Job Description

The Team leader, Administration supervises the administrative activities from different departments. He is also responsible for providing administrative support to the management of the clinical research unit.

?RESPONSIBILITIES

More specifically, the Team leader, Administration must:

Supervise the Administrative Assistants team; and manage performance, conducts formal performance reviews and talent conversation meeting. Manages resources selection and onboarding processes for new employees. Provide administrative support to the whole organization; Ensure that facility and administrative support matters tickets are managed, resolved and closed; Assist the director in the administrative management of the clinical research site; Monitor and follow up on customer communications; Revise project budgets; Verify and approve invoices; Maintain project monitoring tools; Contact different vendors and contractors for facility maintenance; Write agendas and minutes of Medical meetings for the clinic; Participate in the performance of various administrative tasks in connection with management; Participate in the development of KPIs in order to quantify progressions and improvements; Understand the principles and processes for providing excellent customer service internally and externally; Support management in other administrative activities.

Employee may be assigned to other responsibilities that do not pertain to their former description, if they have the required experience, are qualified and/or have received adequate training.



Requirements:

IDEAL PROFILE

Education

High School diploma, vocational studies or equivalent.

Experience

Minimum of 4 years of experience in an administrative role; Experience working in pharmaceutical and/or CRO environment will be considered as an asset;

Knowledge and skills

Intermediate / advanced knowledge of Microsoft Office Suite (Excel-Word); French / English bilingualism (oral and written); Demonstrates an ability to learn quickly and an intellectual curiosity; Likes teamwork; Good analytical skills; Can test creativity; Organized and solution oriented Ability to work on several tasks at the same time; Integrity, diligence and rigor; Autonomy;

Good knowledge of good clinical practices, and applicable Health Canada and Food and Drug Administration (FDA) regulations/guidelines.



Our company:

OUR COMPANY

The work environment

At Indero, you will work with brilliant and driven colleagues. Our values are collaboration, innovation, reliability and responsiveness. We offer a stimulating work environment and attractive advancement opportunities.


In this position, you will be eligible for the following perks:

Flexible work schedule Permanent full-time position Company benefits package Ongoing learning and development

About Indero

Indero is a contract research organization (CRO) specialized in dermatology and rheumatology. Since its beginnings in 2000, our organization has benefited from a solid reputation for the quality of its research and services exceeding the expectations of its clients. Based in Montreal, Indero continues to grow and expand in North America and Europe.

Indero is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. As such, Indero will provide accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, upon request.

Indero only accepts applicants who can legally work in Canada.



Description - Fr:



Le chef d'equipe, Administration supervise les activites administratives de differents departements. Il est egalement responsable de fournir un soutien administratif a la direction de l'unite de recherche clinique.

?RESPONSABILITES

Le ou la chef d'equipe, Administration doit :

Superviser l'equipe des adjoint(e)s administratifs(ves) et gerer leur performance, y compris la tenue d'evaluations formelles et de rencontres de developpement des talents ; Gerer les processus de selection des ressources et d'integration des nouveaux employes ; Fournir un soutien administratif a l'ensemble de l'organisation ; S'assurer que les demandes liees aux installations et au soutien administratif sont traitees, resolues et cloturees ; Assister le directeur dans la gestion administrative du site de recherche clinique ; Assurer le suivi des communications avec les clients ; Reviser les budgets de projets ; Verifier et approuver les factures ; Maintenir les outils de suivi des projets ; Contacter differents fournisseurs et entrepreneurs pour l'entretien des installations ; Rediger les ordres du jour et les proces-verbaux des reunions medicales de la clinique ; Participer a l'execution de diverses taches administratives liees a la gestion ; Participer a l'elaboration d'indicateurs de performance (KPI) afin de quantifier les progres et les ameliorations ; Comprendre les principes et processus lies a un excellent service a la clientele, tant a l'interne qu'a l'externe ; Soutenir la direction dans d'autres activites administratives.

L'employe(e) peut se voir confier d'autres responsabilites ne figurant pas dans cette description, a condition qu'il ou elle possede l'experience requise, les qualifications necessaires et/ou ait recu une formation adequate.



Profil recherche:

PROFIL IDEAL

Formation

Diplome d'etudes secondaires, etudes professionnelles ou equivalent.

Experience

Minimum de 4 ans d'experience dans un role administratif ; Une experience dans le domaine pharmaceutique et/ou en CRO (organisme de recherche sous contrat) sera consideree comme un atout.

Connaissances et competences

Connaissance intermediaire/avancee de la suite Microsoft Office (Excel, Word) ; Bilinguisme francais / anglais (oral et ecrit) ; Fait preuve d'une capacite d'apprentissage rapide et de curiosite intellectuelle ; Apprecie le travail d'equipe ; Bonnes competences en analyse ; Capacite a faire preuve de creativite ; Sens de l'organisation et orientation vers les solutions ; Capacite a gerer plusieurs taches simultanement ; Integrite, rigueur et minutie ; Autonomie ;

Bonne connaissance des bonnes pratiques cliniques (BPC) ainsi que des reglements/directives applicables de Sante Canada et de la Food and Drug Administration (FDA).



Notre entreprise:

L'environnement de travail

Chez Indero, vous travaillerez avec des collaborateurs competents et dynamiques. Nos valeurs sont la collaboration, l'innovation, la fiabilite et la reactivite. Nous offrons un environnement de travail stimulant et des possibilites d'avancement interessantes.



En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) Principal(e) vous beneficierez des avantages suivants :

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Horaire de travail flexible Poste permanent a temps pleinGamme d'avantages sociaux (assurances medicales, dentaire, vision, regime de retraite, vacances, journees personnelles, clinique medicale virtuelle, rabais sur le transport en commun, activites sociales) Bureau a proximite du transport en commun (metro Saint-Laurent ou metro Sherbrooke) Formation et perfectionnement continu

A propos Indero

Indero est une entreprise de recherche clinique contractuelle (CRO) specialisee en dermatologie. Depuis ses debuts en 2000, notre entreprise a taille humaine beneficie d'une solide reputation autant pour la qualite de la recherche effectuee que pour la qualite des soins offerts, depassant les attentes de ses clients. Base a Montreal, Indero continue aujourd'hui sa croissance en Amerique du Nord et en Europe.

Indero s'engage a assurer une approche equitable ainsi que des opportunites equivalentes pour tous les candidats. A ce titre, Indero fournira sur demande des accommodations aux candidats ayant un handicap, et ce, a travers toutes les etapes du processus de recrutement, si demande.

Indero accepte uniquement les candidats pouvant legalement travailler au Canada.

?Le genre masculin est utilise sans discrimination et dans le seul but d'alleger le texte.



Brand name:


Indero