Job Description

VOTRE GROUPE DE TRAVAIL

Service a la communaute etudiante

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la direction de la superieure ou du superieur immediat et selon les regles de fonctionnement en vigueur, traite les differentes demandes en provenance des etudiantes et etudiants et assure les services directs a l'etudiant en lien avec les activites d'un service a la communaute etudiante.


Effectue la surveillance pendant les periodes d'examens.

TACHES ET RESPONSABILITES PRINCIPALES

Recoit, traite, selon les procedures etablies, les differentes demandes, notamment les demandes de numerisation et de reservation, en provenance des etudiantes ou des etudiants touchant les services offerts par le Service a la communaute etudiante, puis repond a ces demandes. Ces demandes concernent les activites d'accueil des nouveaux etudiants, les bourses et l'aide financiere, les examens numeriques, les services aux etudiants en situation de handicap, les services aux etudiants des Premiers Peuples, les services d'aide en orientation, les services d'aide psychosociale et les services de la bibliotheque. Collabore, en conformite avec les procedures etablies, a l'application des reglements des etudes notamment quant a la passation des examens et le regime d'etudes des etudiants (temps plein / temps partiel). Collabore, en conformite avec les procedures etablies, a l'application des reglements de l'Aide financiere aux etudiants du MEES, des programmes d'aide financiere des autres provinces canadiennes, ainsi que le Centre de service national de prets aux etudiants (CSNPE) et l'Aide financiere de l'Universite TELUQ. Informe et oriente les etudiants a ce sujet et assure le suivi de leurs demandes. Prepare les dossiers de demande de derogation et collabore avec le service des finances pour determiner l'admissibilite de l'etudiant a la facturation. Assure le support a la diffusion des accommodements aux etudiants en situation de handicap. Depose des documents confidentiels dans l'outil de consultation designe. Expedie les documents requis selon les circonstances. Cree, deplace ou supprime des rendez-vous d'etudiant. Depouille du courrier. Informe les etudiants sur les procedures encadrant la passation des examens. Effectue la verification de la boite de retour des volumes, recupere et distribue le courrier. Redige la correspondance et les bordereaux de transmission, effectue la preparation et l'expedition des documents par la poste. Effectue le classement des documents aux endroits appropries. Recoit les paiements de l'etudiante, de l'etudiant concernant leur demande de traitement. Determine et percoit les sommes manquantes. Dispose du paiement selon les procedures etablies. S'assure de la conformite des documents recus de l'etudiante, de l'etudiant et de la validite de l'information a lui transmettre. Requiert de l'etudiante, de l'etudiant les documents manquants. Procede, a l'aide des equipements et /ou logiciels informatiques appropries, a la saisie et au traitement des demandes recues ou au suivi des differents reglements des etudes et des reglements de l'aide financiere. Assure la cueillette des differentes listes ou rapports informatiques relatifs a son secteur d'activites. Accomplit les ajustements et/ou saisies associes a ces listes ou rapports. Effectue les recherches necessaires afin de repondre adequatement aux questions de l'etudiante, de l'etudiant, des personnes tutrices ou des personnes chargees d'encadrement, d'un service interne ou d'un organisme externe sur les operations et/ou reglements sous leur responsabilite. Prend connaissance des nouveaux developpements concernant les programmes, les cours ou les reglements pertinents. Prepare les dossiers a transmettre a divers comites, services internes ou organismes externes. Expedie les documents produits pour l'etudiante, l'etudiant selon les normes en vigueur. Prepare, s'il y a lieu, les documents pour la reprographie et effectue les photocopies requises pour son travail. Assure la numerisation de chaque document recu des etudiantes, des etudiants. Redige et transcrit a l'aide des logiciels appropries les lettres, rapports, memos, formulaires, statistiques. S'assure de la confidentialite des dossiers des etudiantes, des etudiants. Compile des donnees dans le but de produire des rapports statistiques simples. Signale a sa superieure ou superieur immediat toutes anomalies et propose les mesures appropriees pour y remedier. Assume la responsabilite d'un systeme de classement et l'inventaire des formulaires sous sa responsabilite.

EXIGENCES

Diplome d'etudes secondaires ou scolarite equivalente. 2 ans d'experience pertinente.

AUTRES

Bonne connaissance linguistique en francais ecrit (60%); Connaissance pour l'entree de donnees et l'entree de textes; Habilite a utiliser des outils informatiques; Aptitude avec le service a la clientele.

MODE DE TRAVAIL

Teletravail a 100 %, sauf besoins occasionnels notamment lors des rencontres d'equipe

TYPE DE POSTE

Surcroit d'une (1) annee

MILIEU INCLUSIF

L'Universite TELUQ souscrit aux programmes d'acces a l'egalite et l'equite en matiere d'emploi et valorise la diversite et l'inclusion au sein de sa communaute. De ce fait, elle invite toutes les personnes qui repondent aux exigences du poste a soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les autochtones, les membres des minorites visibles, des minorites ethniques et les personnes en situation de handicap. Nous encourageons toutes les personnes qualifiees a postuler.


L'Universite TELUQ souscrit avec conviction aux principes d'equite, de diversite et d'inclusion (EDI). Elle reconnait l'importance de l'EDI dans la poursuite de l'excellence en enseignement et en recherche. Ainsi, l'Universite TELUQ entend non seulement contribuer a une meilleure representativite de la collectivite canadienne au sein des milieux de recherche canadiens, mais egalement a promouvoir l'excellence en recherche, et ce, de facon durable. Dans cette optique, l'Universite TELUQ s'engage a devenir, par ses actions, un chef de file en matiere de diversite, d'equite et d'inclusion.


Enfin, sur demande, le processus de recrutement peut etre adapte selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.

Si vous rencontrez des difficultes avec le depot de votre candidature, contactez

support@workland.com