Job Description

Looking to apply your organizational and leadership skills in one of Montreal's iconic health centres?

Vic Studios is Montreal's one-stop shop for everything fitness - from our training floor with stunning views of Mount Royal to our world-class studios offering classes from reformer Pilates to spin to functional circuits to hot yoga.

The Health Club Assistant Manager plays a critical role in supporting the General Manager in the daily operations of the club. This position focuses on leading the reception/front desk team, ensuring outstanding customer service, maintaining operational standards to ensure smooth class flows and functionality of the space, overseeing facility maintenance compliance, and tracking performance through structured reports and checklists to ensure a remarkable client experience.

Key Responsibilities include:

Reception Team Leadership

Supervise, train, and schedule our reception/front desk staff to ensure consistent, friendly, and professional service Implement and monitor customer service standards, ensuring all members and guests have a positive first impression and receive consistent customer care Coach and support the team in handling member inquiries, complaints, and check-in procedures Conduct regular team meetings to reinforce priorities and provide updates Support and supplement the reception when needed

Facility Maintenance and Customer Experience

Oversee daily club walk-throughs and ensure cleanliness, safety, and functionality of all facilities to ensure an optimal client experience Develop and enforce maintenance and operations checklists to ensure general facility upkeep and a seamless class flow and client experience. Must be able to handle gym equipment and weights Coordinate with vendors, contractors, and service providers to resolve maintenance issues quickly Provide tours and follow up with new prospects to ensure they receive a tailored plan for their fitness needs Ensure compliance of the studios health, safety and security policies

Administrative Support & KPI's tracking

Assist the General Manager with daily, weekly, and monthly administrative tasks including tracking of staff payroll hours, class scheduling, instructor replacements, studio booking requests and inventory management Manage membership and billing services for accuracy, including renewals, cancelations, refund requests and late payments follow up Track and report on KPIs such as membership sales, class attendance, retention rates, and customer satisfaction

Operational Excellence

Motivate staff and foster a positive workplace culture Partner with other department leads (fitness, marketing, sales and maintenance) to ensure seamless club operations and communication Assist with special events, promotions, and member engagement initiatives Continuously seek improvements in processes and workflows to improve member engagement and satisfaction Act as the primary point of contact in the General Manager's absence

Qualifications

3+ years of supervisory or assistant management experience, ideally in a health club, hospitality, or retail-focused environment. Strong leadership, coaching, and team management skills with experience managing a team of 8-10 staff. Flexible schedule including evenings, weekends, and holidays as needed. Strong customer service and problem-solving mindset. Excellent organizational and multitasking abilities with attention to detail and ability to think on their feet Result-driven with a growth mindset, a proactive and positive attitude. Proficient in Excel and point of sales systems. Fluent in English and French Full time onsite position

Benefits

Base salary and bonus structure

Complimentary health club membership and access to classes

Health insurance options

Fun community and a dynamic work environment

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Vous souhaitez mettre a profit vos competences en matiere d'organisation et de leadership dans l'un des centres de sante emblematiques de Montreal ?

Vic Studios est le guichet unique de Montreal pour tout ce qui concerne le conditionnement physique - de notre salle d'entrainement avec vue imprenable sur le Mont-Royal a nos studios de classe mondiale qui offrent des cours de Pilates reformer, de spinning, de circuits fonctionnels et de yoga chaud.

Le/la directeur(trice) adjoint(e) du club de sante joue un role essentiel en soutenant le ou la directeur(trice) general(e) dans le fonctionnement quotidien du club. Ce poste consiste a encadrer l'equipe de reception, a assurer un service a la clientele exceptionnel, a maintenir les normes operationnelles pour assurer la fluidite des cours et la fonctionnalite de l'espace, a veiller a la conformite de l'entretien des installations et a suivre les performances grace a des rapports et des listes de controle structures afin de garantir une experience client exceptionnelle.

Les principales responsabilites sont les suivantes

Direction de l'equipe d'accueil

Superviser, former et planifier le travail du personnel d'accueil/de reception afin de garantir un service coherent, convivial et professionnel Mettre en oeuvre et controler les normes de service a la clientele, en veillant a ce que tous les membres et invites aient une premiere impression positive et beneficient d'un service a la clientele coherent Encadrer et soutenir l'equipe dans le traitement des demandes des membres, des plaintes et des procedures d'enregistrement Organiser regulierement des reunions d'equipe afin de renforcer les priorites et de fournir des informations actualisees Soutenir et completer le travail de la reception si necessaire

Entretien des installations et experience client

Superviser les visites quotidiennes du club et veiller a la proprete, a la securite et au bon fonctionnement de toutes les installations afin de garantir une experience client optimale. Elaborer et appliquer des listes de controle pour l'entretien et le fonctionnement afin d'assurer l'entretien general des installations, le bon deroulement des cours et une experience client optimale. Doit etre capable de manipuler les equipements de gym et les poids Coordonner avec les fournisseurs, les entrepreneurs et les prestataires de services afin de resoudre rapidement les problemes d'entretien Organiser des visites et assurer le suivi des nouveaux prospects afin de s'assurer qu'ils beneficient d'un programme adapte a leurs besoins en matiere de remise en forme Veiller au respect des politiques de sante, de surete et de securite des studios

Soutien administratif et suivi des indicateurs cles de performance

Assister le directeur general dans les taches administratives quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles, notamment le suivi des heures de travail du personnel, la programmation des cours, le remplacement des instructeurs, les demandes de reservation de studio et la gestion des stocks. Gerer les services d'adhesion et de facturation avec precision, y compris les renouvellements, les annulations, les demandes de remboursement et le suivi des retards de paiement. Suivre et rendre compte des indicateurs cles de performance tels que les ventes d'adhesions, la frequentation des cours, les taux de fidelisation et la satisfaction des clients.

Excellence operationnelle

Motiver le personnel et favoriser une culture d'entreprise positive. Collaborer avec les autres responsables de departement (fitness, marketing, ventes et maintenance) pour assurer le bon fonctionnement du club et une communication fluide Aider a l'organisation d'evenements speciaux, de promotions et d'initiatives visant a renforcer l'engagement des membres Rechercher en permanence des ameliorations dans les processus et les flux de travail afin d'ameliorer l'engagement et la satisfaction des membres Servir de point de contact principal en l'absence du directeur general

Qualifications

Au moins 3 ans d'experience en supervision ou en assistance a la gestion, de preference dans un club de remise en forme, un etablissement hotelier ou un environnement axe sur la vente au detail. Solides competences en matiere de leadership, de coaching et de gestion d'equipe, avec une experience dans la gestion d'une equipe de 8 a 10 personnes. Horaires flexibles, y compris le soir, le week-end et les jours feries, selon les besoins. Solide sens du service a la clientele et esprit de resolution des problemes. Excellentes capacites d'organisation et de multitache, souci du detail et capacite a reflechir rapidement Solides competences interpersonnelles et communicationnelles. Oriente vers les resultats, avec un etat d'esprit axe sur la croissance, une attitude proactive et positive. Maitrise d'Excel, des logiciels de gestion et des systemes de point de vente. Maitrise de l'anglais et du francais Poste a temps plein sur site

Avantages

Salaire de base et systeme de primes

Abonnement gratuit a un club de remise en forme et acces aux cours

Options d'assurance maladie

Communaute agreable et environnement de travail dynamique

Job Type: Full-time

Pay: $60,000.00-$72,000.00 per year

Benefits:

On-site gym Paid time off Wellness program
Education:

Bachelor's Degree (preferred)
Work Location: In person