Job Description

Annual Salary:

$81,119.46 - $98,707.18

Employment Status:

Indeterminate Full-time position

Language Requirement:

Bilingual (CBC) (definition)

Schedule:

37.50 hours per week (Monday to Friday)

Work Environment:

Hybrid (4 days on-site and 1 day off-site per week)

Competition Closing Date:

October 23, 2025

SUMMARY OF DUTIES

Central to Ingenium's mandate, the Archivist is responsible for the development and management of Ingenium's archival collections within the national collection. The position includes a wide range of archival activities including those related to collections development, description, storage, access, dissemination, preservation, and research. It also involves serving as the ambassador for the archival program and its collections in a variety of contexts. The position reports to the Director, Knowledge and Information Management and supervises staff, volunteers, fellows, and students working as part of the archives team.

EDUCATION

Master's degree from a recognized university with a specialization in archival studies (preferred) or a specialization in information science, library science, information management (e.g. Master of Archival Studies, Master of Information, Master of Information Studies, Master of Library and Information Science, etc.)

EXPERIENCE

Experience managing archival program including activities related to collection development, arrangement, digitization, access, reference, reproduction, preservation, and research Experience with describing archival collections (specifically preparing and publishing authority records, descriptive records, and item-level descriptions that respect professional standards of archival description) Experience with planning and project management in an archives or similar environment Experience disseminating information about archives in a variety of formats (for example articles, presentations, reports, social media posts, etc.) to a variety of audiences Experience managing staff, volunteers, students, and research fellows

KNOWLEDGE

Knowledge of descriptive standards including the Rules for Archival Description and the Canadian Archival Accession Information Standard as well as national and international trends in descriptive practices. Knowledge of theories and principles of archival science (e.g. respect des fonds [provenance, original order]) Knowledge of the networks of archival institutions in Canada (to improve research and reference activities as well as avoid competitive or duplicative acquisitions that result in fractured archival record) Knowledge of trends in historiography and historical research (in order to provide guidance during research activities) Knowledge of metadata standards, schemas, controlled vocabularies, and ontologies to ensure interoperability and continuity in cataloguing and digital preservation (e.g. Canadian Subject Headings, Dublin Core, Preservation Metadata Implementation Strategies [PREMIS], Metadata Encoding and Transmission Standard [METS], Metadata object Description Schema [MODS], Encoded Archival Description [EAD] XML schema, etc.) Knowledge of systems used for archival descriptions, cataloguing, storing, and providing access (e.g. Archeion) Knowledge of conservation and preservation practices in an archives or similar setting (e.g. library, museum, etc.) Knowledge of systems used for library and artifact cataloguing (e.g. eMU, online public access catalogues [OPACs]) Knowledge and understanding of judicial context of archives in Canada (including the application of legislation related to archives such as copyright, privacy, etc.) Knowledge of ethics related to archival science (e.g. privacy, etc.) Knowledge of trends and broader initiatives related to archives Knowledge of Government of Canada's heritage mandate as well as organizational strategies, policy instruments, and procedures

COMPETENCIES

Ability to prioritize workloads, apply time management skills, and meet deadlines. Ability to demonstrate interpersonal skills, professionalism, and tact while working with internal and external clients including staff at all levels of the organization, subject matter experts, stakeholders, and members of the public. Ability to exercise sound judgement. Ability to apply attention to detail. Ability to plan, coordinate, execute, and report on programs and projects. Ability to communicate clearly both verbally and in writing. Ability to manage people.

Security Requirements:

Enhanced reliability

Work location:

1865 St. Laurent Blvd. Ottawa ON and 11 Aviation Pkwy Ottawa ON

Union Affiliation

: Public Service Alliance of Canada

We wish to thank all applicants for their interest and effort in applying for this position. Only candidates selected for interviews will be contacted.

Ingenium champions the values of diversity and inclusion. We encourage everyone interested in working with us to apply, including people with disabilities, Indigenous, Black and racialized individuals, as well as people from all ethnicities, cultures, sexual orientations, gender identities and gender expressions. Candidates are encouraged to self-identify as members of one or more designated employment equity groups. This is asked in a pre-screening question during the application process.

Ingenium provides accommodations to applicants during all parts of the hiring process, upon request. If contacted to proceed to the selection process, please advise us if you require any accommodation.

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ARCHIVISTE

Salaire annuel :

81 119,46 $ - 98 707,18 $

Statuts d'emploi:

Poste a duree indeterminee a temps plein

Exigences linguistiques : bilingue (CBC)

(definition)

Horaire :

37,50 heures par semaine (du lundi au vendredi)

Environnement de travail :

hybride (4 jours sur site et 1 jour hors site par semaine)

Date limite du concours :

le 23 octobre, 2025

SOMMAIRE DES FONCTIONS

Au coeur du mandat d'Ingenium, l'archiviste est responsable du developpement et de la gestion des collections d'archives d'Ingenium au sein de la collection nationale. Le poste comprend un large eventail d'activites archivistiques, notamment celles liees au developpement, a la description, au stockage, a l'acces, a la diffusion, a la preservation et a la recherche des collections. Il implique egalement de jouer le role d'ambassadeur du programme d'archivage et de ses collections dans divers contextes.Le titulaire du poste releve du directeur de la gestion des connaissances et de l'information et supervise le personnel, les benevoles, les boursiers et les etudiants qui travaillent au sein de l'equipe des archives.

EDUCATION

Maitrise d'une universite reconnue avec une specialisation en archivistique (de preference) ou une specialisation en sciences de l'information, en bibliotheconomie, en gestion de l'information (par exemple, maitrise en archivistique, maitrise en information, maitrise en sciences de l'information, maitrise en bibliotheconomie et sciences de l'information, etc.).

EXPERIENCE

Experience dans la gestion d'un programme d'archivage, y compris les activites liees au developpement, a l'organisation, a la numerisation, a l'acces, a la consultation, a la reproduction, a la preservation et a la recherche de collections Experience dans la description de collections d'archives (en particulier la preparation et la publication de notices d'autorite, de notices descriptives et de descriptions au niveau des documents respectant les normes professionnelles de description archivistique) Experience en matiere de planification et de gestion de projets dans un environnement d'archives ou similaire Experience dans la diffusion d'informations sur les archives sous divers formats (par exemple, articles, presentations, rapports, publications sur les reseaux sociaux, etc.) a divers publics Experience dans la gestion du personnel, des benevoles, des etudiants et des chercheurs.

CONNAISSANCES

Connaissance des normes descriptives, notamment les Regles pour la description archivistique et la Norme canadienne d'information sur les acquisitions archivistiques, ainsi que des tendances nationales et internationales en matiere de pratiques descriptives. Connaissance des theories et des principes de l'archivistique (p. ex. le respect des fonds [provenance, ordre original]). Connaissance des reseaux d'institutions d'archivage au Canada (afin d'ameliorer les activites de recherche et de reference et d'eviter les acquisitions concurrentielles ou redondantes qui entrainent une fragmentation des documents d'archives). Connaissance des tendances en matiere d'historiographie et de recherche historique (afin de fournir des conseils pendant les activites de recherche) Connaissance des normes relatives aux metadonnees, des schemas, des vocabulaires controles et des ontologies afin d'assurer l'interoperabilite et la continuite dans le catalogage et la preservation numerique (p. ex. vedettes-matieres canadiennes, Dublin Core, strategies de mise en oeuvre des metadonnees de preservation [PREMIS], norme d'encodage et de transmission des metadonnees [METS], schema de description des objets metadonnees [MODS], schema XML de description archivistique encodee [EAD], etc.) Connaissance des systemes utilises pour la description, le catalogage, le stockage et l'acces aux archives (par exemple, Archeion) Connaissance des pratiques de conservation et de preservation dans un centre d'archives ou un milieu similaire (p. ex. bibliotheque, musee, etc.) Connaissance des systemes utilises pour le catalogage des bibliotheques et des artefacts (p. ex. eMU, catalogues en ligne accessibles au public [OPAC]) Connaissance et comprehension du contexte judiciaire des archives au Canada (y compris l'application de la legislation relative aux archives, comme le droit d'auteur, la protection de la vie privee, etc.) Connaissance de l'ethique liee a l'archivistique (p. ex. confidentialite, etc.) Connaissance des tendances et des initiatives generales liees aux archives Connaissance du mandat du gouvernement du Canada en matiere de patrimoine ainsi que des strategies organisationnelles, des instruments politiques et des procedures

COMPETENCES

Capacite a hierarchiser les taches, a gerer son temps et a respecter les delais. Capacite a faire preuve de competences interpersonnelles, de professionnalisme et de tact dans le cadre de collaborations avec des clients internes et externes, notamment des collaborateurs a tous les niveaux de l'organisation, des experts en la matiere, des parties prenantes et des membres du public. Capacite a faire preuve de bon sens. Capacite a preter attention aux details. Capacite a planifier, coordonner, executer et rendre compte de programmes et de projets. Capacite a communiquer clairement a l'oral comme a l'ecrit. Capacite a gerer des equipes.

Exigence de securite:

Fiabilite approfondie

Lieu de travail:

1865 Blvd St. Laurent, Ottawa ON et 11 Aviation Pkwy Ottawa ON

Affiliation syndicale

: Alliance de la fonction publique du Canada

Nous remercions tous les candidats de leur interet et leurs efforts deployes dans le cadre du present processus de selection. Toutefois, nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues pour une entrevue.

Ingenium promeut les principes de la diversite et de l'inclusion et respecte les principes de la Loi canadienne sur les droits de la personne et du Code des droits de la personne de l'Ontario. Nous encourageons la candidature des membres des peuples autochtones, communautes noires et autres communautes racialisees, les personnes en situation de handicap, les femmes, ainsi que les personnes non binaires, les personnes de toutes origines ethniques, religions, orientations sexuelles, classes, identites et expressions de genre.

Les candidats sont encourages a s'auto-identifier en tant que membres d'un ou de plusieurs groupes vises par l'equite en matiere d'emploi dans les questions d'auto-identification.

Ingenium offre a l'appliquant, sur demande et pendant tout le processus d'embauche, des mesures d'adaptation. Si nous communiquons avec vous pour participer au processus de selection, veuillez nous indiquer si vous avez besoin de mesures d'adaptation.

Des formats accessibles et des soutiens a la communication sont offerts sur demande.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $81,119.46-$98,707.18 per year

Benefits:

Dental care Extended health care On-site parking Paid time off
Work Location: Hybrid remote in Ottawa, ON