Job Description

Offre d'emploi : Adjoint(e) aux services a la clientele et a la communaute

Lieu : Montreal, QC

Organisme : Fonds d'aide de l'Ouest-de-l'Ile

Type de poste : Temps plein (35 heures/semaine)

Date d'entree en fonction : A determiner

A propos de nous

Le Fonds d'aide de l'Ouest-de-l'Ile est un organisme communautaire sans but lucratif base a Montreal, qui exploite une banque alimentaire au service des individus et des familles vivant l'insecurite alimentaire. Notre mission est d'offrir un soutien respectueux, inclusif et efficace aux personnes dans le besoin. Nous sommes actuellement a la recherche d'un(e) receptionniste / adjoint(e) administratif(ve) junior devoue(e) et organise(e) pour se joindre a notre equipe et agir comme personne-ressource aupres de nos clients, benevoles et visiteurs.

Resume du poste

Le ou la receptionniste / adjoint(e) administratif(ve) junior est responsable d'assurer un accueil chaleureux a la reception et de fournir un soutien administratif pour garantir le bon fonctionnement de la banque alimentaire. Cette personne doit etre professionnelle, compatissante, soucieuse du detail et capable de gerer plusieurs taches dans un environnement communautaire dynamique.

Responsabilites principales

o Accueillir et assister les clients, visiteurs, benevoles et donateurs en personne et au telephoneo o Repondre aux demandes de renseignements et fournir des informations precises sur les programmes et serviceso o Planifier les rendez-vous et maintenir les dossiers clients et les donnees d'inscriptiono o Offrir un soutien administratif a l'equipe de direction (saisie de donnees, classement, correspondance, etc.)o o Surveiller l'inventaire des fournitures de bureau et effectuer les commandes au besoino o Aider a la coordination des benevoles et a la logistique des programmeso o Soutenir la preparation d'evenements et les initiatives de sensibilisationo o Maintenir une aire de reception propre, organisee et accueillanteo o Assurer la confidentialite et le respect dans toutes les interactions avec les clients
Qualifications

o Diplome d'etudes secondaires ou equivalent; une formation ou des etudes supplementaires en administration sont un atouto o 1 a 2 ans d'experience dans un role de reception ou d'administration, idealement dans un milieu communautaire ou a but non lucratifo o Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles (bilinguisme francais et anglais prefere)o o Solides competences en organisation et en gestion du tempso o A l'aise de travailler avec des populations diversifiees dans un environnement dynamiqueo o Maitrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et de bases de donnees ou systemes CRM de baseo o Personne compatissante, fiable, adaptable et axee sur le travail d'equipe
Atouts

o Experience dans une banque alimentaire ou un organisme de services sociauxo o Connaissance des ressources communautaires localeso o Experience avec la coordination de benevoles
Ce que nous offrons

o Salaire concurrentiel selon l'experienceo o Horaire de 35 heures/semaine, du lundi au vendredio o Environnement de travail solidaire et axe sur la missiono o Possibilite d'avoir un impact concret dans la communaute
Nous souscrivons au principe d'equite en matiere d'emploi et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons et de toutes experiences.

West Island Assistance fund

Together we are feeding the community

WIAF is a leading force in the battle against food insecurity in the West Island. We are devoted to fighting hunger by providing nutritious food, while participating in the development of sustainable food security solutions.

Jon posting: Client and community services assistant

Location: Montreal, QC

Organization: West Island Assistance fund

Position Type: Full-Time (35 hours/week)

Start Date: TBD

About Us

The West Island Assistance fund is a community-based non-profit organization with a food bank serving individuals and families experiencing food insecurity in Montreal. Our mission is to provide respectful, inclusive, and effective support to those in need. We are currently seeking a dedicated and organized Receptionist / Junior Administrator to join our team and serve as a key point of contact for our clients, volunteers, and visitors.

Position Summary

The Receptionist / Junior Administrator is responsible for creating a welcoming environment at the front desk and providing administrative support to ensure the smooth operation of the food bank. This individual must be professional, compassionate, detail-oriented, and able to manage multiple tasks in a dynamic, community-focused setting.

Key Responsibilities

Greet and assist clients, visitors, volunteers, and donors in person and by phone

Respond to inquiries and provide accurate information about programs and services

Schedule appointments and maintain client records and intake data

Provide administrative support to the management team (data entry, filing, correspondence, etc.)

Monitor inventory of office supplies and place orders as needed

Assist with the coordination of volunteers and program logistics

Support event preparation and outreach initiatives

Maintain a clean, organized, and welcoming reception area

Ensure confidentiality and respect in all client interactions

Qualifications

High school diploma or equivalent; additional administrative training or education is an asset

1-2 years of experience in a receptionist or administrative role, preferably in a community or nonprofit setting

Excellent communication and interpersonal skills (bilingual in French and English preferred)

Strong organizational and time management abilities

Comfortable working with diverse populations in a fast-paced environment

Proficient with Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) and basic database or CRM systems

Compassionate, reliable, and adaptable team player

Assets

Experience working in a food bank or social service organization

Knowledge of local community resources

Experience working with volunteers

What We Offer

Competitive salary based on experience

35-hour work week, Monday to Friday

A supportive, mission-driven work environment

Opportunity to make a tangible impact in the community

We are an equal opportunity employer and welcome applicants from all backgrounds and experiences.

Job Type: Full-time

Pay: $17.73-$20.00 per hour

Benefits:

Paid time off
Work Location: In person