Job Description

PROFIL

Le/La candidat(e) retenu(e), rattache(e) au superviseur administration et soumission, sera charge(e) d'assumer un role essentiel dans l'equipe administrative. Ce poste polyvalent consiste a superviser les comptes a recevoir et d'etre la releve des differents postes administratifs, a l'aide du superviseur. Le/La candidat(e) devra utiliser le systeme ERP SageEM et Excel pour optimiser l'utilisation de la plateforme par l'entreprise grace a l'amelioration continue et a l'innovation.

Fonctions

Clientele canadienne et americain. Suivi ponctuel avec certains clients avant d'approuver les nouvelles commandes. Controler quotidiennement les depassements de credit a l'aide de rapports. Aviser l'assureur de tout changement (nom, adresse, etc.). Documenter et faire les nouvelles demandes de couvertures ainsi que valider que les couvertures en place sont adequates et valides. Documenter et faires les demandes de recherche de credit. Preparer les demandes/ rapports des passes dus de reclamations aupres de l'assureur. Preparer les lettres de collection. Ouverture des nouveaux comptes clients dans le systeme comptable. Envoyer les documents requis pour les virements bancaires. Mettre a jour les fichiers clients (limites, escomptes, termes, notes, etc.). Collecter les montants dus, incluant les prepaiements sur commandes. Analyser les ecarts de paiements, communiquer avec les clients. Envoyer les etats de compte lorsque demande/ les factures manquantes. Completer les demandes de references de credit. Coordonner et communiquer avec le departement du service a la clientele. Communiquer avec les representants au sujet des problemes relatifs a leurs clients respectifs. Rencontrer hebdomadairement et communiquer au besoin avec le CFO. Generer et transmettre les rapports mensuels de ventes aux representants, au Directeur et au V-P Ventes. Recevoir certaines reclamations de la production et preparer les ajustements. Documenter certaines plaintes et/ou reclamations et/ou non-conformites. Support a la creation des notes de credit et des factures non standards (ex. reclamation transporteur, machinerie, exposition). Responsable de l'entree et lettrage des caisses recettes dans le systeme comptable. Application des caisses recettes aux comptes clients. Verification/ Saisie des commandes. Verification des livraisons. Releve de l'equipe; telephone/ lors de vacances et absences. Comptabilisation et reconciliation des bons de fabrication de production.

Qualifications

Minimum de 5 ans d'experience dans un poste similaire (finance et administration). Bilinguisme essentiel (parle et ecrit / francais et anglais). Personne mature, confiante, autonome, dynamique, efficace, polyvalente. Personne qui possede du tact et de la diplomatie, bonne habilete de negociation. Personne qui cherche les responsabilites et qui veut se developper. Connaissances en informatique (Excel - intermediaire, Word, ERP - Sage). Superviseur immediat : Superviseur Administration et soumissions. Bureau a aire ouverte (requiert beaucoup de concentration). * Heures de travail de 8h00 a 17h00 (40 heures semaine).