Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


N/A

Famille d'emplois :

Admissions

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Affaires etudiantes, Relations avec la clientele, Services du logement et de la carte uOttawa, Service a la clientele

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/08/28

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

(AAAA/MM/JJ):

2025/09/08

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 07

Echelle salariale :

$59,038.00 - $74,574.00
A propos des affaires etudiantes :



Le Service des affaires etudiantes est au coeur meme de l'experience etudiante a l'Universite d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs etudiants, nous les soutenons tout au long de leurs annees universitaires et nous les laissons bien prepares a des carrieres epanouissantes et a des etudes futures. Notre equipe de plus de 600 employes devoues fournit les services qui permettent aux etudiants d'etre heureux, de se sentir bien et de s'epanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons a postuler et a s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 residences et une salle a manger primee, nous organisons des evenements amusants et des activites sportives universitaires, nous gerons un programme innovant de developpement de carriere et d'apprentissage par l'experience, et bien plus encore !



Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les generations futures a atteindre leur plein potentiel dans une universite de classe mondiale. Grace a notre large eventail d'opportunites de carriere et de parcours de developpement professionnel, nous sommes certains que vous apprecierez l'experience autant que nos etudiants.

Raison d'etre du poste:

La personne titulaire du poste est le point de contact initial pour les services de logement, de carte uOttawa et de la carte U-PASS. Elle fournit des services a l'ensemble de la communaute universitaire, y compris les etudiantes, le personnel, les membres du corps professoral et les visiteurs de l'Universite. Elle promeut l'experience universitaire et les services offerts, tout en evaluant les besoins et les problematiques des clientes.


Elle repond aux demandes generales d'information et accompagne les clientes dans les divers processus, tout en appliquant les politiques, reglements et procedures du secteur et de l'Universite, notamment en ce qui concerne le rechargement des cartes, la gestion des plans de repas, le soutien au processus d'attribution de logement, l'autorisation d'acces securise et les autres services pertinents offerts.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

Attribution des logements :

Determine l'admissibilite des etudiantes a une place en residence en analysant les donnees d'admission, d'inscription et de demande, et evalue les attributions de chambres en conformite avec les principes, reglements et politiques de l'Universite et du Service du logement, tout en respectant les echeanciers du calendrier d'admission et les ententes de residence. Coordonne les changements de chambre autorises ou demandes, les prolongations de sejour, l'acceptation ou la resiliation des ententes, les remplacements temporaires ou les transferts en situation de crise, afin d'assurer une experience positive et professionnelle aux etudiantes, et rassure les parents au besoin, tout en respectant la confidentialite. Evalue et repond aux besoins des etudiantes et des clientes a court terme, et recommande le type d'hebergement le plus approprie selon la provenance de la demande, la disponibilite, les besoins particuliers et le budget. Valide l'admissibilite et gere l'inscription des occupantes etudiantes temporaires (de l'Universite d'Ottawa ou d'autres etablissements), ainsi que leurs ententes d'occupation dans le systeme central de reservation. Veille au respect des conditions d'occupation et supervise le controle d'acces, en conformite avec les protocoles de securite.

Services de cartes :

Explique et/ou fait la promotion des plans de repas, de l'utilisation des cartes, des dollars flexibles / dollars de repas et des divers services lies aux cartes. Effectue le rechargement ou le reimpression des cartes (etudiantes, employees, invitees et cartes U-PASS), vend des forfaits additionnels et en explique les modalites. Gere la reception des cartes perdues, initie la communication avec les detenteurtrices pour resoudre la situation et procede a l'enregistrement et a la destruction des cartes non valides ou expirees. Distribue ou imprime les cartes de remplacement (uOttawa et U-PASS) pour les nouveaux etudiantes apres avoir verifie leur statut dans UO Campus. S'assure que les photos, signatures et pieces d'identite emises par le gouvernement sont conformes aux politiques de l'Universite etablies par le Bureau du registraire. Analyse et traite les renseignements personnels et confidentiels des etudiantes et/ou des invitees a court terme, et valide leurs donnees. Assure le suivi necessaire et signale les anomalies afin de maintenir la qualite et la confidentialite des informations recues.

Gestion des comptes et de la clientele :

Interprete, explique et applique les politiques, reglements et procedures du secteur et de l'Universite (recrutement, attribution, code de conduite, echeances financieres, ententes, remboursements et retraits) et documente l'historique afin de s'assurer que les etudiantes et les services concernes les comprennent bien. Verifie la documentation justificative fournie et effectue les changements ou prend les decisions necessaires concernant les demandes de modifications, d'exemptions, de retraits ou d'accommodements particuliers. Analyse les dossiers des etudiantes afin de preparer les documents officiels ou les informations specifiques confirmant le statut de residence. Participe aux reunions internes, evenements organises par l'Universite d'Ottawa, conferences ou autres initiatives pour promouvoir les residences du Service du logement et l'Universite. Cree et met a jour les fichiers de bases de donnees, les dossiers, compile et echange des informations avec les partenaires internes et externes, les etudiantes, les invitees et autres intervenants, pour assurer l'integrite des donnees dans les operations quotidiennes. Prepare les devis initiaux et finaux, traite les paiements anticipes et les facturations preliminaires, et gere les comptes pour assurer une gestion financiere efficace. Produit des rapports sur l'occupation pour l'identification des etudiantes et des invitees, l'acces, la securite et la planification des urgences, et pour l'integration aux systemes complementaires. Surveille et ameliore les services du secteur en produisant des rapports sur divers indicateurs de performance, et participe au developpement de nouveaux outils pour evaluer la performance entre les secteurs

Ce que vous apportez :

Connaissances en administration de bureau et en service a la clientele generalement acquises grace a une formation postsecondaire. Minimum de trois (3) ans d'experience en administration de bureau et en service a la clientele ou dans un domaine connexe. Bilinguisme (francais et anglais) requis, a l'oral comme a l'ecrit. Experience dans l'analyse, l'interpretation et l'application de politiques et procedures. Experience dans l'analyse, l'interpretation et l'application de politiques et procedures. Excellente connaissance des fonctions, produits et services offerts par les differents secteurs et services de l'Universite. Connaissance de la Loi sur l'acces a l'information et la protection de la vie privee (LAIPVP) concernant la divulgation des renseignements des etudiantes et clientes, ainsi que de la Loi canadienne sur les droits de la personne et des lois et reglements pertinents aux services de la vie en residence. Maitrise des systemes informatiques et logiciels tels que Windows, les traitements de texte, tableurs, logiciels de presentation, bases de donnees, logiciels de gestion de la clientele, courriels et Internet. Capacite a ecouter activement, faire preuve d'empathie, de reconciliation, de patience et de competences interpersonnelles. Capacite a travailler de maniere autonome et en equipe. Bonnes competences organisationnelles et souci du detail. Capacite a travailler rapidement et sous pression. Autonomie et bon jugement.

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.