Job Description

Description d\'emploi

Air Canada Vacations is looking for talented people to join our exciting and continually growing team. We are looking for innovative and dedicated professionals who have a passion for travel and the desire to bring Air Canada Vacations to the next level.
SCOPE: Responsible to ensure that all payments are made in accordance with the contracts entered into by Air Canada Vacations, in a timely and accurate manner. Responsible for the calculation and analysis of all margins with respect to month end reporting. RESPONSIBILITIES

• Calculate, verify, reconcile, issue and post payments according to procedures and prescribed delays;
• Validate and ensure early booking bonus payments are made in a timely manner;
• Responsible to process credits and adjustment to subsequent payments in a timely manner;
• Audit and validate all land contracts in order to ensure accuracy of payments;
• Ensure \xe2\x80\x98\xe2\x80\x99Business Partner\xe2\x80\x99\xe2\x80\x99 payment info is accurate
• Ensure charges are correctly distributed to the general ledger
• Verify all hotel modifications, credit cards and all internal program modifications and ensure payments / credits are made accordingly
• Verify and adjust payments based on dispatch reports relating to no-shows and cxx files;
• Act as a source person for all supplier and internal related queries;
• Reconcile supplier statements to ensure payment accuracy
• Responsible for the testing of various systems;
• Make certain that all brochure contributions are recovered in a timely manner;
• Responsible to prepare and reconcile month end report for all GL codes, number of passengers and departure dates and submit any discrepancies to the accounts receivable dept.;
• Analyze all margins and ensure errors are fixed prior to month-end closing;
• Analyze payments made in previous months to ensure any errors are detected and if necessary, corrections are made and credits taken;
• Report of any discrepancies to Management information dept.
• Responsible for the completion of measurable objectives, as agreed to with the supervisor, that will allow the department to continue to improve both processes and customer service;
• Creating of files and storing of all documents;
• Performance of other tasks as assigned by immediate supervisor.

KNOWLEDGE AND SKILLS REQUIRED

• College diploma in accounting or related field
• At least two (2) years\xe2\x80\x99 experience in an Accounts Payable department or equivalent.
• Bilingual
• Excellent organisational, problem solving and prioritizing skills
• Intermediate level skills of Microsoft Excel and Word
• Travel Industry knowledge would be an asset
• Ability to work under pressure
• Ability to work in a team environment, as a contributing member to attain department goal.

.............................................................. DESCRIPTION DU POSTE : Le ou la titulaire du poste est responsable de s\xe2\x80\x99assurer que tous les paiements sont effectu\xc3\xa9s conform\xc3\xa9ment aux contrats conclus par Vacances Air Canada, en temps opportun et de mani\xc3\xa8re pr\xc3\xa9cise. Il ou elle est \xc3\xa9galement responsable du calcul et de l\xe2\x80\x99analyse de toutes les marges en ce qui concerne les rapports de fin de mois. RESPONSABILIT\xc3\x89S

• Calculer, v\xc3\xa9rifier, concilier, \xc3\xa9mettre et comptabiliser les paiements selon les proc\xc3\xa9dures et les d\xc3\xa9lais prescrits.
• V\xc3\xa9rifier et s\xe2\x80\x99assurer que les paiements des primes de r\xc3\xa9servation anticip\xc3\xa9e sont effectu\xc3\xa9s en temps opportun.
• Assurer le traitement des cr\xc3\xa9dits et l\xe2\x80\x99ajustement des paiements ult\xc3\xa9rieurs en temps opportun.
• V\xc3\xa9rifier et valider tous les contrats fonciers afin d\xe2\x80\x99assurer l\xe2\x80\x99exactitude des paiements.
• S\xe2\x80\x99assurer de l\xe2\x80\x99exactitude des informations de paiement des partenaires commerciaux.
• S\xe2\x80\x99assurer que les frais sont correctement distribu\xc3\xa9s dans le grand livre g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral.
• V\xc3\xa9rifier toutes les modifications d\xe2\x80\x99h\xc3\xb4tel, les cartes de cr\xc3\xa9dit et toutes les modifications de programmes internes et s\xe2\x80\x99assurer que les paiements et cr\xc3\xa9dits sont effectu\xc3\xa9s en cons\xc3\xa9quence.
• V\xc3\xa9rifier et ajuster les paiements en fonction des rapports de r\xc3\xa9partition relatifs aux d\xc3\xa9fections et aux fichiers cxx.
• Agir en tant que personne-ressource pour toutes les questions relatives aux fournisseurs et aux programmes internes.
• Rapprocher les relev\xc3\xa9s des fournisseurs pour assurer l\xe2\x80\x99exactitude des paiements.
• Effectuer des tests sur les diff\xc3\xa9rents syst\xc3\xa8mes.
• S\xe2\x80\x99assurer que toutes les contributions de la brochure sont r\xc3\xa9cup\xc3\xa9r\xc3\xa9es en temps voulu.
• \xc3\x8atre responsable de la pr\xc3\xa9paration et du rapprochement du rapport de fin de mois pour tous les codes GL, le nombre de passagers et les dates de d\xc3\xa9part et soumettre toute divergence au d\xc3\xa9partement des comptes recevables.
• Analyser toutes les marges et s\xe2\x80\x99assurer que les erreurs sont corrig\xc3\xa9es avant la cl\xc3\xb4ture du mois.
• Analyser les paiements effectu\xc3\xa9s au cours des mois pr\xc3\xa9c\xc3\xa9dents pour s\xe2\x80\x99assurer que toute erreur est d\xc3\xa9tect\xc3\xa9e et, si n\xc3\xa9cessaire, que des corrections sont apport\xc3\xa9es et des cr\xc3\xa9dits pris.
• Signaler toute anomalie au service de la gestion de l\xe2\x80\x99information.
• \xc3\x8atre responsable de la r\xc3\xa9alisation d\xe2\x80\x99objectifs mesurables, convenus avec le superviseur, qui permettront au d\xc3\xa9partement de continuer \xc3\xa0 am\xc3\xa9liorer les processus et le service \xc3\xa0 la client\xc3\xa8le
• Cr\xc3\xa9er des dossiers et stocker tous les documents.
• Ex\xc3\xa9cuter d\xe2\x80\x99autres t\xc3\xa2ches assign\xc3\xa9es par le superviseur imm\xc3\xa9diat.

CONNAISSANCES ET COMP\xc3\x89TENCES REQUISES

• Dipl\xc3\xb4me d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tudes coll\xc3\xa9giales en comptabilit\xc3\xa9 ou dans un domaine connexe
• Au moins deux (2) ans d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience dans un service de comptes payables ou l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quivalent
• Bilinguisme
• Excellentes comp\xc3\xa9tences en mati\xc3\xa8re d\xe2\x80\x99organisation, de r\xc3\xa9solution de probl\xc3\xa8mes et d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tablissement de priorit\xc3\xa9s
• Comp\xc3\xa9tences de niveau interm\xc3\xa9diaire en Microsoft Excel et Word
• Connaissance du secteur du voyage, un atout
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 travailler sous pression
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 travailler en \xc3\xa9quipe, en tant que membre contribuant \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99atteinte des objectifs du service