemes, fixer des rendez-vous, de meme qu'obtenir ou echanger des renseignements et les recevoir personnellement au nom du gestionnaire;
+ le personnel de soutien administratif a l'interieur et a l'exterieur de l'entreprise pour resoudre des problemes, fixer des rendez-vous, obtenir ou echanger des renseignements et accelerer des mesures administratives;
+ tous les niveaux de personnel au sein de l'organisation pour accelerer les mesures au nom du gestionnaire.
Prendre des dispositions de voyage, preparer les allocations de depenses et les demandes de paiement et veiller a ce qu'ils soient en ordre et gerer les fichiers et dossiers manuels du gestionnaire. Surveiller, organiser et archiver les courriels, les dossiers et les documents conformement aux procedures de gestion des dossiers de la Societe. Examiner les demandes et determiner les problemes pour etablir la priorite des taches, filtrer les visiteurs et les appels telephoniques, lire et classer le courrier entrant, surtout le courrier electronique. Informer le gestionnaire avant de fixer des rendez-vous ou des reunions, le cas echeant. Accueillir les visiteurs et repondre aux appels telephoniques, fournir des renseignements et diriger les visiteurs ou les interlocuteurs vers les personnes appropriees en faisant preuve d'un grand respect pour les questions sensibles et confidentielles.


GESTION DU PROCESSUS ET ADMINISTRATION

Dirige le processus mensuel de divulgation des depenses du Conseil d'administration et de la haute direction (conformement a la Loi sur l'acces a l'information). Dirige le processus mensuel du tableau de bord executif, en resolvant les problemes, en fournissant de l'aide et une formation sur l'utilisation du tableau de bord complementaire et du tableau de bord executif a tous les employes concernes de la SIC. Au nom du service des Finances, coordonner et assurer l'integration des nouveaux employes selectionnes.

Qualifications

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Diplome d'etudes postsecondaires requis ou experience equivalente. Au moins sept ans d'experience en administration aupres d'une equipe de direction. Connaissance approfondie du materiel informatique et des applications informatiques, y compris Microsoft Word, PowerPoint, Excel et Outlook. La connaissance de la planification immobiliere et des activites d'amenagement constitue un atout. Bilinguisme (francais et anglais) fortement recommande.

Conditions de travail

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CE QUE NOUS FAISONS


La Societe immobiliere du Canada est une societe d'Etat federale autofinancee qui se specialise en immobilier, en amenagement et en gestion d'attractions. La Societe a pour objectif de produire les meilleurs avantages possibles pour les collectivites canadiennes et pour le gouvernement du Canada, tout en cherchant egalement a remplir son mandat en faisant preuve de competences de premier plan. La Societe est fiere de son approche fondee sur la consultation pour atteindre des objectifs axes sur la collectivite, la protection de l'environnement et la commemoration du patrimoine, dans tous ses projets au Canada.


La Societe veille au reamenagement ou a la gestion d'anciennes proprietes du gouvernement, en visant leur utilisation optimale et leur reintegration harmonieuse aux collectivites locales. Notre but consiste a transformer des parcelles excedentaires et a les modeler de facon a repondre aux besoins des Canadiens et Canadiennes, pour les transformer en nouveaux quartiers accueillants et durables ou il fait bon vivre, travailler et se detendre.


La Societe immobiliere du Canada SIC limitee est un employeur respectueux de l'equite en matiere d'emploi, qui s'engage a un processus de selection et de recrutement inclusif et sans obstacle. La Societe immobiliere du Canada est fiere d'offrir l'accommodement durant la periode de recrutement, de selection ou d'evaluation en conformite avec la Loi de 2005 sur l'accessibilite pour les personnes handicapees de l'Ontario et le Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin d'accommodement, veuillez nous en informer le plus tot possible et nous coopererons avec vous pour repondre a vos besoins en matiere d'accessibilite.


L'utilisation du genre masculin a ete adoptee afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire.