Job Description

L'assistant(e) de direction fournira un soutien administratif de haut niveau aux dirigeants, en veillant a ce que leurs activites quotidiennes se deroulent de maniere harmonieuse et efficace. Cette fonction implique la gestion d'agendas complexes, la coordination des deplacements, le traitement d'informations confidentielles et le soutien a la coordination de projets departementaux. Le candidat ideal est tres organise, proactif et capable de gerer plusieurs priorites dans un environnement en constante evolution.

Principales responsabilites :

Soutien aux cadres : Fournir une assistance directe aux cadres en gerant leur agenda, en programmant des reunions et en coordonnant l'organisation des voyages nationaux et internationaux. Faire preuve de discretion en gerant le temps des cadres et en hierarchisant les taches. Gestion des calendriers et des reunions : Organiser et maintenir l'emploi du temps des cadres, en veillant a une gestion optimale du temps. Planifier les reunions, preparer les ordres du jour et distribuer les documents de reunion. Assister aux reunions selon les besoins, prendre des notes et rediger les proces-verbaux. Coordination des voyages : Coordonner tous les aspects des voyages des cadres, y compris les vols, l'hebergement, le transport et la gestion des itineraires. Veiller a ce que tous les arrangements soient efficaces et rentables. Coordination de projets : Participer a la gestion de projets departementaux, en veillant a ce que les delais soient respectes et les taches accomplies. Controler les progres, communiquer avec les parties prenantes et fournir des mises a jour si necessaire. Gestion des documents : Preparer et rapprocher les notes de frais, rassembler les documents necessaires a l'etablissement des rapports financiers, etc. Confidentialite et discretion : Proteger les informations sensibles et confidentielles liees aux activites de la direction et aux operations de l'organisation. Collaboration et soutien a l'equipe : Assurer la liaison avec les autres departements et le personnel afin de garantir une coordination sans faille des activites. Participer a des projets interdepartementaux et soutenir d'autres cadres si necessaire. Projets speciaux : Aider a la preparation de presentations, de rapports et de feuilles de calcul financieres. Diriger ou soutenir des projets speciaux selon les besoins, en contribuant au succes global de l'organisation. Coordination d'evenements : Organiser et participer aux evenements de l'entreprise, y compris les activites de renforcement de l'esprit d'equipe, les assemblees generales et les evenements externes a l'entreprise tels que les conferences, les seminaires ou les rencontres sociales. Gestion de la communication : Dans certains cas, trier le courrier entrant. Repondre en temps utile aux communications internes et externes.

Responsabilites et outils :

1. Maitrise des logiciels de bureautique

Suite Microsoft Office

(Word, Excel, PowerPoint, Outlook) + Capacite a creer, modifier et mettre en forme des documents professionnels, des feuilles de calcul et des presentations.
+ Solides competences organisationnelles a l'aide d'outils tels qu'Excel pour le suivi et la programmation de projets.
+ Gestion et organisation efficaces de la communication par courrier electronique a l'aide d'Outlook.

2. Outils de calendrier et de programmation

Calendrier Outlook

+ Gestion de calendriers complexes pour les cadres, coordination de reunions et programmation d'evenements.
+ Comprehension de la gestion des fuseaux horaires et de la programmation sur differentes plates-formes.

3. Outils de collaboration

Microsoft Teams

+ A l'aise avec les plateformes de chat, de video et de communication vocale pour faciliter les reunions a distance, la communication d'equipe et la collaboration.

4. Systemes de gestion de documents

SharePoint, Google Drive, Dropbox, OneDrive

+ Connaissance des plateformes de stockage en nuage et de partage de documents pour l'organisation et la gestion des fichiers et des donnees.
+ Maintien de l'integrite des documents et controle des versions.

5. Logiciel de gestion de projet

Monday.com ou Procor

+ Coordonner et suivre les projets, les echeances et les taches a l'aide d'outils de gestion de projet.
+ Collaborer avec les equipes pour s'assurer que les echeances et les produits livrables sont respectes.

6. Logiciel de gestion de la relation client (CRM)

Salesforce

+ Experience des outils de gestion de la relation client (CRM) pour soutenir le suivi et la gestion des relations avec les clients ou les partenaires, ainsi que le suivi des cadres.

7. Logiciel de gestion des depenses

CONCUR et le futur Mobilexpense (MXP)

+ Gestion et traitement des depenses, remboursements et suivi du budget pour les cadres.

8. Plateformes de reunions virtuelles

Microsoft Team

+ Mise en place et gestion de reunions virtuelles et de webinaires, y compris la gestion de la logistique telle que les invitations, le materiel et le depannage technique.

9. Outils de conception graphique de base

Canva, Powerpoint

+ Conception de materiel de marketing ou de presentation de base, d'invitations a des evenements ou de documents internes.

10. Sensibilisation a la securite

Familiarite avec les

VPN, l'authentification a deux facteurs

(2FA) et les protocoles de securite des donnees + Assurer la confidentialite et la securite dans la gestion des informations sensibles de l'entreprise et des clients.

11. Logiciel de gestion des voyages

Egencia

+ Reserver et gerer les arrangements de voyage (vols, hebergement, location de voiture) tout en maintenant un bon rapport cout-efficacite.

12. Competences de base en matiere de depannage informatique

Familiarite avec le depannage de base des logiciels de bureautique, du materiel informatique et des outils numeriques. + Capacite a aider a resoudre des problemes informatiques mineurs ou a faire remonter l'information si necessaire.

Qualifications :

Experience confirmee en tant qu'assistant de direction ou dans une fonction administrative similaire. Solides capacites d'organisation et d'execution de taches multiples. Excellentes aptitudes a la communication, tant ecrite que verbale. Grande maitrise des logiciels de bureautique (Microsoft Office Suite). Capacite a preserver la confidentialite et a faire preuve de discretion dans tous les domaines. Souci du detail et aptitude a resoudre les problemes. Capacite a travailler de maniere independante et en equipe dans un environnement dynamique. Flexibilite et capacite d'adaptation pour faire face a des priorites changeantes et a de nouvelles responsabilites Un diplome de fin d'etudes secondaires est requis ; une licence ou une experience equivalente est preferable. * Avoir une excellente attitude CAN-DO pour apprendre et evoluer dans le role.