Job Description

Milieu de travail

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Relevant de la Direction des finances et de la gestion des infrastructures, le

Service de la comptabilite et de la tresorerie

est responsable des operations comptables, de la tenue des systemes comptables et de la preparation des rapports et etats financiers.

Role et responsabilites

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L'agent, l'agente d'administration (revenus)

effectue un ensemble de travaux a caractere comptable relies a la comptabilisation des revenus de HEC Montreal. Cette personne prepare les demandes de remboursement des etudiants, analyse les transactions traitees par la Zone Info et participe aux activites de son secteur : entree de donnees, perception des droits de scolarite, emission des recus d'impots, etc.

Plus specifiquement, la personne titulaire de cet emploi :


Saisit et met a jour les donnees de la fiche financiere des etudiants (facturations, paiements, penalites, mauvaises creances, remboursements, etc.) et effectue les entrees de journal appropriees, a l'aide du systeme de gestion integre.



Verifie hebdomadairement le solde des caisses de la Zone Info :



o Recoit quotidiennement la totalite des recus de paiement par carte bancaire par courrier interne;


o Concilie les soldes de caisses avec les rapports journaliers de Global Payments;


o Procede a la fermeture des tiroirs-caisses;


o Communique toutes anomalies a la Zone Info pour corrections.


Saisit les donnees relatives a l'encaissement des paiements des etudiants effectues a la Zone Info recus par cheques ou par virements bancaires.



Repond aux demandes de renseignements relevant de son champ d'activite et provenant de la Zone Info via la plate-forme Salesforce:



o Effectue l'analyse du dossier financier etudiant afin de repondre aux demandes qui lui sont formulees;


o Confirme aux etudiants les informations relatives a leur dossier dans le respect de la Loi sur l'acces aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;


o Traite les demandes de remboursement des etudiants;


o Repond aux demandes etudiantes relatives aux recus d'impot pour l'annee courante et les annees anterieures;


o Assure le service a la clientele avec la communaute etudiante pour toutes questions relevant du service de la comptabilite.


Emet hebdomadairement les remboursements aux etudiants ou aux participants de l'Ecole des dirigeants:



o Verifie les transactions de remboursement des frais de scolarite effectuees par la Zone Info, s'assure d'obtenir les pieces justificatives necessaires et au besoin, apporte les corrections appropriees;


o Procede a l'emission des cheques de remboursement et en assure l'envoi postal;


o Traite les demandes de remboursement des etudiants internationaux sur la plate-forme CIBC;


o Prepare les demandes de remboursement par depot direct ou virement international via le module de demande de paiement electronique et s'assure d'obtenir toutes les pieces justificatives requises.


Traite les demandes de remboursement relatives aux services dispenses par l'Universite de Montreal aux etudiants, dans le respect des procedures et des regles etablies.



Effectue le suivi des cheques de paiement sans provisions retournes par les institutions bancaires, des cheques de remboursement retournes ou non encaisses apres six mois, etc.



Dans le respect des pratiques et des politiques de HEC Montreal, assure, lorsque requis, les operations relatives a:



o La preparation des depots pour les banques. A cet effet, effectue les entrees de journal relatives aux lots de depots a l'aide du systeme de gestion integre, produit et verifie les rapports appropries;


o L'encaissement des cheques postdates aux dates requises;


o La mise a jour des dossiers etudiants en fonction des echanges avec l'agence de recouvrement.


S'assure que les informations entrees dans le systeme respectent les procedures et les principes d'integration etablis; veille a la conformite et a la qualite des donnees.



Documente et met a jour les politiques, les procedures, et les methodes de travail de sa section.



Procede a des tests de validation sur les calculs des droits de scolarite pour les factures, tous les trimestres, afin de s'assurer de l'exactitude des donnees.



Effectue les tests requis pour l'emission des recus d'impot, provincial et federal.



Effectue les tests requis pour toute mise a jour du systeme de gestion integree relative a son champ d'activite (nouvelle fonctionnalite, correctif, nouvelle version) et documente les tests effectues dans le systeme PeopleSoft.



Participe activement a la mise en place de nouvelles solutions permettant d'automatiser les activites de son secteur.



Soumet a son superieur tout dossier requerant une attention particuliere; effectue toute autre tache a la demande de son superieur ou necessitee par ses fonctions, permettant de maintenir ou d'ameliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherche

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Diplome d'etudes collegiales en techniques de comptabilite et gestion ou dans toute autre discipline jugee pertinente et minimum de deux annees d'experience de travail pertinente


Tres bonne connaissance de la langue francaise, parlee et ecrite


Bonne connaissance de la langue anglaise, parlee et ecrite


Bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant


Habiletes dans les relations interpersonnelles


Aptitudes a travailler en equipe


Esprit methodique, rigueur et precision dans le travail

Avantages

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23 jours de vacances annuelles apres un an de service


16 jours feries


Horaire estival: 10 vendredis d'ete


Amenagement de temps de travail: mode hybride


Programme de formation et de developpement plus genereux que le marche


Programme d'assurances collectives


Regime de retraite a prestations determinees


Acces a un service de telemedecine


HEC Montreal reconnait l'apport essentiel et necessaire des femmes, des Autochtones, des minorites visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identite sexuelle, et s'engage a garantir l'egalite des chances a tous les candidats qualifies. Des valeurs de respect, d'ouverture et d'inclusion sont communes a l'ensemble de notre communaute.



HEC Montreal applique un programme d'acces a l'egalite en emploi et invite les membres des groupes designes a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature.



L'annonce de cet emploi dans les medias externes peut se faire simultanement a l'affichage interne a l'Ecole. Les candidatures internes sont traitees en priorite, conformement a nos procedures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une reponse.



Nous vous souhaitons bon succes dans la suite de ce processus.