Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


N/A

Famille d'emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Student Affairs, Client Relations, Student and Campus Support

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage :

May 22, 2025

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

:

June 02, 2025

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 06

Echelle salariale :

$54,118.00 - $68,361.00
A propos des affaires etudiantes :



Le Service des affaires etudiantes est au coeur meme de l'experience etudiante a l'Universite d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs etudiants, nous les soutenons tout au long de leurs annees universitaires et nous les laissons bien prepares a des carrieres epanouissantes et a des etudes futures. Notre equipe de plus de 600 employes devoues fournit les services qui permettent aux etudiants d'etre heureux, de se sentir bien et de s'epanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons a postuler et a s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 residences et une salle a manger primee, nous organisons des evenements amusants et des activites sportives universitaires, nous gerons un programme innovant de developpement de carriere et d'apprentissage par l'experience, et bien plus encore !



Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les generations futures a atteindre leur plein potentiel dans une universite de classe mondiale. Grace a notre large eventail d'opportunites de carriere et de parcours de developpement professionnel, nous sommes certains que vous apprecierez l'experience autant que nos etudiants.

Raison d'etre du poste:

Effectuer une variete d'activites administratives et de service a la clientele de premiere ligne, y compris la fourniture d'informations aux clients de l'universite sur les services de residence et d'hotellerie, les services hors campus et autres hebergements, afin d'assurer une experience de service a la clientele de haute qualite conforme au mandat et aux objectifs operationnels des services de logement (HS). Il s'agit notamment de transmettre les demandes d'information aux secteurs appropries, de maintenir la communication avec les etudiants et les autres parties prenantes, d'articuler les informations concernant les politiques et les lignes directrices du HS, et de controler et de mettre a jour les documents, les informations et les dossiers.

A propos du poste :

Ce poste fait partie d'un service fonctionnant 24h/24 et 7j/7. Les horaires de travail habituels sont de 8h00 a 16h00 (jour), de 16h00 a minuit (soiree) et de minuit a 8h00 (nuit), et consistent en 5 jours consecutifs (y compris samedi et dimanche).


Le personnel est embauche selon un horaire base sur les besoins operationnels au moment de l'embauche, mais cet horaire peut etre modifie en fonction des besoins changeants. Lorsque de nouveaux horaires deviennent disponibles, ils sont proposes a l'equipe en fonction de l'anciennete.

L'horaire pour ce poste sera de minuit a 8h00 (quart de nuit) et consistera en 5 jours consecutifs incluant le samedi et le dimanche.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

En tant que contact de premiere ligne pour les etudiants residents et les clients de l'hotel, le titulaire du poste assure un niveau eleve de service a la clientele en fournissant des informations rapides et precises en personne, par telephone ou par courrier electronique, en repondant directement aux demandes ou en les transmettant au service ou a l'individu approprie. Il fournit une assistance et un soutien aux etudiants et aux invites en ce qui concerne les questions d'hebergement, telles que le remplacement des cles perdues, les plaintes concernant le bruit, le non-fonctionnement des equipements et la proprete des chambres, et assure une resolution rapide des problemes conformement a l'objectif de HS de fournir un service a la clientele exceptionnel. Le cas echeant, le titulaire du poste coordonnera ses efforts avec les services d'entretien et les installations afin de contribuer a la resolution des problemes. Complete la fonction de securite de premiere ligne en etant vigilant quant aux allees et venues des etudiants et des invites. Il surveille les cameras et signale tout probleme a la personne appropriee. Assumer les fonctions de reception pour les clients de l'hotel, en s'occupant de l'enregistrement et du depart, en aidant a retenir les bagages et en repondant a diverses demandes de renseignements. Il joue le role de concierge en fournissant des informations sur la ville et ses diverses attractions. Effectuer des taches supplementaires en fonction des besoins, par exemple fournir des informations aux etudiants residents potentiels et communiquer les decisions au responsable du logement. Maintenir et mettre a jour les dossiers et les documents relatifs au SH afin de fournir des informations et de la documentation precises et opportunes aux parties prenantes, ainsi qu'a des fins d'etablissement de rapports. Gerer les demandes d'information recues par des tiers pour des etudiants ou des employes et les transmettre a l'autorite competente. Veiller a ce que les questions, les plaintes et les interactions soient documentees avec precision sur les formulaires appropries afin que les informations puissent etre facilement accessibles et suivies. Soutenir le directeur du bureau et des congres en effectuant diverses taches administratives telles que la programmation, la redaction des proces-verbaux des reunions, la formation, la fourniture d'un soutien continu et la gestion du courrier entrant et sortant. Effectuer les fonctions quotidiennes de rapprochement et d'equilibrage des recettes hotelieres.

Ce que vous apportez :

Diplome d'etudes secondaires. Minimum d'un an d'experience pertinente dans le domaine du service a la clientele. Bilinguisme (oral et ecrit). Connaissance de la loi canadienne sur les droits de la personne et des lois et reglements applicables aux services de la vie en residence. Connaissance des principes de gestion des dossiers. La connaissance des services offerts par le service de la vie en residence et les services connexes de l'universite est un atout. Connaissance des principes de protection des personnes et des biens, ainsi que de la gestion des risques et des situations d'urgence. Experience dans l'interpretation, l'explication et l'application des reglements et des methodes. Connaissance des systemes et logiciels informatiques tels que Windows, le traitement de texte, les feuilles de calcul, les bases de donnees, le courrier electronique et l'internet. Solides competences en matiere de communication et de relations interpersonnelles, notamment patience, discretion, empathie et capacite d'ecoute. Doit etre capable d'adapter son approche en fonction du public vise. Capacite d'organisation et precision Capacite a communiquer efficacement a l'oral et a l'ecrit. Capacite a evaluer les situations de conflit afin de determiner la ligne de conduite appropriee. Capacite a travailler en equipe et sous pression. Capacite a travailler en dehors des heures normales de travail aux heures de pointe (soirs, week-ends) et a faire des heures supplementaires selon le calendrier etabli par le HS

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.