Job Description

Titre du poste :

Assistant(e) d'administration

Unite administrative :

Institut de la Francophonie pour le developpement durable (IFDD)

Lieu d'affectation :

Quebec, Canada

Statut et grade :

Emploi a recrutement local / Niveau B, grade B4 echelon 1

Duree de l'engagement :

3 ans renouvelables, assortie d'une periode probatoire de 6 mois , possibilite de renouvellement en CDI a l'issue des 3 ans

Traitement annuel de base :

43 076 dollars canadiens (CAD)

Autres avantages :

Allocations et indemnites prevues par le Statut du personnel


Participation au regime de prevoyance de l'Organisation

Date limite d'envoi des candidatures : le 14 octobre 2025

Numero de l'appel a candidatures : AC/SRH, N 28/2025 du 23 septembre 2025

FONCTIONS PRINCIPALES

L'Institut de la Francophonie pour le developpement durable (IFDD), organe subsidiaire de l'Organisation internationale de la Francophonie (OIF) etabli a Quebec (Canada) depuis plus de 35 ans, oeuvre pour faciliter la cooperation au service de la transition ecologique et du developpement durable, dans les 93 Etats et gouvernements membres de la Francophonie.



L'IFDD recrute un(e) Assistant(e) d'administration.



Sous l'autorite de la Directrice de l'IFDD et la supervision directe du Coordonnateur principal, il/elle aura pour principale mission de contribuer a la realisation des projets et au bon deroulement des activites.



A ce titre, et plus specifiquement, il/elle aura la responsabilite des activites ci-dessous :

assurer la gestion et le suivi administratif et financier des projets suivis par l'IFDD au moyen d'outils dedies ; prendre en charge le suivi ou la preparation de certains dossiers ou certaines reunions dans le cadre defini avec le Coordonnateur principal ; contribuer au respect des regles de circulation interne des documents, des procedures administratives et financieres et de confidentialite ; assurer le lien avec les interlocuteurs internes et externes pour donner une information de premier niveau ; effectuer le travail bureautique du projet (correction et mise en page des documents, saisie informatique, classement, et.) ; contribuer a l'elaboration des contrats, s'assurer de leur conformite et verifier les budgets ; faire le suivi administratif des contrats aupres des partenaires ; participer a l'organisation logistique des activites (lettres d'invitation, billets d'avion, hebergement, calcul des indemnites de sejour, location, reservation de salle, banquet, assurance voyages etc.) ; assurer la gestion des participant(e)s lors des activites ; preparer les missions a l'etranger de l'equipe de l'IFDD ; dans le progiciel de gestion integree SAP : creer les comptes fournisseurs, effectuer les actions pour engager les depenses et reserver les credits lies au projet et preenregistrer les factures pour les missions ; rassembler, preparer et traiter les documents pour les paiements ; assurer le suivi des comptes a recevoir et tenir une liste des engagements juridiques ; faire le suivi aupres des partenaires pour la cloture budgetaire ; traiter les rapports financiers et depouiller les pieces justificatives recues a la fin des activites ; effectuer des calculs et preparer les differents documents pour le service financier ; elaborer les rapports financiers pour les subventions recues par l'IFDD ; assurer l'interface avec les services financiers ; organiser la relation avec les prestataires ; s'acquitter de toute autre tache connexe confiee par le Coordonnateur principal et/ou la Directrice de l'IFDD pour permettre le bon fonctionnement de l'Institut.


Le/La candidat(e) au poste devra :

etre ressortissant(e) d'un Etat ou gouvernement membre de l'Organisation internationale de la Francophonie et detenir une autorisation de travail a plein temps sur le territoire canadien en cours de validite au moment de la candidature et tout au long du contrat ; etre titulaire d'un diplome d'etudes superieures de niveau Bac+2 minimum dans le domaine de l'Assistanat, de la gestion de projets ou dans tout autre domaine en lien avec les taches confiees (ou un DEP (Diplome d'etudes professionnelles) en Adjoint(e) administratif(ve) ou un DEC (Diplomes d'etudes collegiales) en comptabilite et gestion) ; avoir une experience d'au moins 3 ans en tant qu'Assistant(e) d'administration ou en lien avec la nature du poste, idealement acquise au sein d'une organisation internationale ; avoir une connaissance generale de l'environnement institutionnel de l'OIF et de ses partenaires de projets ; maitriser les techniques d'assistanat, de bureautique, de classement et d'archivage ; savoir faire preuve de discretion et maitriser les regles de deontologie et de confidentialite ; avoir une aptitude manifeste pour le travail en equipe ainsi que le sens de la communication et de l'ecoute ; etre en mesure de travailler avec efficacite dans l'urgence et dans un milieu interculturel ; savoir planifier, organiser et travailler en respectant les regles et les delais requis et savoir gerer plusieurs projets en meme temps ; avoir une parfaite maitrise de la langue francaise (a l'ecrit comme a l'oral), avec une bonne capacite de redaction de notes, rapports et syntheses. La connaissance ou la maitrise de la langue anglaise serait un atout ; maitriser les outils informatiques courants (Word, Excel, internet...) ; maitriser le logiciel SAP.


Seules les candidatures enregistrees en ligne avec un Curriculum vitae et une lettre de motivation

rediges en francais et faisant chacun 2 pages maximum

seront examinees. L'absence de l'un des deux documents rend la candidature irrecevable.



L'Organisation internationale de la Francophonie est une organisation non-fumeur. Une attention particuliere sera apportee aux candidatures feminines ainsi qu'aux candidatures emanant des ressortissants d'Etats et de gouvernements membres non representes ou sous-representes au sein de l'Organisation.



L'age de depart a la retraite au sein de l'Organisation est fixe a 65 ans.

L'Organisation internationale de la Francophonie ne demande pas de frais ni d'information relative aux comptes bancaires des candidats a aucun stade du processus de recrutement ni pour la participation a des conferences ou a des formations. Les appels a candidature pour un poste, un volontariat ou un stage sont exclusivement diffuses sur le site officiel

francophonie.org

,

le portail

jeunesse.francophonie.org

et la

plateforme de recrutement de l'OIF

, puis relayes sur les reseaux sociaux. L'OIF n'octroie pas de bourses d'etudes. Toute offre accompagnee d'une demande de reglement est frauduleuse.