Job Description

La Ville de Mont-Royal est a la recherche d'un ou d'une

Commis comptes a payer

pour un mandat temporaire, a temps plein, pour une duree de six (6) mois avec possibilite de prolongation. Le travail consiste a effectuer le traitement des factures en etant responsable de relier les bons de commande ou de reception avec les paiements, les fournisseurs et faire tout le suivi necessaire a la completion du dossier en s'assurant du respect des echeances. Ce poste requiert de travailler en Etroite collaboration avec les fournisseurs externes et tous les services internes de la Ville.

EXEMPLES DE TACHES ACCOMPLIES

Traitement des factures a payer : recevoir, traiter, verifier et rapprocher les factures des fournisseurs avec les bons de commande et les receptions de marchandises, ainsi que valider l'imputation comptable avec le solde budgetaire tout en respectant les politiques et procedures de la ville. Assurer la gestion de la boite courriel des comptes a payer et envoyer les demandes d'approbations de facon electronique aux secteurs concernes. Verifier et s'assurer de la conformite des pieces justificatives de divers documents tels que : bons de livraison, bon de travail, factures, requisitions, feuilles de temps, billets d'outillage, avis, notes de credits et etats de comptes. Assurer la codification exacte des depenses et verifier les calculs des montants, des taxes et des interets sur la facture, s'il y a lieu. Enregistrement des factures dans le systeme en validant les approbations selon la delegation de pouvoir. Suivi des echeances et balancement du journal des entrees de lots de factures. Assurer les suivis reguliers des dossiers de fournisseurs et des communications avec ceux-ci. Faire des suivis avec les divers services de la ville pour assurer la fluidite des informations et regler les irregularites d'un dossier. Gerer les comptes d'utilites publiques dont les factures sont publiees electroniquement sur leurs portails. Investiguer et resoudre les irregularites associees au traitement des factures avant leurs paiements et ce, en coresponsabilite avec les autres services. Effectuer et orienter la recherche de renseignements precis a diverses sources afin de fournir les informations necessaires pour completer les dossiers. Assurer un controle et une gestion des priorites pour veiller au respect des delais afin d'effectuer le paiement au fournisseur de facon adequate. Valider, traiter, classer et numeriser tous les documents supports en lien avec les factures payees pour chaque fournisseur tels que: Requisitions, le PO, le bon de livraison ou de travail, reception de l'approvisionnement, facture originale approuvee, etc. Valider la conformite des factures liees a un decompte progressif pour tout type de projet. Verifier que chaque facture liee a un decompte progressif respecte le contrat : imputation budgetaire correcte, application de la retenue contractuelle, exactitude des montants, concordance avec l'avancement reel des travaux, autorisations requises et conformite des bons de commande. S'assurer que les decomptes sont traites dans l'ordre, que les cumuls actifs correspondent aux paiements deja effectues, et qu'aucun montant ne depasse le contrat ou ses avenants approuves. Signaler tout ecart ou depassement a son superieur. Archiver les dossiers fournisseurs en fin d'annee et preparer les dossiers pour la nouvelle annee : coordonner avec l'archiviste la gestion documentaire, commande de boites, preparation des etiquettes, chemises, etc. Contribuer a la verification de fin d'annee pour repondre aux demandes faites par les auditeurs ou tout autre organisme gouvernemental dans le cadre d'un audit. Les documents requis peuvent etre sous forme numerique ou papier. Maintenir des relations professionnelles et efficaces avec les partenaires d'affaires internes et externes. Contribuer a l'evolution et a l'amelioration continue des processus des comptes a payer. Rediger et verifier de la correspondance et des rapports d'ordre courant pertinents a ses activites. Utiliser les outils et logiciels afin, pour d'accomplir toutes les taches rattachees a l'emploi, tels que : Ordinateur portable, clavier, souris, ecrans, imprimantes numeriques, telephone, calculatrice, logiciel PG Solutions, logiciel Teams, O365, suites offices (Outlook, Excel, Word, Adobe Acrobat), etc. Effectuer toute autre tache connexe.

PROFIL RECHERCHE

Detenir un DEP en comptabilite (ou tout autre diplome juge pertinent) Posseder un minimum de 2 annees d'experiences aux comptes payables Experience dans le domaine municipal (un atout)

Veuillez noter :

Les personnes choisies doivent etre disponibles pour des tests ecrit et des entrevues. Les tests suivants devront etre reussis :


Excel - debutant; Test ecrit de connaissance et de mises en situation en lien avec l'emploi.

QUALITES REQUISES

Bonnes connaissances


Outils informatiques Logiciel PG Solutions (un atout) Suites Offices (Outlook, Excel, Word, Acrobat Adobe) Outil Adobe sign Systeme canadien de taxes de vente Methodes de classement et de la tenue de registres Francais et anglais parle et ecrit


La connaissance de l'anglais est une exigence en raison des interactions possibles avec les fournisseurs anglophones de la Ville.

Habiletes et aptitudes


Capaciter a travailler en equipe et collaborer Capacite a travailler avec des echeanciers serres et gerer son temps efficacement Excellent sens de l'organisation, d'autonomie et rigueur Demontrer une capacite a resoudre des problemes Bonnes aptitudes en communication ecrite et orale Faire preuve de jugement, d'initiative, de tact et de courtoisie; Demontrer des qualites en service a la clientele Posseder de tres bonnes aptitudes pour les relations interpersonnelles Soucis de discretion et de confidentialite Ouverture avec la gestion du changement et bonne capacite d'adaptation Facilite avec tous les outils informatiques et logiciels necessaires au travail

CONDITIONS ET AVANTAGES

La Ville de Mont-Royal a des conditions avantageuses pour ses employes. Pour ce poste, elle offre, entre autres :


Un horaire stable de 35 heures par semaine du lundi au vendredi ; Des conges mobiles et de maladies; Du perfectionnement au travail.

ACCES A L'EGALITE EN EMPLOI

Souscrivant au programme d'acces a l'egalite en emploi au sens de l'article 86 de la Charte des droits et libertes de la personne du Quebec, la Ville de Mont-Royal invite les femmes, les membres des minorites ethniques, les personnes autochtones et les personnes en situation de handicap a poser leur candidature.