Job Description

Opening Statement

The City of Kingston is grateful to experience the traditional territories of Anishinabek (Ah-nish-nah-beg), Haudenosaunee (Ho-den-o-show-nee) and Huron-Wendat (huron-wendat). Kingston is a smart, livable city in the heart of eastern Ontario. Its stable and diversified economy includes global corporations, innovative start-ups and all levels of government.


At the City of Kingston, we believe that diversity and inclusion are essential elements of a thriving workplace. We value the unique perspectives and experiences that each individual brings to our team. As we continue to grow, we are dedicated to creating an environment where all employees feel welcomed, respected, and empowered to contribute their best work. The City of Kingston views diversity as its strength and we encourage applications from individuals of all backgrounds, including those from underrepresented communities.


As staff, you play a pivotal role in enhancing people's lives by delivering exceptional, customer-centered services of the highest quality. Within our highly ethical environment, you'll embrace accountability by consistently going above and beyond, actively listening to our customers, creatively addressing their needs, and maintaining unwavering respect for all individuals you serve. As a result, you'll become an integral part of our qualified and dynamic team, recognized for its compassion, excellence, integrity, inclusivity, and adaptability.

Position Summary

The Bilingual Court Clerk Cashier provides excellent customer service to Provincial Offences Administration (POA) clients and stakeholders including enforcement agencies, lawyers, prosecutors, and judiciary. The Court Clerk Cashier acts as a courtroom clerk/monitor to prepare dockets, the courtroom, read charges, record the defendant's plea, amend information when necessary and endorse court documents with pertinent information.



KEY DUTIES & RESPONSIBILITIES



Responsible to record case dispositions on Integrated Court Offences Network (ICON), administer oaths to witnesses and interpreters, prepare and issue orders of the court, including probation orders, sentencing information etc., record court proceedings using recording equipment; record, store and control access of courtroom exhibits and tapes as per the provincial and municipal retention schedule



Provide reception duties and answer correspondence



Receive and process payments for fines, restitution, fees and costs at public counter, online services and by mail; provide bilingual information regarding charges and hearing date



Complete daily cash reconciliation process, adhere to banking, bookkeeping and accounting procedures as established by provincial and municipal audit standards



Receive documents, verify control lists, assign numeric identifiers to Part III information, input information into ICON system; open, sort and distribute and prepare mail, update, monitor and reconcile fail to respond dockets, guilty pleas with submissions and judicial pre-trials



Review files, records and other documents to obtain information to respond to requests; assist with preparation of reopening and appeal documents for transfer; schedule trials for the Provincial Offences Court




Liaise with enforcement agencies, court officers, prosecutors, defendants, agents and prepare bilingual Notices of Hearing



Accept responsibility for efficient process of charges and monies and provide efficient and effective bilingual customer service in a high volume court office

Qualifications, Competencies

1 year certificate in office administration or equivalent



One (1) year experience in an office setting with a complex, fast paced work environment, preferably in an environment governed by legislation, regulations and policies



Courtroom clerk/monitor experience an asset



Bilingual in French and English is required

Skills, Abilities, Work Demands

Demonstrated knowledge of taking and recording various methods of payments, balancing, reconciling daily cash receipts, bookkeeping methods and collections procedures




Advanced level in both written and verbal French (tested)




Excellent Keyboarding skills 40 wpm (tested); data entry capabilities, accuracy required; knowledge of Microsoft Office (tested in proficiency at the Intermediate Level); knowledge of ICON, CAMS and court recording equipment systems preferable



Excellent public speaking and listening skills



Knowledge of administrative and clerical procedures such as word processing, managing files and records, office procedures and terminology; knowledge of laws, legal codes, court procedures and government policies and legislation; principles and processes for providing customer and personal services; ability to apply pertinent procedures, rules, statues and regulations for court administration



Strong customer service skills with the ability to deal appropriately with contentious situations and to exercise discretion, judgment, diplomacy and confidentiality in dealing with the public, other staff and all stakeholders



Strong organization and time management skills with the ability to work independently and or in a team environment; must be able to multi-task in a high volume workplace, meeting short turn around deadlines



Must obtain and maintain a satisfactory Criminal Record Check (CPIC)

Closing Statement

Please inform us of any accommodations we need to make to ensure a barrier-free recruitment experience. Accommodations are available in accordance with the Ontario Human Rights Code (OHRC)and Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA) at any stage in the recruitment process. We're happy to provide more information if you email us at HRCity@cityofkingston.ca.



Please apply to Career Opportunities at: www.cityofkingston.ca/Careers

Your resume must demonstrate how you meet position requirements. Please upload to your profile any educational Degrees, Diplomas and/or Certificates that are relevant and required for the position. We thank all who apply, however, only those selected for further consideration will be contacted. Information collected will be handled in accordance with the Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act.



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Titre du poste

Greffier-cassier (greffiere-caissiere) bilingue

Enonce d'ouverture

L'histoire et l'innovation sont florissantes a Kingston, ville cotiere situee a la jonction de la tete du fleuve Saint-Laurent et du canal Rideau (un site du patrimoine mondial de l'UNESCO). Kingston est une ville dynamique dont l'economie est solide et diversifiee : institutions publiques prestigieuses, organismes gouvernementaux, etablissements de sante et d'enseignement de renom, tourisme et divertissement et vaste gamme d'entreprises privees. Kingston offre la qualite de vie d'une petite ville et les commodites d'un grand centre urbain.

Breve description du poste

Le greffier-cassier (greffiere-caissiere) bilingue fournit un excellent service aux clients et aux intervenants de l'Administration des infractions provinciales (AIP), y compris les parties prenantes d'application de la loi, les avocat(e)s, les procureurs les membres de la magistrature. Le greffier-cassier (greffiere-caissiere) agit en tant que greffier (greffiere) / moniteur (monitrice) de la salle tribunal pour preparer les roles, la salle d'audience, lire les accusations, enregistrer la plaidoirie du defendeur, modifier l'information au besoin et endosser les documents de la cour avec des informations pertinentes.



FONCTIONS ET RESPONSABILITES PRINCIPALES:



Responsable de l'enregistrement des decisions sur le reseau integre d'information des infractions (ICON), faire preter serment aux temoins et aux interpretes, preparer et livrer les ordonnances du tribunal, y compris les ordonnances de probation, les informations sur les peines, etc., enregistrer les procedures judiciaires a l'aide du materiel d'enregistrement ; enregistrer, stocker et controler l'acces aux pieces a conviction et aux enregistrements de la salle d'audience conformement aux reglements de conservation provinciaux et municipaux



Assurer la reception et repondre a la correspondance



Recevoir et traiter les paiements d'amendes, de dedommagements, de frais et de couts au guichet public, par les services en ligne et par courrier ; fournir des informations bilingues concernant les charges et la date de l'audience.



Effectuer le processus quotidien de rapprochement des comptes, respecter les procedures bancaires, comptables et de tenue de livres etablies par les normes d'audit provinciales et municipales.



Recevoir les documents, verifier les listes de controle, attribuer des identifiants numeriques aux informations de la Partie III, saisir les informations dans le systeme ICON; ouvrir, trier, distribuer et preparer le courrier; mettre a jour, surveiller et rapprocher les roles pour defaut de reponse, les plaidoyers de culpabilite avec observations et les conferences preparatoires devant un juge.



Examiner des dossiers, des registres et d'autres documents afin d'obtenir des informations pour repondre aux demandes ; assister a la preparation des documents de reouverture et d'appel pour le transfert ; programmer des proces pour la cour des infractions provinciales.



Assurer la liaison avec les organismes d'application de la loi, les auxiliaires de justice, les procureurs, les defendeurs, les representants et preparer des avis d'audience bilingues.



Accepter la responsabilite du traitement efficace des accusations et des sommes d'argent et fournir un service a la clientele bilingue efficace dans un bureau de tribunal a haut volume.

Formation, experience et competences

Certificat (1 an) en administration de bureau ou equivalent



Un an (1) d'experience dans un bureau de travail complexe et rapide, de preference dans un environnement regi par des lois, des reglements et des politiques.



Experience comme greffier (greffiere) / moniteur (monitrice) de salle tribunal est un atout



Maitrise de l'anglais et du francais est obligatoire

Connaissances, aptitudes et exigences du poste

Connaissance demontree de l'encaissement et de l'enregistrement de diverses methodes de paiement, de l'equilibrage et du rapprochement des encaissements quotidiens, des methodes comptables et des procedures de recouvrement.



Niveau avance en francais orale et ecrit (teste)



Excellente maitrise du clavier (40 mots par minute, teste) ; capacite de saisie de donnees, precision requise ; connaissance de Microsoft Office (teste au niveau intermediaire) ; connaissance d'ICON, de CAMS et des systemes d'enregistrement du court de preference



Excellentes aptitudes a parler en public et a ecouter



Connaissance des procedures administratives et de bureau telles que le traitement de texte, la gestion des dossiers et des registres, les procedures et la terminologie de bureau ; connaissance des lois, des codes juridiques, des procedures judiciaires et des politiques et legislations gouvernementales ; principes et processus de prestation de service a la clientele et personnels ; capacite d'appliquer les procedures, regles, statuts et reglements pertinents pour l'administration des tribunaux



Fortes competences en matiere de service a la clientele et capacite a gerer de maniere appropriee les situations litigieuses et a faire preuve de discretion, de jugement, de diplomatie et de confidentialite dans les relations avec le public, les autres membres du personnel et toutes les parties prenantes.



Fortes competences en matiere d'organisation et de gestion du temps, capacite de travailler de maniere independante ou en equipe ; capacite a effectuer plusieurs taches a la fois dans un environnement de travail a grand volume et a respecter des delais courts



Doit obtenir et maintenir une verification satisfaisante de son casier judiciaire (CIPC)

Enonce de cloture

Veuillez transmettre votre curriculum vitae en vous rendant sur la page des possibilites d'emploi : http://www.cityofkingston.ca/Careers. Votre curriculum vitae doit demontrer clairement que vous repondez aux exigences du poste. Veuillez televerser, dans votre profil, vos diplomes et certificats pertinents ou exiges pour le poste qui vous interesse. La Ville de Kingston remercie toutes les personnes qui soumettent leur candidature, mais ne communiquera qu'avec celles retenues pour la prochaine etape. La Ville de Kingston est un employeur souscrivant au principe de l'egalite d'acces a l'emploi. Elle propose des mesures d'adaptation pour favoriser l'accessibilite tout au long de son processus de recrutement et de selection. Les personnes qui presentent leur candidature doivent faire part a l'avance de leurs besoins particuliers. La Ville traite les renseignements recueillis conformement a la Loi sur l'acces a l'information municipale et la protection de la vie privee.