Job Description

Business Support Eastern Canada

The

Business Support

role is responsible for managing accounts receivable, accounts payable, and time entry for the mine site or branch location, while also assisting the Site Supervisor with customer reporting, safety documentation, and coordinating and documenting training for team members. This position also involves data entry and reporting for customers within the tire management system. It is a

remote role

with occasional travel, typically up to three times a yea, to various provinces in Canada and the Sudbury office, though business needs may sometimes require more. We're seeking someone who is skilled in problem-solving, confident with Excel, and comfortable handling quoting, billing, and transport coordination. The ideal candidate will also be capable of building out processes, but the primary focus will be administration and working from home, with a balanced workload.

CORE RESPONSIBILITIES

Health, Safety & Environment

Assist in preparing the monthly Kal Tire Health and Safety reporting documents Learn and understand customer specific policies, Kal Tire Health and Safety policies and standards, and role model the expected behaviors Contribute to the development and implementation of environmental goals and objectives Participate in monthly team safety meetings


Training & Development

Work with Site Supervisors to coordinate the training and certification requirements for team members and sub-contractors at each site Liaise with the customer's organization to ensure team members get appropriate training Document and update customer specific training and requirements Provide the Site Supervisors the training and security passes required for team members and file site specific training documents Arrange, track and maintain site access for Kal Tire operated vehicles at the branch


Inventory, Accounts Receivables, Accounts Payable

Enter team member time for labour billing in customer system Providing accurate reporting of inventory, invoicing and safety statistics for customers Monitor accounts receivables, correcting any administration issues that relate to outstanding receivables Provide monthly receivables report to Sales Manager with details on any outstanding invoices. Follow Kal Tire policies and procedures with respect to Accounts Payable to ensure the proper authority is used to purchase goods or services and ensure the timely and accurate payment of our suppliers. Initiates and follows up on requisitions to the customer for support equipment and resources as required utilizing their established protocols


Team Member Support

Ensure time entry data is accurate recorded on time in the PeopleSoft payroll system Coordinate flights and camp accommodations for team members at the branch (as required) Knowledgeable of the Collective Bargaining Agreements (CBAs) for each site (if applicable) to enter vacation, sick, worked and unworked time appropriately


Policies and Procedures

Understand the procurement policies and procedures of the customer and ensure the billing follows standards at all times. Follow generally accepted accounting policies and practices as it relates to accounts receivable. Follow Kal Tire policies and procedures with respect to Accounts Payable to ensure the proper authority is used to purchase goods or services and ensure the timely and accurate payment of our suppliers.


Technology

Update, maintain and report in the Kal Tire, TOMS system Enter and update time records in the PeopleSoft system


Purchasing and Distribution

Ability to learn and execute on the Kal Tire inventory ordering and delivery process Facilitate prompt delivery of product to site with the correct documentation Ensure product is properly received and billed out utilizing corporate systems

WORK EXPERIENCE

2-4 years of office or administrative experience

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES

Bilingual proficiency required: excellent organizational and interpersonal communication skills in both English and French. Strong Microsoft Office skills (e.g. Excel, Word, PowerPoint, etc.) Strong analytical, problem solving, negotiating, influencing, prioritization, decision-making, and conflict resolution skills Ability to exercise sound judgment to identify and resolve problems, under pressure Able to deliver effective results, meet tight deadlines and targets Motivated, self-starter who can find solutions Ability to learn new skills quickly

EDUCATION

High School diploma or equivalent (GED)

NEGOTIABLE REQUIREMENTS

Certificate or diploma in office administration Experience with a payroll system (e.g. PeopleSoft) Experience with a Materials Management system (KINs) Experience with CDMS, SAP billing systems


We thank all applicants for their interest, however, only those under consideration will be contacted

Soutien aux activites - Canada de l'Est

Le role de

Soutien aux activites

est responsable de la gestion des comptes clients, des comptes fournisseurs et de la saisie du temps pour le site minier ou l'emplacement de la succursale, tout en aidant le superviseur de site avec les rapports clients, la documentation en matiere de securite, et la coordination et la documentation de la formation des membres de l'equipe. Ce poste implique egalement la saisie de donnees et les rapports pour les clients dans le systeme de gestion des pneus. Il s'agit d'un

poste a distance

avec des deplacements occasionnels, generalement jusqu'a trois fois par an, dans diverses provinces du Canada et au bureau de Sudbury, bien que les besoins de l'entreprise puissent parfois en necessiter davantage. Nous recherchons quelqu'un qui possede des competences en resolution de problemes, qui est a l'aise avec Excel et qui maitrise la tarification, la facturation et la coordination du transport. Le candidat ideal sera egalement capable de developper des processus, mais l'accent principal sera mis sur l'administration et le travail a domicile, avec une charge de travail equilibree.

RESPONSABILITES PRINCIPALES

Sante, securite et environnement

Aider a la preparation des documents mensuels de rapport de sante et securite de Kal Tire Apprendre et comprendre les politiques specifiques des clients, les politiques et normes de sante et securite de Kal Tire, et servir de modele pour les comportements attendus Contribuer au developpement et a la mise en oeuvre des objectifs environnementaux Participer aux reunions mensuelles de securite de l'equipe

Formation et developpement

Travailler avec les superviseurs de site pour coordonner les exigences de formation et de certification des membres de l'equipe et des sous-traitants sur chaque site Collaborer avec l'organisation du client afin de s'assurer que les membres de l'equipe recoivent la formation appropriee Documenter et mettre a jour la formation et les exigences propres aux clients Fournir aux superviseurs de site la formation et les laissez-passer de securite requis pour les membres de l'equipe et classer les documents de formation specifiques au site Organiser, suivre et maintenir l'acces au site pour les vehicules exploites par Kal Tire a la succursale

Inventaire, comptes clients, comptes fournisseurs

Saisir le temps des membres de l'equipe pour la facturation de la main-d'oeuvre dans le systeme client Fournir des rapports precis sur l'inventaire, la facturation et les statistiques de securite pour les clients Surveiller les comptes clients, en corrigeant tout probleme administratif lie aux creances en souffrance Fournir un rapport mensuel des comptes clients au directeur des ventes avec les details des factures en souffrance Suivre les politiques et procedures de Kal Tire relatives aux comptes fournisseurs afin de s'assurer que l'autorite appropriee est utilisee pour l'achat de biens ou services et garantir le paiement rapide et exact de nos fournisseurs Initier et assurer le suivi des demandes adressees au client pour l'equipement de soutien et les ressources necessaires, en utilisant leurs protocoles etablis

Soutien aux membres de l'equipe

Veiller a ce que les donnees de saisie du temps soient enregistrees avec precision et a temps dans le systeme de paie PeopleSoft Coordonner les vols et les hebergements en camp pour les membres de l'equipe a la succursale (au besoin) Connaissance des conventions collectives (CC) de chaque site (le cas echeant) afin de saisir correctement les conges, les maladies, le temps travaille et non travaille

Politiques et procedures

Comprendre les politiques et procedures d'approvisionnement du client et veiller a ce que la facturation respecte les normes en tout temps Suivre les politiques et pratiques comptables generalement reconnues en ce qui concerne les comptes clients Suivre les politiques et procedures de Kal Tire relatives aux comptes fournisseurs afin de s'assurer que l'autorite appropriee est utilisee pour l'achat de biens ou services et garantir le paiement rapide et exact de nos fournisseurs

Technologie

Mettre a jour, maintenir et produire des rapports dans le systeme TOMS de Kal Tire Saisir et mettre a jour les enregistrements de temps dans le systeme PeopleSoft

Achats et distribution

Capacite d'apprendre et d'executer le processus de commande et de livraison d'inventaire de Kal Tire Faciliter la livraison rapide des produits au site avec la documentation appropriee S'assurer que les produits sont correctement recus et factures en utilisant les systemes de l'entreprise

EXPERIENCE DE TRAVAIL

2 a 4 ans d'experience en bureau ou en administration

CONNAISSANCES, COMPETENCES ET APTITUDES

Excellentes competences organisationnelles et en communication interpersonnelle en anglais et en francais. Solides competences avec Microsoft Office (par ex. Excel, Word, PowerPoint, etc.) Competences poussees en analyse, resolution de problemes, negociation, influence, priorisation, prise de decision et resolution de conflits Capacite a faire preuve de jugement eclaire pour identifier et resoudre les problemes sous pression Capacite a fournir des resultats efficaces, respecter des delais serres et atteindre des objectifs Motivation, autonomie et capacite a trouver des solutions Capacite d'apprendre de nouvelles competences rapidement

FORMATION

Diplome d'etudes secondaires ou equivalent (GED)

EXIGENCES NEGOCIABLES

Certificat ou diplome en administration de bureau Experience avec un systeme de paie (par ex. PeopleSoft) Experience avec un systeme de gestion des materiaux (KINs) Experience avec les systemes de facturation CDMS, SAP


Nous remercions tous les candidats de leur interet. Toutefois, seuls ceux retenus pour une entrevue seront contactes.
#jointeamkal