Job Description

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Assistant, Results Management

Group:

Legal Affairs

Reports to:

Director, Legal Affairs and Associate Director, Results Management

Location:

WADA Headquarters, Montreal, Canada

WHO WE ARE

The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA's primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.

POSITION OVERVIEW

The Assistant, Results Management works closely with the other Assistant, Results Management, and the Coordinator, Results Management.

The Assistant provides support, where required to the General Counsel, the Associate Director, Results Management, and the Results Management Unit on any administrative or results management-related matter.

Where required, the Assistant also provides administrative support to the Director, Legal Affairs.

MAIN CHALLENGES

Ability to independently organize and prioritize work, and to liaise with internal and external stakeholders as needed; Manage of volume of diverse and complex tasks within a short timeframe.

KEY RESPONSIBILITIES

Provides administrative support to the General Counsel as required; Supports the Results Management Unit in implementing the Results Management database (RMC), in particular by entering data on this platform, controlling the quality of these data and compiling statistics upon request; Assists the other Assistant - Results Management, Coordinator - Results Management, and Results Management Unit with various administrative tasks (proofreading, editing and formatting of documents, letters and reports, creating PowerPoint presentations, Excel spreadsheets or other material); Manages departmental Inbox, flags/forwards queries to relevant team member(s); Files correspondence, manage and organize records and files; Ensures Data Entry and upload documents to the Results Management database; Performs data searches, verifies data through source documents and prepares relevant reports as needed; Coordinates travel arrangements with WADA Travel desk; Contributes to other initiatives, as required.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

Legal Assistant Diploma, Certification or equivalent; A minimum of three (3) years' experience in relevant role required; Proficiency in Microsoft Office Suite, advanced skills in PowerPoint, Excel and Word required; Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language; additional languages would be an asset; High level of discretion and confidentiality; Very precise and detail-oriented with strong organization and interpersonal skills; Ability to work with minimal supervision and work under tight deadline; Periodic work in the evening or on weekends; Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport; Aligned with WADA core values: Integrity, Openness and Excellence.

WHAT WE OFFER

Competitive Benefits Package.

Vision:

WADA's vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.

Mission:

WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.

About us:

WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of December 2024, the Agency employs approximately 180 employees and is represented by 56 nationalities. We value the diversity of our employees - current and future - that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.

The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.

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Assistant, Gestion des resultats

Groupe:

Affaires juridiques

Superieur:

Directeur, Affaires juridiques et le Directeur associe, Gestion des resultats

Lieu:

Le Bureau principal de l'AMA, Montreal, Canada

QUI SOMMES-NOUS

L'Agence mondiale antidopage (AMA) a ete creee en 1999 en tant qu'agence internationale independante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. En tant que regulateur de la lutte antidopage dans le monde, le role principal de l'AMA est de developper, d'harmoniser et de coordonner les regles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activites comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l'education; les renseignements et enquetes ; le developpement des capacites antidopage ; et la supervision de la conformite au Programme mondial antidopage.

APERCU DU POSTE

L'assistant, gestion des resultats travaille en etroite collaboration avec l'autre assistant, gestion des resultats et le coordonnateur, gestion des resultats.

L'assistant apporte un soutien, si necessaire, au conseiller juridique general, au directeur associe, gestion des resultats, et a l'unite de gestion des resultats pour toute question administrative ou liee a la gestion des resultats.

Le cas echeant, l'assistant fournit egalement un soutien administratif au directeur, affaires juridiques.

PRINCIPAUX DEFIS

Capacite a organiser et hierarchiser de maniere autonome le travail, et a assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes selon les besoins; Gerer un volume important de taches diverses et complexes dans un delai court..

LES RESPONSABILITES CLES

Fournit un soutien administratif au conseiller juridique general, au besoin; Soutient l'unite de gestion des resultats dans la mise en oeuvre de la base de donnees de gestion des resultats (RMC), notamment en saisissant les donnees sur cette plateforme, en controlant la qualite de ces donnees et en etablissant des statistiques sur demande; Assiste l'autre assistant - Gestion des resultats , le coordinateur - Gestion des resultats et l'unite Gestion des resultats dans diverses taches administratives (relecture, revision et mise en forme de documents, lettres et rapports, creation de presentations PowerPoint, de tableaux Excel ou d'autres supports); Gere la boite de courriels du departement, signale/transmet les demandes aux membres concernes de l'equipe; Classement de la correspondance, gestion et organisation des dossiers et des fichiers; Assure la saisie des donnees et le telechargement des documents dans la base de donnees de gestion des resultats; Effectue des recherches de donnees, verifie les donnees a l'aide des documents sources et prepare les rapports pertinents selon les besoins; Coordonne les preparatifs de voyage avec l'equipe des voyages de l'AMA; Contribue a d'autres initiatives, au besoin.

LES QUALIFICATIONS ET LES COMPETENCES

Diplome d'assistant juridique, certification ou equivalent; Au moins trois (3) ans d'experience dans un role pertinent requis; Maitrise de la suite Microsoft Office, competences avancees en PowerPoint, Excel et Word requises; Excellentes competences orales et ecrites dans l'une des deux langues officielles de l'AMA (anglais/francais) et tres bonne maitrise de l'autre langue officielle ; des langues supplementaires seraient un atout; Haut niveau de discretion et de confidentialite; Tres precis et soucieux du detail, dote d'un sens aigu de l'organisation et d'excellentes competences interpersonnelles; Capacite a travailler avec un minimum de surveillance et a respecter des delais serres; Travail periodique prevu le soir et/ou la fin de semaine; Correspond a la culture et aux valeurs organisationnelles (p.ex., travail d'equipe, esprit d'equipe et amour du sport); Aligne sur les valeurs fondamentales de l'AMA : integrite, ouverture et excellence.

CE QUE NOUS OFFRONS

Ensemble d'avantages sociaux competitifs.

Vision:

La vision de l'AMA est un monde ou tous les sportifs peuvent participent a des competitions dans un environnement sans dopage.

Mission:

La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.

A propos de nous:

Le bureau principal de L'AMA est situe a Montreal, au Canada, et ses bureaux regionaux sont situes au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du president a Varsovie, Pologne. En decembre 2024, l'Agence emploie environ 180 employes et est representee par 56 nationalites. Nous apprecions la diversite de nos employes - actuels et futurs - qui, en tant qu'equipe mondiale, s'efforcent chaque jour de proteger les droits des sportifs propres dans le monde entier.

Le masculin est utilise dans nos communications dans le seul but d'alleger le texte et il designe tous les genres. L'AMA croit au succes d'une organisation inclusive qui valorise la diversite au sein de son equipe. Tous les candidats qualifies seront pris en consideration pour ce poste de maniere equitable. L'AMA tient a remercier tous les candidats qui ont manifeste leur interet en postulant pour un poste. Toutefois, apres un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactes.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $60,000.00-$65,000.00 per year

Experience:

MS Office (Advanced): 2 years (required) Administrative Assistant: 3 years (required)
Language:

English (required) French (required)
Work Location: Hybrid remote in Montreal, QC