Job Description

Job ID: 211492
Location Name: ON-FSC Toronto Off (0581)
Address: 5560 Explorer Drive, 2nd Floor, Toronto, ON L4W 5M3, Canada (CA)
Job Type: Full Time
Position Type (Regular/Temporary): Contract
Job Function: Human Resources
Is This Position Eligible for Remote?: Remote, based out of Toronto or Quebec area RÉSUMÉ Le ou la généraliste des ressources humaines fournit un soutien administratif et fonctionnel au département des ressources humaines des magasins en soutenant l’engagement des magasins, la gestion de l’invalidité, la culture, les talents, les analyses des ressources humaines, ainsi que les initiatives de l’entreprise. Le ou la généraliste des ressources humaines fournira également un soutien fonctionnel de l’accompagnement aux magasins francophones sur tous les aspects qui concernent les ressources humaines, notamment la rétention du personnel, la relation avec le personnel, l’interprétation des politiques, la santé et la sécurité, ainsi que la gestion de rendement. Le ou la généraliste des ressources humaines fournira un soutien à travers toutes les provinces canadiennes en ce qui a trait à la vente au détail. Il ou elle devrait posséder une connaissance pratique des droits du travail ainsi que des pratiques de travail provinciales. Le ou la généraliste des ressources humaines travaille en étroite collaboration avec les responsables régionaux des ressources humaines en fournissant un soutien administratif dans les domaines fonctionnels principaux. Le ou la généraliste des ressources humaines travaille en étroite collaboration avec les responsables de district afin de soutenir les marchés francophones.
RESPONSABILITÉS: Tâches générales :

• Exécuter des stratégies en lien avec le parcours employé qui concorde avec les objectifs d’activité des magasins ; comprendre les plus objectifs à plus large spectre de l’entreprise et les faire se refléter dans la vision des ressources humaines.
• Établir des pratiques en matière de ressources humaines qui sont uniformes dans tous les magasins.
• Identifier les occasions d’amélioration ou de modernisation des procédures et des pratiques courantes, et mener le changement.
• S’assurer d’une exécution uniforme des initiatives en matière de ressources humaines et encadrer le lancement et le déploiement des programmes majeurs.
• Aider les responsables de magasin à gérer leur temps plus efficacement lorsqu’un problème émerge et que celui-ci est en lien avec les ressources humaines.

Tâches administratives relatives aux ressources humaines

• Répondre aux demandes de renseignements en magasin qui sont en lien avec les ressources humaines. Apporter une aide en ce qui concerne les demandes de certification d’emploi, les changements d’adresse, la révision des relevés de paie ou les demandes concernant ceux-ci, les dossiers dans Votre Relevé d’emploi, ainsi que les formulaires de fin d’année.
• Analyse des exigences : soutenir l’équipe des ressources humaines en ce qui a trait aux analyses quantitatives et qualitatives dans le cadre d’initiatives clés, notamment la gestion du rendement, les directives relatives à la disponibilité, les évaluations du rendement, le développement professionnel, l’engagement du personnel, la gestion des absences autorisées, ainsi que la rotation du personnel. Exploiter les exigences pour informer l’équipe des ressources humaines des tendances, des thèmes et des recommandations.

Engagement :

• Soutenir le processus d’engagement du personnel.
• Soutenir le processus de planification de la succession Sephora; coordonner les réunions de planification de la succession et y participer et assurer la création et l’exécution de plans de développement.
• Soutenir le processus d’évaluation du rendement annuel pour le personnel salarié et horaire et s’assurer que le contenu de ces évaluations est mis en pratique de façon proactive et en temps opportun.

Relations avec les membres du personnel :

• Examiner toutes les préoccupations internes en matière de relations entre les membres du personnel à mesure qu’elles se présentent.
• Contribuer à la révision préliminaire des demandes de renseignements et des réponses à fournir aux membres du personnel et les transmettre au ou à la responsable des ressources humaines, le cas échéant.

• Marché francophone :
  • Guider, former, et diriger les membres du personnel en ce qui concerne l’interprétation et l’exécution des politiques afin d’assurer une conformité et une expérience employée positive.
  • Assurer la conformité légale avec les droits du travail applicables pour chaque province, et les lois en matière de droits de la personne.
  • Étudier et résoudre les plaintes et les préoccupations de tous les employés, en respectant les procédures de l’entreprise et la politique de la porte ouverte.
  • Apporter son soutien aux investigations de prévention des pertes en offrant des conseils, des recommandations, et les documents appropriés en matière de relations humaines.
  • Identifier les causes à la base des occasions d’améliorations et des préoccupations en matière de rendement, et offrir des solutions efficaces et complètes.
  • Développer et mettre en place des stratégies proactives en ce qui concerne les relations avec les membres du personnel.
  • Animer les présentations auprès des marchés francophones.

Gestion des absences autorisées

• Soutenir les responsables en magasin et les responsables des ressources humaines avec l’approbation des absences ainsi qu’avec les plans de mesures d’adaptation.
• Renseigner les magasins quant à l’importance de la conformité des absences autorisées
• S’occuper de l’analyse trimestrielle des exigences et passer en revue les tendances et thèmes avec les responsables des ressources humaines.

Santé et sécurité

• Soutenir et renforcer les règlements et les directives en matière de santé et de sécurité au travail.
• S’assurer que les magasins respectent le programme de santé et de sécurité de l’entreprise, exécutent les formations requises, et prennent part aux rencontres du comité de santé et de sécurité mensuelles.
• Faire la liaison entre les responsables en magasin concernant les réclamations d’indemnité pour accident de travail et les programmes de retour au travail.
• Assurer le suivi des initiatives de bien-être, de la planification, des inscriptions, etc.

EXIGENCES :

• Bilingue et excellentes compétences en communication en anglais et en français.
• Diplôme dans le domaine de la gestion des ressources humaines.
• Détenir 1 à 2 années d’expérience dans le domaine administratif, de préférence dans le domaine des ressources humaines.
• Détenir 2 à 3 années d’expérience dans le soutien aux analyses et dans la présentation de résultats de manière concise et exploitable.
• Grand souci du détail et capacité à tirer des conclusions pertinentes à partir de jeux de données volumineux.
• Excellente maîtrise des tableurs Excel, des bases de données et du traitement des données. Bonne connaissance de Microsoft Office : Word, PowerPoint, Excel et Outlook.
• Excellent sens de l’organisation et capacité à traiter des priorités multiples dans un environnement qui évolue rapidement et dans lequel les délais sont serrés.
• Capacité à maintenir un niveau élevé d’intégrité dans le cadre du traitement d’informations confidentielles et sensibles.
• Facilité d’apprentissage
• Capacité à travailler de façon autonome
• Capacité à se déplacer et à visiter l’environnement de travail des magasins selon une fréquence régulière.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite
• Capacité d’adaptation, capacité à mener et à influencer les autres
• Compétences organisationnelles et de gestion du temps
• Capacité de résoudre les problèmes et d’analyse
• Capacité de travailler dans un environnement en constante évolution
• Capacité à se déplacer

At Sephora Canada, we’re passionate about finding and sharing beauty in the world. Our constant innovation, our ability to see and lead trends, and our focus on providing an outstanding customer experience make us the most-loved beauty community and top of mind for every Canadian. We find beauty in our communities, in our differences, our experiences, and in the spirit of our employees.
ABOUT THE ROLE: The HR Specialist provides administrative and functional support to the field HR organization supporting field engagement, disability management, culture, talent, HR analytics, and organizational initiatives. They will also provide functional support and guidance to French speaking stores on all aspects of Human Resources including retention, employee relations, policy interpretation, health & safety and performance management. They will provide Canadian support across all provinces within the retail scope and should have working knowledge of in provincial labour laws and practices. This role works closely with Regional HR Managers by providing administrative support in key functional areas. They will also work closely with the District Managers supporting the French speaking markets.
WHAT YOU'LL DO: General:

• Execute people strategies related to the Employee Journey that align to the field business initiatives;
• Identify opportunities to improve/streamline current processes and practices and lead change.
• Ensure alignment and consistent execution of HR initiatives and support the cascade and roll out of major HR programs
• Support the HR team with administrative and communication support for key initiatives and projects

HR Administrative Tasks

• Support field inquiries related to Human Resources. Support confirmation of employment requests, address changes, pay statement review/requests, ROEs, end of year forms.
• Metric Analysis – support the HR team with quantitative/qualitative analysis in support of key initiatives including performance management, availability guidelines, performance appraisals, career development, employee engagement, LOA management, and turnover.

Engagement:

• Support Sephora’s succession planning process; coordinate and participate in succession planning meetings and ensure development plans are created and executed on an ongoing basis.
• Support the annual performance appraisal process for both salaried and hourly employees by ensuring content is cascaded accurately and rolled up in a proactive and timely manner.

Employee Relations:

• Review all internal employee relations concerns as they first come forward.
• Support with initial review of inquiries and responses to employees and escalating for HR Manager support as required.

• French speaking market:
  • Guide, train, and direct on the interpretation and execution of policies and processes to ensure compliance and a positive employee experience.
  • Ensure legal compliance with applicable provincial Employment Standards legislation and Human Rights.
  • Investigate and resolve all employee relations complaints and concerns in accordance with company guidelines and open-door policy.
  • Support Loss Prevention investigations with appropriate HR advice, documentation, and counsel.

Leave of Absence (LOA) Administration

• Support store leaders and HR Managers with leave approvals and accommodation plans
• Educate stores on importance of LOA compliance
• Quarterly metrics analysis, review of trends and themes with HR Managers

Health & Safety

• Ensure stores consistently follow the corporate Health and Safety program and all relevant guidelines incl. required trainings and monthly Health and Safety joint committee meetings.
• Liaise with store leaders on workers’ compensation claims management and return to work programs

WHAT YOU'LL BRING:

• Bilingual with strong communication skills in both English and French.
• Degree in the field of Human Resource Management.
• 1-2 year of experience with administrative experience, desirably within HR.
• 2-3 years of experience in providing analytical support and presenting findings in a concise and actionable manner
• Strong attention to detail with the ability to draw meaningful findings from large datasets
• Proficiency needed in working with Microsoft Office, Excel spreadsheets, databases, and data manipulation
• Well organized with ability to managing multiple priorities within a fast paced and deadline-oriented environment
• Ability to maintain a high level of integrity in handling confidential and sensitive information
• Ability to travel and visit the retail store environment on a regular basis.
• Excellent verbal and written communication and presentation skills
• Adaptable, team player and able to lead and influence others
• Ability to thrive in a fast-paced environment
• Constant role model for Sephora’s principles-based culture and core values which include expertise, innovation, teamwork, passion, initiative, respect and balance.

WHY YOU'LL LOVE WORKING HERE:

• You’ll be part of a unique culture and family of passionate and inspiring individuals.
• You’ll work alongside the best talent in the industry – people you’ll be proud to work with.
• You’ll have access to the global community of luxury group LVMH (Louis Vuitton Moët Hennessy) for endless career opportunities.
• You’ll have the opportunity to be part of a community that drives meaningful social and environmental change and receive matching donations to support your charitable giving.
• Benefits you can mix and match, depending on your needs.
• Employee Assistance Program services for those times you need extra support.
• Holidays, time off, summer hours and flexibility to support work-life balance.
• And of course, there’s our incredible swag – free product gifts throughout the year and tons of discounts with our brand partners.

This position requires that the employee be fully vaccinated against COVID-19 prior to commencing employment and that they agree to obtain any future required boosters or vaccinations as recommended by the government of Canada or the health authorities of the province in which you would be working and in accordance with Sephora Vaccination Policy. If you are not able to obtain a COVID-19 vaccine for a reason related to a protected ground of discrimination under applicable human rights legislation, you can request accommodation from Sephora. #INDFSC
COMPANY OVERVIEW:
SEPHORA has been changing the face of prestige cosmetics since its debut in 1970s Paris. Sephora was acquired by luxury group Moët Hennessy Louis Vuitton (LVMH) in 1997 then launched stateside in 1998, and is currently home to 200 world-class brands - including its own private label, SEPHORA COLLECTION. Sephora's curated assortment features more than 14,000 products including makeup, skin care, perfume, hair care, body, professional tools and more. Sephora is the beauty education hub, offering consultations at the Beauty Studio, a variety of complimentary classes, one-on-one service from Personal Beauty Advisors, and exclusive retail technology SKINCARE IQ, COLOR IQ, and FRAGRANCE IQ. Sephora is an international force in beauty, and its award-winning website and ever-growing presence on social-media make it the world's premier digital beauty destination.