Job Description

Job Title

Brokerage Coordinator

Summary

Nous sommes a la recherche d'un(e) coordonnateur(-trice) de courtage pour notre bureau du centre-ville de Montreal. La personne dont la candidature sera retenue travaillera au sein d'une equipe chargee de soutenir un bassin d'agents de courtage axes sur la location de bureaux, les marches des capitaux et les services industriels dans le cadre des operations quotidiennes du secteur d'activite. La personne retenue recoit les taches quotidiennes directement des equipes sous la supervision du directeur, Operations. Le ou la titulaire de ce poste devrait etre en service de a quatre fois par semaine.



We are looking for a Brokerage Coordinator to join our Montreal Downtown office. The successful candidate will be working within a team responsible for supporting a pool of Brokerage Agents focused on Office Leasing, Capital Markets and Industrial Services through daily operations of the business line. The coordinator receives day-to-day tasks directly from the teams and supervision from the Operations Manager. This position is expected to be in office 4x per week.

Administration et coordination

Organiser et mettre en oeuvre les strategies de marketing des listes et des equipes, y compris la gestion des communications de l'equipe dans les medias sociaux. Tenir des dossiers, compiler les renseignements pour la production de rapports sur les activites des clients et mettre a jour l'inventaire de transactions en cours. Faire des recherches et preparer des etudes de marche Compiler les renseignements sur la propriete et les donnees du marche pour les propositions d'inscription et les opinions quant a la valeur, y compris les recherches de titres, les rapports de zonage et de planification et les evaluations foncieres. Coordonner et mettre en oeuvre des programmes de marketing pour les inscriptions et concevoir du materiel publicitaire approprie pour les journaux et les magazines, les publipostages et la distribution par courriel, notamment les depliants, les cartes postales et les infolettres periodiques. Assurer la liaison avec divers services internes pour coordonner les livrables de marketing. Creer des propositions d'inscription et des argumentaires, y compris la finition d'impression (impression, reliure, etc.) Televerser de nouvelles inscriptions sur plusieurs plateformes (p. ex., site Web de Cushman & Wakefield, Centris et Loopnet). Tenir et administrer diverses bases de donnees - mise a jour des renseignements sur le proprietaire, l'acheteur, le vendeur, la propriete et les clients potentiels, au besoin. Faire la relecture d'epreuves et rediger des textes a l'occasion Traiter des demandes diverses et realiser divers projets speciaux requis par l'equipe Effectuer d'autres taches administratives requises par Cushman & Wakefield (C&W) pour faciliter la transaction des affaires immobilieres de C&W.

Interaction avec les clients

Coordonner les visites de la propriete et envoyer des trousses. Coordonner les activites des clients pour certains comptes et certaines transactions

Finances

Aider les courtiers a entrer les transactions dans la base de donnees des ventes aux fins de traitement (Engage) Organiser et preparer les documents relatifs aux transactions comme les ententes de confidentialite, les offres, les conventions d'inscription et autres formulaires de l'OACIQ, les documents de cloture et les dossiers d'operations. Preparer des propositions sous la direction de l'equipe

Qualifications

Maitrise des applications Adobe comme InDesign, Photoshop, Illustrator et Acrobat Utilisation d'applications professionnelles et Microsoft comme Word, Excel, PowerPoint et Outlook Capacite a respecter les echeances sans compromettre l'exactitude, excellente qualite des produits et souci du detail Experience de l'immobilier dans une organisation d'immobilier commercial, un atout (minimum d'un an d'experience) Diplome collegial ou universitaire, un atout Solides competences en marketing electronique (Twitter, LinkedIn) Capacite a offrir un excellent service a la clientele a tous les niveaux de l'organisation et avec les partenaires externes Bilinguisme, tres bonne maitrise de la grammaire et competences redactionnelles aux fins de la correction d'epreuves et de la revision de textes Grand professionnalisme et excellentes competences interpersonnelles Solide capacite a etablir des relations, attitude proactive, approche axee sur les resultats et debrouillardise Solides competences en organisation, en gestion du temps et en gestion de projets en plus d'une habilete confirmee a travailler en solitaire et en equipe Obligation de demontrer une conduite ethique et de s'engager adequatement au travail

Emplacement du bureau

: Montreal - 999 boul de Maisonneuve West

Administration & Coordination

Organize and implement listing and team marketing strategies including management of team's social media communication Keep records and compile information for client activity reports and update ongoing transaction pipeline Research and prepare market surveys Compile property information and market data for listing proposals and opinions of value including title searches, zoning/planning reports, property assessments, etc. Coordinate and execute marketing programs for listings and design materials suitable for newspaper/magazine ads, direct mailers and e-mail distribution i.e. flyers, postcards, newsletter updates, etc. Liaise with various in-house services for coordination of marketing deliverables Create listing proposals and pitches including print finishing (printing, binding, etc.) Upload new listings to multiple platforms (e.g., Cushman & Wakefield website, Centris, Loopnet, etc.) Maintenance and administration of various databases - updating of owner, buyer, seller, property and prospect information as required Proofreading and limited copy writing Miscellaneous requests and special projects as required by the team Fulfill other administrative tasks required by C&W to facilitate the transaction of C&W real estate business

Client Interaction

Coordinate property tours and send tour packages Coordinate client activity for specific accounts and transactions

Financial

Assist Brokers with entering transactions into the Sales Database for processing (Engage) Organize and prepare transaction documents i.e. confidentiality agreements, offers, listing agreements and other OACIQ forms, closing documents, trade records, etc. Prepare proposals with direction from team

Qualifications

Computer proficiency in Adobe applications such as InDesign, Photoshop, Illustrator & Acrobat Professional and Microsoft applications such as Word, Excel, PowerPoint, Outlook Ability to meet deadlines without compromising accuracy, excellent product quality and attention to detail Previous real estate experience in a commercial real estate organization preferred (min 1 yr experience) College or University degree strongly preferred Strong skill sets in electronic marketing (Twitter, LinkedIn) Ability to deliver excellent customer service at all levels of the organization and with external partners Bilingual, with a strong command of grammar and writing skills for the purpose of proof reading and editing Exhibit a high level of professionalism and excellent interpersonal skills Strong relationship-building ability, proactive, results-oriented, and resourceful Possess strong organizational, time management and project management skills with a demonstrated ability to work both independently and within a team environment Appropriate work ethic/commitment level required

Office location:

Montreal - 999 boul de Maisonneuve West




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