Job Description

Faites une reelle difference, joignez votre experience a celles d'une equipe dynamique et accueillante! Travailler en equipe pour le bien de l'equipe, voila la devise qui nous permet de croire que tout est possible.
L'assistant(e) administratif(ve) a la direction generale est un(e) collaborateur(e) de premier plan qui, de concert avec ses collegues, contribue activement au succes de la direction generale. Relevant de l'adjoint a la PDG, en collaboration avec l'adjoint a la PDGA, il/elle soutient cet dernier dans ses divers mandats tout en veillant a la gestion de son agenda et de sa boate courriel. Il/elle collabore avec l'equipe du Bureau des affaires juridiques et les equipes de la direction generale, ainsi qu'avec l'ensemble des directions du CHU Sainte-Justine.

Cette fonction necessitant des competences organisationnelles superieures par l'anticipation des demandes et la realisation des suivis de faaon proactive avec les partenaires internes et externes ainsi que les diverses taches administratives oa elle represente la direction generale, le/la candidat(e) devra par consequent faire preuve d'un grand professionnalisme.

MANDAT Ga?Na?RAL :

• Assure la coordination de rencontres et la gestion des courriels pour l'APDG ;
• Organise et assure le soutien de diverses rencontres et comites de gouvernance ;
• Soutient la reddition de comptes ministerielle et certains programmes ;
• Assure le suivi proactif des contrats et des factures a traiter pour la Direction generale avec le service des approvisionnements et les comptes payables ;
• Redige des correspondances diversifiees de nature complexe a tres complexe : lettres et memos a partir d'idees, procedures, processus de travail, etc. ;
• Fait la mise en page de divers documents (rapports, tableaux, presentations, formulaires, etc.) ;
• Assure les commandes dans GRM et dans le systeme HAMSTER pour la Direction generale ;
• Approuve les releves de presence sous la responsabilite de la Direction generale ;
• Assure les requates de nature informatiques et materielles pour la Direction generale ;
• Assure le suivi de la messagerie ;
• Soutient la tenue d'evenements (visites ministerielles, delegation internationale ou autres) en collaboration avec les directions partenaires ;
• Assure la coordination de l'assemblee generale annuelle de la Corporation du CHU Sainte-Justine et le suivi de la cotisation annuelle ;
• Travaille en etroite synergie avec l'equipe administrative de la Direction generale sur des dossiers communs et des processus de travail ;
• Agit comme releve pour des taches urgentes aupres de l'equipe administrative de la Direction generale ;
• Soutien ses collegues dans l'exercice de leur fonction en periode plus achalandee ;
• Soutien de faaon ponctuelle d'autres membres de la direction generale dans l'exercice de leur fonction;
• Effectue toute autre tache requise par le superieur immediat.

Exigences :

LES EXIGENCES ET COMPa?TENCES Ga?Na?RALES REQUISES :
Exigences :

• Formation : Detenir un diplame d'etudes collegiales (DEC)
• Experience de travail : Posseder au moins 3 a 5 annees d'experience dans une fonction similaire de haute direction.

• Avoir une excellente maatrise du franaais tant a l'oral qu'a l'ecrit ;
• Avoir une excellente connaissance des regles de redaction de lettres et de structuration de textes ;
• Capacite a A"uvrer dans un milieu complexe et dynamique ;

Competences generales requises :

• Capacite d'organiser et de coordonner diverses activites ;
• Faire preuve d'autonomie, de jugement et d'une grande proactivite ;
• Polyvalence et sens de l'organisation developpe ;
• Faire preuve d'initiative et de leadership ;
• Avoir un bon esprit de collaboration et atre habile dans les relations interpersonnelles ;
• Faire preuve de discretion ;
• Capacite a gerer les dossiers selon les priorites tout en respect les echeanciers donnes ;
• Excellente capacite a gerer le stress ;
• Capacite d'adaptation aux changements ;
• Rapidite d'execution ;
• Rigueur du travail ;

Logiciels pertinents utilises dans le cadre du travail :

• Suite Microsoft Office 0365
• Adobe Acrobat

CONDITIONS D'EMPLOI
Poste permanent a temps complet de 35 heures par semaine.
Possibilite d'horaire en flexitravail en concertation avec l'equipe et le gestionnaire.

Remarques :

Le genre masculin est utilise sans discrimination et dans le seul but d'alleger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'acces a l'egalite en emploi et invite les femmes, les membres des minorites visibles et des minorites ethniques, les personnes handicapees et les Autochtones a poser leur candidature. Nous vous serions gre de nous faire part de tout handicap qui necessiterait un amenagement technique et physique adapte a votre situation lors du processus de selection. Soyez assure que nous traiterons cette information avec confidentialite.

Autres avantages :

Lorsque vous travaillez au CHU Sainte-Justine, vous faites partie d'une grande famille dediee au bien-atre des meres et des enfants. Voici d'autres avantages dont vous beneficierez :

Des etablissements facilement accessibles :
- Station de metro, lignes d'autobus et grands axes routiers a proximite
- Programme de covoiturage avec stationnement
- Abri a velos securise

Des services sur place pour vous simplifier la vie :
- Centre de la petite enfance Sainte-Justine
- Nettoyeur et service de couture
- Activites sportives
- Service alimentaire qui encourage l'agriculture biologique et locale
- Livraison de paniers de legumes biologiques

Des privileges pour divers services et activites :
- Rendez-vous sur notre site Internet pour decouvrir les offres de notre Programme avantages :
https://www.chusj.org/fr/Emplois-benevolat/Milieu