Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


N/A

Famille d'emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

IDP - Operations et Service a la clientele

Campus :

Pavillon Desmarais

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/12/11

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

(AAAA/MM/JJ):

2025/12/22

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 06

Echelle salariale :

$54,118.00 - $68,361.00
L'Institut de developpement professionnel:



L'Institut de developpement professionnel (l'IDP) de l'Universite d'Ottawa a ete etabli il y a plus de 40 ans pour offrir des occasions d'apprentissage professionnel. Chaque annee, des milliers de professionnels du secteur public et de dirigeants du secteur prive profitent d'une gamme d'activites et de programmes de perfectionnement professionnel continu offerts par l'IDP. Les formateurs experimentes de l'IDP, qui sont des experts en la matiere dans leur secteur d'activites, sont formes pour repondre aux besoins particuliers des apprenants adultes.

Raison d'etre du poste:

Sous la direction de la Coordonnatrice responsable, Operations, la ou le titulaire du poste est responsable d'assurer le service a la clientele de premiere ligne, notamment accueillir, renseigner et rediriger la communaute universitaire et les visiteurs externes. Elle ou il doit effectuer une variete de taches administratives afin de soutenir les operations de l'unite.

Veuillez noter que nous communiquerons avec les candidats selectionnes en janvier 2026.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

Agir en tant que personne-ressource pour renseigner la communaute universitaire et le grand public au sujet des biens, des services, des activites, des horaires, des taux, des reglements et des politiques du secteur. Promouvoir les services et les produits offerts par le secteur et recommander aux clients ceux qui repondent le mieux a leurs besoins ou diriger les demandes aux personnes ou service appropries. Traiter les demandes de biens ou de services (par exemple la vente de billets pour un evenement, des forfaits sportifs, des passes de stationnement, la location de chambres, etc.) et recevoir des paiements. Aider les clients a completer divers formulaires administratifs. Recevoir et examiner les plaintes au sujet des produits, des services ou des politiques, mettre les comptes a jour et assurer les suivis selon les procedures etablies. Effectuer une variete de taches administratives afin de soutenir les operations du service, telles que l'inscription des participants aux activites offertes, la saisie et la mise a jour de donnees, la redaction et la preparation de divers documents administratifs, la reservation des locaux, la gestion des calendriers des activites et des evenements offerts par le secteur et la gestion du courrier. Effectuer une variete de taches administratives afin de soutenir les operations financieres courantes, telles que la saisie de donnees, l'emission de factures, la reception de paiements, la tenue de livres, la tenue des dossiers, la verification et le rapprochement, tout en assurant la conformite aux politiques et reglements pertinents. Prendre des dispositions en vue d'un remboursement, d'un echange ou d'une annulation. Deceler les incoherences et prendre les mesures correctives appropriees pour assurer l'integrite des donnees. Proceder aux inspections periodiques et ponctuelles des installations, de l'equipement et du materiel sous sa responsabilite pour s'assurer qu'ils soient securitaires et operationnels en tout temps. Identifier les travaux de reparation ou de construction necessaires pour prevenir les accidents ou pour eviter les reparations majeures. Repondre aux questions generales concernant les politiques connexes et signaler les anomalies a son superieur. Etablir et tenir un systeme efficace de classement et de gestion des dossiers pour preserver la confidentialite des dossiers et veiller a la disponibilite de documents complets et exacts a des fins de consultation future ou de verification. Tenir des listes de controle sur les detenteurs de cle et des renseignements connexes sur la securite de l'acces pour le personnel du secteur afin d'assurer la confidentialite des dossiers.

Ce que vous apportez:

Diplome d'etudes secondaires; de preference, achevement d'une formation postsecondaire en administration et bureautique. Au moins une (2) annee d'experience manifeste dans un role semblable. Experience dans la vente Connaissance et experience des systemes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, Internet et le courriel. Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service a la clientele. Sens de la discretion et de la confidentialite. Fiabilite. Bon jugement. Bon sens de l'organisation. Capacite de travailler sous pression. Bilinguisme - francais et anglais (expression orale et ecrite).

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.