Job Description

Compensation Pay Range:
$26.43-$32.46
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Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.
To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.
Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Metis peoples and their valuable past and present contributions to this land.
CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to nearly 4,500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that's provided where, when, and how it is needed. CHEO's Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children's health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada's Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.
POSITION SUMMARY
The Clinical Assistant is responsible for a variety of activities, all under the supervision of a clinical provider (Clinical Geneticist and/or Genetic Counsellor) and as per existing standard work, which is designed to enhance clinic flow and efficiency.
MAIN RESPONSIBILITIES
(This is not an exhaustive list):Create new patient profiles in EPIC. Register patients in Cadence (Epic Hyperspace) in accordance with registration standards. Schedule/re-schedule new and follow up patients from work queues according to priority and wait times. Prepare and complete pre-visit information including collection and organization of relevant medical records and lab reports, drawing pedigrees, data entry into relevant programs, organizing test requisition forms and drafting visit notes. Assist during patient visit to scribe notes, provide French translation if bilingual. Review available genetic testing options with awareness of test cost, detection rate, health insurance coverage considerations, etc. Print lab specific requisitions/forms. Coordinate requisitions as required by the clinical provider, ensuring all information is complete and accurate. Provide instructions, directions and information to patients and families (e.g. about sample collection, Clinic contact information, expected turnaround times). Consent patients and families to research studies. Submit completed out of province (OOP) approval requests, Ontario Breast Screening Program forms, test requisitions and research enrollment forms for processing by the appropriate parties. Schedule indicated procedures (e.g. amniocentesis and chorionic villus sampling). Track tests, OOP approval requests and procedures ordered, and contact laboratories when results are overdue. Contact patients to provide reminders if testing has not been initiated by the patient. Communicate low risk/normal results. Draft any necessary follow-up documentation. Perform administrative work (file, photocopy, mail, fax, etc.). Conduct literature searches. Attend team meetings to provide updates regarding clinic workflows. Monitor Epic work queues associated with primary area of work to ensure quality and advise clinical team of wait times. Document telephone and email discussions with patients in Epic for clinical provider review and sign off. Respond to patient and laboratory inquiries in consultation with clinical provider. Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety. Work requires occasional periods of light physical activity and/or limited accurate coordination of fine or course movement. The speed of required manual tasks is such that average dexterity is required. Perform other related duties as required.

QUALIFICATIONSCriminal Record Check (Essential) Bachelor's Degree in Science or a health-related field, preferably in Genetics, Biology or experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic/experience required (Essential) Bilingualism (English/French) (Essential) Previous experience in a clinical setting (Preferred) Demonstrated knowledge of genetics principles and theory (Preferred) Demonstrated outstanding organizational skills, time management, attention to detail, ability to manage competing priorities, critical thinking (Preferred) Demonstrated excellent written and verbal communication skills (Preferred) Demonstrated ability to work independently and in a dynamic and fast-paced team environment (Preferred) Demonstrated computer and word processing skills (Preferred) Demonstrated Basic office and clerical skills (Preferred) Demonstrated accuracy and attention to detail (Preferred) Demonstrated flexible approach to work demands (Preferred) Demonstrated initiative and ability to adjust priorities (Preferred) Demonstrated working knowledge of applicable occupational health and safety legislation; general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety. (Preferred)

Timeline may be extended or shortened based on operational needsPlease note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at talentacquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.
We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.
Veuillez noter : si vous etes actuellement un employe du CHEO ayant acces a Workday, veuillez postuler a cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.
Veuillez noter : pour postuler avec succes a ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de cloture annoncee dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est recue.
Ottawa est batie sur un territoire non cede du peuple anichinabe algonquin. Les Anichinabes vivent sur ce territoire depuis des millenaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu'a ce territoire. Leur culture et leur presence ont enrichi le territoire et continuent de l'enrichir. Le CHEO rend egalement hommage a l'ensemble des Premieres Nations, des Inuit et des Metis, de meme qu'a leurs precieuses contributions, passees et presentes, a ce territoire.
Le CHEO est l'un des rares chefs de file mondiaux en matiere de sante pediatrique et il compte pres de 4 500 membres du personnel et medecins qui se consacrent a aider les enfants et les jeunes a vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grace a des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passe d'un hopital de soins actifs du 20e siecle a un systeme de sante integre du 21e siecle pour enfants et jeunes. Classe dans le premier un pour cent des hopitaux canadiens pour la numerisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l'excellence dans les soins cliniques, la recherche et l'education pour faire progresser les soins sans discontinuite la ou ils sont necessaires, et ce, de maniere et aux endroits appropries. L'Institut de recherche du CHEO se consacre a la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large eventail de problemes de sante chez les enfants. Le CHEO a ete nomme a deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit ou travailler dans le domaine des soins de sante au Canada, et s'est classe au deuxieme rang des hopitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs annees d'affilee. Pour la dixieme annee consecutive, les redacteurs du Palmares des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme l'un des meilleurs employeurs de la region de la capitale nationale. Chaque annee, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l'est de l'Ontario, de l'ouest du Quebec, du Nunavut et du nord de l'Ontario.
RESUME DU POSTE
L'adjoint clinique est responsable de diverses activites, sous la supervision d'un fournisseur clinique (geneticien clinique ou conseiller en genetique) et conformement aux normes existantes, qui sont concues pour ameliorer le deroulement des activites et l'efficacite de la clinique.
PRINCIPALES RESPONSABILITES
(Cette liste n'est pas exhaustive) :Creer de nouveaux profils de patients dans EPIC. Enregistrer les patients dans Cadence (Epic Hyperspace) conformement aux normes d'enregistrement. Planifier les visites des nouveaux patients et les suivis des files d'attente en fonction des priorites et des temps d'attente. Preparer et remplir l'information prealable a la visite, notamment la collecte et l'organisation des dossiers medicaux pertinents et des rapports de laboratoire, dessiner les donnees de reference, entrer les donnees dans les programmes pertinents, organiser les formulaires de demande d'examen et rediger les notes de visite. Aider au cours de la visite du patient a rediger des notes et fournir une traduction en francais pour que l'information soit bilingue. Examiner les options de tests genetiques disponibles en tenant compte du cout des tests, du taux de detection, des considerations relatives a l'assurance maladie, etc. Imprimer les demandes et les formulaires propres au laboratoire. Coordonner les demandes selon les besoins du fournisseur clinique, en s'assurant que tous les renseignements sont complets et exacts. Fournir des instructions, des directives et de l'information aux patients et aux familles (p. ex., au sujet du prelevement d'echantillons, des coordonnees de la clinique, des delais d'execution prevus). Obtenir le consentement des patients et des familles pour participer aux etudes de recherche. Soumettre les demandes d'approbation remplies a l'exterieur de la province, les formulaires du Programme ontarien de depistage du cancer du sein, les demandes d'examen et les formulaires d'inscription a la recherche aux fins de traitement par les parties concernees. Planifier les procedures indiquees (p. ex., amniocentese et echantillonnage des villosites choriales). Faire le suivi des essais, des demandes d'approbation de traitements hors de la province et des procedures demandees, et communiquer avec les laboratoires lorsque les resultats sont en retard. Communiquer avec les patients pour leur faire des rappels si le patient n'a pas commence les tests. Communiquer les resultats normaux ou a faible risque. Rediger tout document de suivi necessaire. Effectuer des taches administratives (classement, photocopie, courrier, telecopie, etc.). Effectuer des recherches documentaires. Assister aux reunions d'equipe pour faire le point sur les flux de travail de la clinique. Surveiller les files d'attente dans Epic associees au principal domaine de travail pour assurer la qualite et informer l'equipe clinique des temps d'attente. Documenter les discussions par telephone et par courriel avec les patients dans Epic aux fins d'examen et d'approbation par le fournisseur clinique. Repondre aux demandes des patients et des laboratoires en consultation avec le fournisseur clinique. Effectuer le travail conformement aux dispositions de la Loi sur la sante et la securite au travailet des reglements connexes, ainsi qu'a toutes les politiques et procedures ministerielles de CHEO en matiere de sante et de securite au travail. Le travail exige des periodes occasionnelles d'activite physique legere et une coordination precise limitee des mouvements precis. La vitesse des taches manuelles requiert une dexterite moyenne. Accomplir d'autres taches connexes, au besoin.

QUALIFICATIONSVerification du casier judiciaire (Essentiel) Un baccalaureat en sciences ou dans un domaine lie a la sante, de preference en genetique, en biologie ou une experience et une formation officielle combinees a un rendement et a des capacites demontres peut remplacer l'experience ou les etudes exigees (Essentiel) Bilinguisme (anglais/francais) (Essentiel) Experience prealable en milieu clinique (Souhaitable) Connaissance demontree des principes et de la theorie de la genetique (Souhaitable) Competences organisationnelles exceptionnelles demontrees, gestion du temps, souci du detail, capacite a gerer des priorites concurrentes, esprit critique (Souhaitable) Excellentes competences demontrees en communication orale et ecrite (Souhaitable) Capacite averee a travailler de facon autonome et dans un environnement d'equipe dynamique (Souhaitable) Competences demontrees en informatique et en traitement de texte (Souhaitable) Competences administratives et de bureau de base demontrees (Souhaitable) Precision demontree et souci du detail (Souhaitable) Approche souple demontree a l'egard des exigences du travail (Souhaitable) Esprit d'initiative demontre et capacite d'ajuster les priorites (Souhaitable) Connaissance pratique demontree des lois applicables en matiere de sante et de securite au travail ; connaissance generale des politiques et procedures organisationnelles liees a la sante et a la securite (Souhaitable)

Le poste peut etre prolonge ou raccourci en fonction des besoins operationnels.Veuillez noter que vous serez represente par l'Union internationale des journaliers d'Amerique du Nord (UIJAN).

A partir du 29 mars 2021, CHEO menera un processus de preselection et d'evaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varies et multidimensionnels tels qu'un test ecrit, un examen pratique ou une autre evaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et preferees peuvent etre testes.
CHEO valorise la diversite et est un employeur qui souscrit au principe de l'egalite d'acces. Nous nous sommes engages a fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commencant par le processus d'embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifies.
Si vous avez besoin de mesures d'adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines a talentacquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements recus concernant les mesures d'adaptation resteront confidentiels et seront traites conformement a la Loi sur l'accessibilite pour les personnes handicapees de l'Ontario.
La validation du bilinguisme (francais-anglais) se fera au moyen d'une evaluation des competences linguistiques menee par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d'embauche.
CHEO s'engage a offrir un environnement securitaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformement a cet engagement, tous les candidats doivent etre entierement vaccines contre la COVID-19 pour etre consideres comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de benevole. Les candidats sont egalement fortement encourages a recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu'ils sont admissibles pour eviter la propagation de COVID-19. Lors de l'embauche, la presentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complete doit etre fournie, ou la presentation de documents justificatifs d'une contre-indication medicale valide ou d'une autre consideration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l'Ontario.
Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu'avec celles qui seront convoquees a une entrevue.Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America , (LiUNA).
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.