Job Description

Le Centre hospitalier universitaire (CHU) Sainte-Justine est \xc3\xa0 la recherche de la perle rare pour compl\xc3\xa9ter l\'\xc3\xa9quipe administrative de la Direction des soins infirmiers (DSI) !

L\'assistant administratif \xc3\xa0 la direction des soins infirmiers (DSI) est un(e) collaborateur de premier plan qui, de concert avec ses coll\xc3\xa8gues, contribue activement au succ\xc3\xa8s de la direction des soins infirmiers. Relevant de la directrice des soins infirmiers, en collaboration avec la directrice adjointe des soins infirmiers - volet op\xc3\xa9rationnel (DSI-OP), il/elle soutient ces derni\xc3\xa8res dans leurs divers mandats tout en veillant \xc3\xa0 la gestion de leur agenda et de leur bo\xc3\xaete courriel. Il/elle collabore avec l\'\xc3\xa9quipe de la direction g\xc3\xa9n\xc3\xa9rale, ainsi qu\'avec l\'ensemble des directions du CHU Sainte-Justine. Les principales responsabilit\xc3\xa9s d\xc3\xa9volues \xc3\xa0 l\'assistant administratif sont :

• Assiste la directrice et la directrice adjointe dans ses fonctions administratives ;
• Assure la coordination et la gestion des courriels et du calendrier pour la directrice et la directrice-adjointe ;
• Organise et assure le soutien de diverses rencontres et comit\xc3\xa9s de gouvernance ;
• Assure le suivi des diff\xc3\xa9rents mandats et comit\xc3\xa9s sous la gouvernance de la direction g\xc3\xa9n\xc3\xa9rale ;
• Soutient la reddition de comptes minist\xc3\xa9rielle et certains programmes en \xc3\xa9troite collaboration avec l\'\xc3\xa9quipe d\'assistantes administratives de toutes les directions;
• Soutient la compilation statistiques d\'indicateurs en r\xc3\xa9ponse aux besoins de son secteur ;
• Pr\xc3\xa9pare l\'ordre du jour et r\xc3\xa9dige le compte-rendu de rencontres internes et de table r\xc3\xa9gionales ;
• Assure la coordination technique de diverses rencontres (r\xc3\xa9servation et pr\xc3\xa9paration de salles, mat\xc3\xa9riel audio-visuel, etc.) ;
• R\xc3\xa9dige des correspondances diversifi\xc3\xa9es de nature complexe \xc3\xa0 tr\xc3\xa8s complexe : lettres et m\xc3\xa9mos \xc3\xa0 partir d\'id\xc3\xa9es, proc\xc3\xa9dures, processus de travail, etc. ;
• Fait la mise en page de divers documents (rapports, tableaux, pr\xc3\xa9sentations, formulaires, etc.) ;
• Assure le suivi des acc\xc3\xa8s aux diff\xc3\xa9rents syst\xc3\xa8mes pour les gestionnaires de la DSI-OP;
• Assure la gestion des relev\xc3\xa9s de pr\xc3\xa9sence et du calendrier de vacances sous la responsabilit\xc3\xa9 de la DSI-OP ;
• Assure les requ\xc3\xaates de nature informatiques et mat\xc3\xa9rielles pour la DSI-OP;
• Assure la mise en place et le suivi du cycle de gestion de la DSI-OP ;
• Assure le suivi des contrats et des factures \xc3\xa0 traiter pour la Direction des soins infirmiers avec le service des approvisionnements et les comptes payables ;
• \xc3\x89tablit des priorit\xc3\xa9s avec pleine autonomie, planification des t\xc3\xa2ches, maximisation des r\xc3\xa9sultats, respect des \xc3\xa9ch\xc3\xa9anciers pour plusieurs projets simultan\xc3\xa9es et suivi des r\xc3\xa9alisations ;
• \xc3\x89labore et adapte des proc\xc3\xa9dures de travail et des outils de gestion ;
• Assure le suivi de la messagerie ;
• Travaille en \xc3\xa9troite synergie avec l\'assistance administrative de la direction des soins infirmiers - volet pratique professionnelle (DSI-PP) sur des dossiers communs et des processus de travail ;
• Agit comme rel\xc3\xa8ve pour des t\xc3\xa2ches urgentes aupr\xc3\xa8s de l\'\xc3\xa9quipe administrative de la DSI-PP ;
• Soutient ses coll\xc3\xa8gues dans l\'exercice de leur fonction en p\xc3\xa9riode plus achaland\xc3\xa9e ;
• Soutient de fa\xc3\xa7on ponctuelle d\'autres membres de l\'\xc3\xa9quipe de la direction des soins infirmiers dans l\'exercice de leur fonction ;
• Effectue toute autre t\xc3\xa2che requise par le sup\xc3\xa9rieur imm\xc3\xa9diat.

Exigences :

Votre profil et exp\xc3\xa9rience

• D\xc3\xa9tenir un dipl\xc3\xb4me d\'\xc3\xa9tudes coll\xc3\xa9giales (DEC) en administration g\xc3\xa9n\xc3\xa9rale, en techniques de comptabilit\xc3\xa9 et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline coll\xc3\xa9giale appropri\xc3\xa9e d\'une \xc3\xa9cole reconnue par le minist\xc3\xa8re comp\xc3\xa9tent ou un dipl\xc3\xb4me d\'\xc3\xa9tudes coll\xc3\xa9giales (DEC) combin\xc3\xa9 \xc3\xa0 un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d\'\xc3\xa9tudes coll\xc3\xa9giales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combin\xc3\xa9e \xc3\xa0 de l\'exp\xc3\xa9rience pertinente au domaine vis\xc3\xa9.
• Poss\xc3\xa9der au moins 3 \xc3\xa0 5 ans d\'exp\xc3\xa9rience dans une fonction similaire de haute direction ;
• Avoir une excellente ma\xc3\xaetrise du fran\xc3\xa7ais tant \xc3\xa0 l\'oral qu\'\xc3\xa0 l\'\xc3\xa9crit
• Poss\xc3\xa9der une excellente ma\xc3\xaetrise de la suite Microsoft Office et des outils de collaboration num\xc3\xa9rique ;
• Avoir une excellente connaissance des r\xc3\xa8gles de r\xc3\xa9daction de lettres, structuration de textes, ordre du jour et proc\xc3\xa8s-verbaux ;
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 \xc5\x93uvrer dans un milieu complexe ;
• Une exp\xc3\xa9rience de coordination/soutien administratif au sein d\'un Conseil d\'administration sera consid\xc3\xa9r\xc3\xa9e comme un atout.

Comp\xc3\xa9tences recherch\xc3\xa9es

• Faire preuve d\'autonomie, de jugement et d\'une grande proactivit\xc3\xa9 ;
• Polyvalence et sens de l\'organisation d\xc3\xa9velopp\xc3\xa9 ;
• Capacit\xc3\xa9 d\'organiser et de coordonner diverses activit\xc3\xa9s ;
• Faire preuve d\'initiative et de leadership ;
• Avoir un bon esprit de collaboration et \xc3\xaatre habile dans les relations interpersonnelles ;
• Faire preuve de discr\xc3\xa9tion ;
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 g\xc3\xa9rer les dossiers selon

Notre offre

• Poste permanent;
• Temps complet;
• Le salaire sera d\xc3\xa9termin\xc3\xa9 en fonction de la scolarit\xc3\xa9 et des exp\xc3\xa9riences de travail du candidat, soit selon un salaire annuel variant entre 44 214,72 $ et 59 026.02 $.

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu\'avec celles retenues pour une entrevue.

Le genre masculin est utilis\xc3\xa9 sans discrimination et dans le seul but d\'all\xc3\xa9ger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d\'acc\xc3\xa8s \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9galit\xc3\xa9 en emploi et invite les femmes, les membres des minorit\xc3\xa9s visibles et des minorit\xc3\xa9s ethniques, les personnes handicap\xc3\xa9es et les Autochtones \xc3\xa0 poser leur candidature. Nous vous serions gr\xc3\xa9 de nous faire part de tout handicap qui n\xc3\xa9cessiterait un am\xc3\xa9nagement technique et physique adapt\xc3\xa9 \xc3\xa0 votre situation lors du processus de s\xc3\xa9lection. Soyez assur\xc3\xa9 que nous traiterons cette information avec confidentialit\xc3\xa9.

Autres avantages :

Voici certains avantages dont vous b\xc3\xa9n\xc3\xa9ficierez en faisant partie de notre communaut\xc3\xa9 :

Des \xc3\xa9tablissements facilement accessibles

• Station de m\xc3\xa9tro, lignes d\'autobus et grands axes routiers \xc3\xa0 proximit\xc3\xa9
• Programme de covoiturage avec stationnement
• Abri \xc3\xa0 v\xc3\xa9los s\xc3\xa9curis\xc3\xa9

Des avantages collectifs concurrentiels

• R\xc3\xa9gime de retraite \xc3\xa0 prestations d\xc3\xa9termin\xc3\xa9es (RREGOP)
• Assurances collectives pour vous et votre famille incluant l\'incapacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 long terme et une assurance-vie additionnelle
• Programme d\'aide aux employ\xc3\xa9s et \xc3\xa0 leur famille

Une conciliation travail et vie personnelle

• Plan de vacances avantageux (20 jours de vacances par ann\xc3\xa9e; 13 jours f\xc3\xa9ri\xc3\xa9s; 9,6 jours de maladie par ann\xc3\xa9e)

Des services sur place pour vous simplifier la vie

• Centre de la petite enfance Sainte-Justine
• Nettoyeur et service de couture
• Activit\xc3\xa9s sportives
• Service alimentaire qui encourage l\'agriculture biologique et locale
• Livraison de paniers de l\xc3\xa9gumes biologiques

Des privil\xc3\xa8ges pour divers services et activit\xc3\xa9s

• Rendez-vous sur notre site pour d\xc3\xa9couvrir les offres de notre Programme avantages https://www.chusj.org/fr/Emplois-benevolat/Milieu/Avantages

CHU Sainte-Justine