Job Description

DescriptionPosition at GroupMObjectif de l'emploi :L'Analyste, Finances Clients assistera le Gestionnaire, Finances Clients dans la gestion financixc3xa8re globale du client. Il/elle travaillera directement avec les xc3xa9quipes de service client pour contrxc3xb4ler tous les aspects financiers lixc3xa9s xc3xa0 leurs clients et assurera une gestion financixc3xa8re rigoureuse. Le titulaire du poste participera aux activitxc3xa9s financixc3xa8res en soutenant l'xc3xa9quipe de service client. Ce poste relxc3xa8ve directement du Gestionnaire, Finances Clients et est responsable de garantir que tous les rapports de contrxc3xb4le budgxc3xa9taire des clients sont exacts et livrxc3xa9s conformxc3xa9ment aux contrats des clients. Il/elle sera chargxc3xa9(e) de configurer les estimations de diffusion dans MediaOcean, d'allouer les budgets d'estimation dans MediaOcean pour tous les types de mxc3xa9dias, de gxc3xa9rer un suivi budgxc3xa9taire de campagne, d'ouvrir des projets en dehors des services spxc3xa9cialisxc3xa9s, de collaborer avec les responsables clients et d'assister aux rxc3xa9unions clients si nxc3xa9cessaire.Responsabilitxc3xa9s principales :

• Assurer que les documents sont enregistrxc3xa9s et maintenus dans un suivi tout en respectant les exigences de contrxc3xb4le interne des rapports financiers et des audits externes (gestion des autorisations d'achat mxc3xa9dia signxc3xa9es par les clients).
• Gxc3xa9rer les autorisations d'achat mxc3xa9dia/suivi des campagnes et configurer les estimations de diffusion pour les clients dans MediaOcean (en veillant xc3xa0 ce que les budgets soient respectxc3xa9s).
• Configurer et maintenir tous les codes de produits.
• Rencontrer les responsables de compte pour examiner les rapports de contrxc3xb4le budgxc3xa9taire, y compris les autorisations d'achat mxc3xa9dia par rapport xc3xa0 la facturation mensuelle, pour garantir que les autorisations d'achat mxc3xa9dia ne sont pas dxc3xa9passxc3xa9es.
• Diriger le processus de facturation client en xc3xa9laborant les rapports de contrxc3xb4le budgxc3xa9taire initial et final, en faisant des recommandations sur la facturation et en collaborant avec l'xc3xa9quipe de service client pour les finaliser.
• Envoyer les instructions de facturation aux Services Financiers Partagxc3xa9s.
• Transmettre le rapport final de contrxc3xb4le budgxc3xa9taire destinxc3xa9 aux clients.
• Examiner les mxc3xa9dias non facturxc3xa9s et le rapport des travaux en cours en fin de mois, tout en minimisant les mxc3xa9dias non facturxc3xa9s et en veillant xc3xa0 ce que les xc3xa9lxc3xa9ments du rapport soient rxc3xa9glxc3xa9s.
• Effectuer des enquxc3xaates initiales sur les crxc3xa9ances clients en retard de plus de 30 jours et fournir les justificatifs nxc3xa9cessaires au gestionnaire des opxc3xa9rations pour faciliter les xc3xa9changes avec le client.
• Assister aux audits mxc3xa9dia des clients et offrir un soutien lorsque nxc3xa9cessaire.
• Participer aux rxc3xa9unions clients en fonction des besoins et xc3xa9tablir une relation ouverte avec l'xc3xa9quipe des comptes fournisseurs des clients.
• Entretenir et dxc3xa9velopper une relation de travail solide avec l'xc3xa9quipe des Services Financiers Partagxc3xa9s pour garantir le meilleur niveau de service pour l'agence et les clients.
• Assurer la conformitxc3xa9 avec les politiques et procxc3xa9dures d'audit des contrxc3xb4les financiers internes.
• Prxc3xa9parer les provisions de fin d'annxc3xa9e pour les clients.
• Prxc3xa9parer les rapports clients conformxc3xa9ment aux contrats.

Compxc3xa9tences et comportements :

• Bonnes compxc3xa9tences en communication et en relations interpersonnelles.
• Comprxc3xa9hension solide des concepts comptables et de l'analyse des xc3xa9carts.
• Capacitxc3xa9 xc3xa0 mettre en xc5x93uvre des idxc3xa9es nouvelles et uniques ; aptitude xc3xa0 gxc3xa9rer le changement.
• Grande attention aux dxc3xa9tails avec la capacitxc3xa9 de gxc3xa9rer plusieurs txc3xa2ches dans un environnement rapide avec des dxc3xa9lais stricts.
• Compxc3xa9tences organisationnelles exceptionnelles ainsi que d'excellentes compxc3xa9tences en communication verbale et xc3xa9crite.
• Auto-dxc3xa9marreur orientxc3xa9 vers les dxc3xa9tails avec de solides compxc3xa9tences organisationnelles.

Formation et expxc3xa9rience :

• Diplxc3xb4me en commerce/finance/comptabilitxc3xa9.
• Minimum d'un an d'expxc3xa9rience dans un rxc3xb4le comptable.
• Une expxc3xa9rience dans l'industrie des mxc3xa9dias ou de la publicitxc3xa9 constitue un atout.
• Connaissance avancxc3xa9e de DDS et de Microsoft Excel, y compris les tableaux croisxc3xa9s dynamiques, PowerPoint et Visio.

Purpose of Job:The Analyst, Client Finance will assist the Manager, Client Finance in the overall financial management of the client. They will work directly with the Client Service Teams controlling all financial aspects for their clients and provide overall financial stewardship. The incumbent will be involved in finances by supporting the Client Service team. This position reports directly to the Manager, Client Finance and is responsible for, ensuring all client's budget control reports are accurate and delivered according to client contracts. Setting up Broadcast estimates in MediaOcean, allocating estimate budgets in MediaOcean for all media types. Manage a Campaign Tracker Budget tracker, open jobs outside of Projects/Specialty Services. Collaborating with the client leads and attending client meetings as appropriate.Key Accountabilities:

• Ensure documents are recorded and maintained on a tracker, while meeting Internal control over financial reporting and external audit requirements (stakeholder for client signed Media Purchase Authorizations)
• Managing the Media Purchase Authorization/campaign tracker and setting up Broadcast estimates for the client in Mediaocean (ensuring budgets are maintained)
• Setting up and maintaining all product codes
• Meeting with account leads to review budget control reports, including Media Purchase Authorizations vs billings monthly to ensure Media Purchase Authorizations are not exceeded.
• Leading the client billing process by pulling the initial and final budget control report, making recommendations on billing and meeting with the Client Service Team to finalize
• Sending billing instructions to Shared Finance Services
• Sending the final client facing budget control report to the client
• Reviewing unbilled media and Work In Progress Report and providing comments at month end while minimizing the unbilled media and ensure Work In Progress Report items are cleared
• Doing initial investigation related to client receivables past due 30 days and provide any necessary back up to Operations Manager to facilitate conversation with the client
• Assisting in Client Media Audits and support where required
• Attending client meetings with client as needed and establishing and fostering an open relationship with Clients' Account Payables team
• Liaising and developing strong working relationship with Shared Finance Services team to ensure that the Agency and Clients have the highest level of customer service
• Ensuring compliance with Internal control over financial reporting Audit policies and procedures
• Preparing client year end accruals
• Prepare client reporting as per client contracts

Skills and Behaviour:

• Good communication and interpersonal skills
• Solid understanding of accounting concepts and variance analysis
• Actively seeks to implement new and unique ideas; can manage change
• Strong attention to detail with the ability to multitask while working in a fast paced, deadline driven environment
• Exceptional organizational skills as well as strong verbal and written communication skills.
• Detail orientated self-starter with strong organizational skills

Education and Experience:

• College Diploma in Business/Finance/Accounting
• Minimum 1 year working experience in Accounting role
• Experience in Media and or Advertising industry an asset
• Advanced knowledge of DDS and Microsoft Excel including pivot tables, PowerPoint and Visio

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