Job Description

Description du poste

Responsabilites cles

Soutien comptable

Comptes clients : Fournir un soutien administratif complet, y compris le traitement et l'enregistrement de tous les paiements recus des clients (argent comptant, Interac, VISA). Gerer avec precision le fonds de petite caisse et assurer la saisie exacte des factures manuelles. Comptes fournisseurs : Aider a la preparation des paiements aux fournisseurs en assurant une correspondance precise des documents (bordereaux d'expedition avec les factures, factures avec les releves des fournisseurs). Effectuer la saisie de donnees generale dans des feuilles de calcul Excel pour soutenir les comptes fournisseurs, les comptes clients et/ou la paie. Aider a la production hebdomadaire des rapports sur les comptes clients et a la consultation des soldes des clients.

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Aider le commis a la paie dans la preparation et le traitement des feuilles de temps hebdomadaires, en mettant l'accent sur le tri et l'organisation systematiques.

Gestion des documents et des archives

Maintenir des dossiers financiers organises en effectuant la numerisation, le classement numerique et la preparation postale des factures et releves. Assurer l'integrite totale des dossiers de paie en supervisant le classement et l'archivage electronique conformement aux exigences d'audit. Aider a diverses autres taches liees a la paie et a l'administration, selon les besoins.

Gestion des donnees operationnelles et des systemes

Superviser l'integrite des donnees operationnelles en gerant le systeme de pesee a distance. Traiter les bordereaux de granulats dans Excel pour les rapports mensuels essentiels, en necessitant une bonne maitrise de l'identification des types de granulats et des emplacements de carrieres/sablieres. Gerer le processus des demandes de localisation One Call. Gerer le systeme de cles de carburant, y compris la creation de porte-cles electroniques et la generation de rapports mensuels sous forme de tableaux croises dynamiques.

Soutien administratif general

Superviser l'ensemble des fournitures de bureau, y compris l'inventaire, les commandes, la reception et le reapprovisionnement. Gerer la logistique generale du bureau, y compris les commandes Purolator, l'entretien de la salle d'impression (papier/recyclage) et les taches de dechiquetage. Fournir un soutien administratif aux autres departements selon les besoins, notamment la creation de documents standards, la compilation de donnees et l'execution de taches administratives.

Accueil et correspondance

Assurer le role de receptionniste principal en gerant la ligne telephonique principale, en repondant aux appels, en filtrant les communications et en dirigeant les demandes vers les personnes internes appropriees. Accueillir et orienter les clients et visiteurs de maniere professionnelle. Surveiller et gerer le compte courriel general de l'entreprise, en assurant une distribution rapide et precise des communications au bon departement ou membre du personnel.

Qualifications

Experience en soutien administratif et comptable, incluant des taches clericales et administratives. Un diplome ou un certificat dans un domaine connexe serait un atout. Bilingue, excellentes competences en communication orale et ecrite en francais et en anglais. Maitrise de Microsoft Excel et Word; experience avec des logiciels comptables. Excellente attention aux details et grande precision dans la gestion de volumes eleves de donnees. Solides competences en organisation et en gestion des priorites; capacite d'adaptation face aux changements de priorites. Fiable et discret dans le traitement des informations confidentielles liees a la paie et aux finances. Apprentissage rapide avec la capacite de comprendre des donnees propres au secteur d'activite. * Autonome, fiable et excellent joueur d'equipe, dote de grandes competences interpersonnelles et en multitache.