Job Description

Position

Bilingual Customer Operations Coordinator (8-month contract)

Location

Ottawa, Ontario



Bilingual Customer Operations Coordinator (#22-05376)

8-month contract to cover a mat leave. This is a hybrid role.

We want you to join our customer centric team whose passion it is to Empower Digital workplaces!

At Ricoh, we arenaEUR(TM)t satisfied with keeping pace with todayaEUR(TM)s complex work environments, we are setting the pace. We are reimagining the workplace.

Our high-performance workplace is powered by a team that thrives. We offer a friendly culture with a focus on wellbeing and work life balance. Flexible work options, a time off purchase program, great physical and mental health benefits, employee discount and recognition programs are only some of the advantages of working at Ricoh.

We are a family that promotes positive manager relationships and on-going learning & development that nurtures professional growth and career advancement.

Discover what you are capable of in an environment where your growth is supported, and your success is celebrated.

Responsibilities:

• Responsible for delivering Ricoh Managed Document Services in accordance to client contract, SLA and Statement of Work specifications through on-site presence at a named customer site, in accordance with Ricoh Managed Document Services delivery standards defined by RCL
• Fleet optimization services/analysis and recommendations for technology utilization and Continuous Improvement throughout term of the agreement
• Assist in the design and development of processes and procedures specific to support in the customer environment as well as creating the accompanying documentation
• Assist in solution design and provide consultative input and analysis based on client "Best Practices" and standards (following standard operating procedures)
• Fleet and services management: consumables, escalation support, asset reporting, Service Level Agreement compliance and standards management through device/asset reporting, data collection and validation vs. predetermined measures
• Maintain customer satisfaction at agreed levels
• Collect, analyze and report on KPI's as well as provide trend analysis with recommendations for operational improvements in the customer environment
• Deliver agreed levels of service (as defined in customer SLA) and work closely with customer Help Desk to monitor and manage all service related issues and escalations
• Consumables Inventory monitoring and management
• Ensure a working knowledge of all Ricoh vertical solution, product and software offerings
• Assist with quarterly account reviews as required

Education & Experience:

• Minimum 2 years experience in an administrative role
• Industry related training and recognized certifications
• Post-secondary (undergraduate, tech degree, diploma or certificates)

Skills:

• Must be able to communicate in French and English
• Access to a vehicle is preferred for occasional client site meetings
• Excellent communication skills with proven ability to conduct professional business communications
• Proficient in MS Office applications with demonstrated Excel skills
• Self directed with the ability to work independently
• Present a professional image at all times to customers and vendors

Ricoh is an information management and digital services company connecting technology, processes, and people in progressive business around the world. Ricoh is a recognized leader in document workflow, process automation, digital transformation, and security. Every day our 90,000+ global employees work with big and small companies' optimizing their end-to-end business solutions.

Continued

Nous souhaitons que vous vous joigniez a notre equipe axee sur ses clients, pour laquelle la dynamisation des lieux de travail est une passion!

Chez Ricoh, nous ne nous contentons pas de suivre le rythme des environnements de travail complexes daEUR(TM)aujourdaEUR(TM)hui; nous le donnons. Nous reinventons le milieu de travail.

Derriere notre milieu de travail hautement performant se trouve une equipe prospere. Nous offrons une culture conviviale tournee vers le bien-atre et laEUR(TM)equilibre entre le travail et la vie privee. De plus, travailler chez Ricoh procure de nombreux avantages, dont des options de travail flexible, un programme daEUR(TM)achat de conges, daEUR(TM)excellents avantages sociaux pour la sante tant physique que mentale, des rabais pour les employes et des programmes de reconnaissance, pour naEUR(TM)en nommer que quelques-uns.

Nous formons une famille faisant la promotion de bonnes relations avec les gestionnaires de mame que daEUR(TM)un apprentissage et daEUR(TM)un perfectionnement continu qui encourage laEUR(TM)epanouissement professionnel et le cheminement de carriere.

Decouvrez ce dont vous ates capable dans un environnement oa laEUR(TM)on appuie votre epanouissement et celebre votre reussite.

Taches et Responsbilites

• Responsable de la prestation des services de gestion de documents Ricoh conformement au contrat du client, a laEUR(TM)entente de niveaux de service (ENS) et aux specifications de laEUR(TM)enonce des travaux avec une presence sur le site du client assigne, selon les normes de prestation des services de gestion de documents Ricoh definies par RCL;
• Gerer les dossiers, creer des fichiers, coder, consigner et enregistrer les documents;
• Fournir de laEUR(TM)assistance dans le cadre de la procedure de facturation, incluant sortir la prefacturation, faire la correction daEUR(TM)epreuves et apporter des changements mineurs sur les prefacturations, finaliser les factures et preparer les lettres daEUR(TM)accompagnement;
• Effectuer laEUR(TM)analyse et offrir des services daEUR(TM)optimisation de parc ainsi que des recommandations pour laEUR(TM)utilisation de la technologie et laEUR(TM)amelioration continue pendant toute la duree de laEUR(TM)entente;
• Aider a la conception et au developpement de processus et de procedures specifiques au soutien de laEUR(TM)environnement du client ainsi que creer les documents daEUR(TM)accompagnement;
• Participer a la conception de la solution et fournir des commentaires et des analyses consultatives basees sur les meilleures pratiques et les normes du client (en suivant les procedures operationnelles normales);
• Gestion des parcs et des services : consommables, soutien en cas de recours hierarchiques, rapport des actifs, respect et gestion des normes liees a l'entente de niveaux de service au moyen de rapports de dispositifs, de cueillette de donnees et de validation par rapport aux mesures predeterminees pour le site du client assigne;
• Maintenir le niveau de satisfaction du client aux niveaux convenus;
• Collecter, analyser et creer des rapports sur les indicateurs de rendement cles et fournir une analyse des tendances avec des recommandations pour des ameliorations operationnelles dans laEUR(TM)environnement du client;
• Dispenser les niveaux de services convenus (tel que definis dans laEUR(TM)ENS du client) et travailler etroitement avec le centre daEUR(TM)assistance du client afin de surveiller et de gerer les problemes et les procedures de recours hierarchiques lies au service;
• Gestion et contrale des stocks de consommables;
• Detenir des connaissances pratiques de la gamme complete des solutions, produits et logiciels de Ricoh;
• Participer aux evaluations trimestrielles des comptes au besoin.

a?ducation:

(Certifications)

• Formation liee a laEUR(TM)industrie et certifications reconnues
• a?tudes postsecondaires (premier cycle, technique, diplame ou certificat)

Experience:

• Minimum 2 annees daEUR(TM)experience dans un poste administratif

Competences:

• Bilingue (Anglais et Francais)
• Fortes aptitudes en communication avec des capacites prouvees pour entreprendre des relations d'affaires professionnelles
• Bonnes connaissances de la suite MS Office avec des competences prouvees dans Excel
• aStre autonome et avoir la capacite de travailler de faaon independante

Ricoh est une entreprise de gestion de laEUR(TM)information et de services numeriques alliant la technologie, les procedures et les gens pour conduire des affaires progressistes a travers le monde. Ricoh est un chef de file reconnu dans les domaines du flux de document, de laEUR(TM)automatisation des procedures, de la transformation numerique et de la securite. Chaque jour, notre personnel, comptant plus de 90 000 employes a laEUR(TM)echelle du globe, travaille avec des entreprises, petites et grandes, a laEUR(TM)optimisation de leurs solutions daEUR(TM)affaires dans leur entierete.