Job Description

Description du poste :

Assistant(e)-chef au service des archives
H\xc3\xb4pital Verdun

Sous l\'autorit\xc3\xa9 administrative du chef du service des archives, l\'assistant chef des archives est principalement responsable du volet dict\xc3\xa9e centrale et des archivistes m\xc3\xa9dicales et collabore activement aux autres activit\xc3\xa9s du service des archives.
Tout en travaillant comme archiviste, il ou elle assiste le ou la chef du service des archives et le ou la remplace durant ses absences r\xc3\xa9guli\xc3\xa8res. Il ou elle participe \xc3\xa0 l\'administration courante du service.

Ses principales responsabilit\xc3\xa9s sont :
- Travailler de concert avec les diff\xc3\xa9rents d\xc3\xa9partements utilisant le syst\xc3\xa8me de transcription;
- Colliger, analyser, interpr\xc3\xa9ter les donn\xc3\xa9es statistiques du service ;
- Planifier de la formation des secr\xc3\xa9taires m\xc3\xa9dicales ou des archivistes m\xc3\xa9dicaux;
- Participer \xc3\xa0 l\'administration courante du secteur de la dict\xc3\xa9e centrale et des archivistes m\xc3\xa9dicales ;
- Distribuer les t\xc3\xa2ches au secr\xc3\xa9taire m\xc3\xa9dicale et agents administratifs;
- Faire les commandes et requ\xc3\xaates n\xc3\xa9cessaires au bon fonctionnement du service ;
- Faire les horaires, assurer les remplacements pour le service de la dict\xc3\xa9e centrale ou des archives;
- Assister et remplacer le chef de service ou la seconde assistante-chef lors d\'absences.
- Assurer la supervision des t\xc3\xa2ches des archivistes m\xc3\xa9dicales;
- Piloter le syst\xc3\xa8me Med-Echo;
- Superviser, contr\xc3\xb4le et v\xc3\xa9rifie tous les logiciels, progiciels et applications de la dict\xc3\xa9e central;
- Assurer le lien entre le fournisseur du syst\xc3\xa8me de dict\xc3\xa9e et l\'informatique;
- Assurer la formation et le support aux utilisateurs du syst\xc3\xa8me de dict\xc3\xa9es;
- S\'occuper des diff\xc3\xa9rents projets en cours et \xc3\xa0 venir en lien avec le service des archives ;
- Accompagner l\'\xc3\xa9quipe de direction dans la r\xc3\xa9organisation du service des archives et de la dict\xc3\xa9e centrale;
- Mettre \xc3\xa0 jour et r\xc3\xa9viser les politiques et proc\xc3\xa9dures;
- S\'assurer du respect des r\xc3\xa8gles de confidentialit\xc3\xa9s en conformit\xc3\xa9 avec les lois et r\xc3\xa8glements;
- Assister le chef du service des archives m\xc3\xa9dicales dans ses principales t\xc3\xa2ches courantes au regard des
ressources humaines telles que l\'application des horaires de travail, la r\xc3\xa9partition des affectations et t\xc3\xa2ches ;
- Collaborer avec les diff\xc3\xa9rents secteurs du CIUSSS ;
- Recommander des m\xc3\xa9thodes de travail qui concordent avec les meilleures pratiques du milieu ;
- Informer son sup\xc3\xa9rieur imm\xc3\xa9diat de toutes irr\xc3\xa9gularit\xc3\xa9s des processus de travail et proposer des solutions d\'am\xc3\xa9lioration ;
- Faire le lien entre les employ\xc3\xa9s et le sup\xc3\xa9rieur imm\xc3\xa9diat ;
- Participer \xc3\xa0 l\'analyse des besoins du secteur et \xc3\xa0 l\'introduction de nouvelle;
- Cerner les probl\xc3\xa9matiques relatives \xc3\xa0 la saisie des donn\xc3\xa9es, la standardisation de celles-ci et faire les
recommandations n\xc3\xa9cessaires au chef du service des archives m\xc3\xa9dicales ;

Aux fins d\'application de la pr\xc3\xa9sente convention, les absences r\xc3\xa9guli\xc3\xa8res du ou de la chef du service des archives
sont les suivantes:
a) les cong\xc3\xa9s hebdomadaires;
b) les cong\xc3\xa9s f\xc3\xa9ri\xc3\xa9s;
c) les cong\xc3\xa9s annuels;
d) toute autre absence n\'exc\xc3\xa9dant pas un (1)mois continu.

Exigences :

- D\xc3\xa9tenir un dipl\xc3\xb4me d\'\xc3\xa9tudes coll\xc3\xa9giales (DEC) en archives m\xc3\xa9dicales ou un dipl\xc3\xb4me d\'archiviste m\xc3\xa9dical d\'une \xc3\xa9cole reconnue par le minist\xc3\xa8re comp\xc3\xa9tent ou un dipl\xc3\xb4me reconnu par l\'Association des gestionnaires de l\'information de la sant\xc3\xa9 du Qu\xc3\xa9bec ou par le Coll\xc3\xa8ge des archivistes m\xc3\xa9dicaux du Canada (Association des archivistes m\xc3\xa9dicales du Canada).

- Poss\xc3\xa9der une ann\xc3\xa9e d\'exp\xc3\xa9rience comme archiviste m\xc3\xa9dical(e)

Examen \xc3\xa9crit \xc3\xa0 effectuer

Remarques :

- Les candidatures provenant de salari\xc3\xa9s \xc3\xa0 l\'emploi du CIUSSS du Centre-Sud-de-l\'\xc3\x8ele-de-Montr\xc3\xa9al seront trait\xc3\xa9es de fa\xc3\xa7on prioritaire.
- Si vous postulez sur cet affichage, nous vous invitons \xc3\xa0 v\xc3\xa9rifier vos courriels ind\xc3\xa9sirables (un courriel de notre organisation pourrait s\'y trouver).
- Dipl\xc3\xb4me(s) obtenu(s) hors Canada : nous exigeons l\'\xc3\xa9valuation comparative des \xc3\xa9tudes \xc3\xa9mise par le minist\xc3\xa8re de l\'Immigration, Francisation et Int\xc3\xa9gration au moment de postuler.
- Le g\xc3\xa9n\xc3\xa9rique masculin est utilis\xc3\xa9 sans aucune discrimination et uniquement pour all\xc3\xa9ger le texte.

Le CIUSSS Centre-Sud-de-l\'\xc3\x8ele-de-Montr\xc3\xa9al souscrit \xc3\xa0 un programme d\'acc\xc3\xa8s \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9galit\xc3\xa9.
Les candidatures des groupes vis\xc3\xa9s (les femmes, les minorit\xc3\xa9s visibles, les minorit\xc3\xa9s ethniques, les Autochtones et les personnes handicap\xc3\xa9es) sont encourag\xc3\xa9es.
Des mesures d\'adaptation pourront \xc3\xaatre offertes, sur demande, selon la situation.
Seules les personnes retenues seront convoqu\xc3\xa9es dans le cadre d\'un processus de s\xc3\xa9lection.

CIUSSS