Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


N/A

Famille d'emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Student Affairs, Client Relations, Student and Campus Support

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/09/22

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

(AAAA/MM/JJ):

2025/10/03

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 06

Echelle salariale :

$54,118.00 - $68,361.00
A propos des affaires etudiantes :



Le Service des affaires etudiantes est au coeur meme de l'experience etudiante a l'Universite d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs etudiants, nous les soutenons tout au long de leurs annees universitaires et nous les laissons bien prepares a des carrieres epanouissantes et a des etudes futures. Notre equipe de plus de 600 employes devoues fournit les services qui permettent aux etudiants d'etre heureux, de se sentir bien et de s'epanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons a postuler et a s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 residences et une salle a manger primee, nous organisons des evenements amusants, nous offrons de nombreuses activites recreatives et des activites sportives universitaires, nous gerons un programme innovant de developpement de carriere et d'apprentissage par l'experience, et bien plus encore !



Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les generations futures a atteindre leur plein potentiel dans une universite de classe mondiale. Grace a notre large eventail d'opportunites de carriere et de parcours de developpement professionnel, nous sommes certains que vous apprecierez l'experience autant que nos etudiants.

Raison d'etre du poste:

Effectuer une variete de taches administratives et de service a la clientele en premiere ligne, notamment la fourniture d'informations aux clients de l'universite concernant les services de residence et d'hotel, les services hors campus et d'autres types d'hebergement, afin d'assurer une experience de service a la clientele de haute qualite, conforme au mandat et aux objectifs operationnels des Services de logement (SL). Cela comprend l'orientation des demandes d'information vers les secteurs appropries, le maintien de la communication avec les etudiants et autres parties prenantes, la transmission des politiques et lignes directrices des SL, ainsi que le controle et la mise a jour des documents, informations et dossiers.

A propos du poste:

Ce poste fait partie d'un service offert 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Les horaires de travail habituels sont de :

8 h a 16 h (jour), 16 h a minuit (soir), minuit a 8 h (nuit),
et consistent en 5 jours consecutifs (incluant le samedi et le dimanche).



Le personnel est embauche selon un horaire base sur les besoins operationnels au moment de l'embauche, mais cet horaire peut etre modifie en fonction de l'evolution des besoins. Lorsque de nouveaux horaires deviennent disponibles, ils sont offerts a l'equipe selon l'anciennete.



L'horaire pour ce poste sera de minuit a 8 h (nuit) et consistera en 5 jours consecutifs incluant le samedi et le dimanche.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

En tant que point de contact en premiere ligne pour les residents etudiants et les clients de l'hotel, fournir un service a la clientele de haut niveau en assurant la transmission rapide et exacte de l'information en personne, par telephone ou par courriel, en repondant aux demandes ou en les redirigeant vers le service ou la personne appropriee. Offrir aide et soutien aux etudiants et aux invites concernant les problemes d'hebergement (cles perdues, plaintes pour bruit, equipements defectueux, proprete des chambres, etc.), et s'assurer d'une resolution rapide, en coordination avec l'equipe de l'entretien menager et des installations si necessaire, conformement a l'objectif des SL de fournir un service client exceptionnel. Soutenir les fonctions de securite de premiere ligne en surveillant les allees et venues des etudiants et des invites, en visionnant les cameras de surveillance et en signalant tout probleme a la personne appropriee. Assurer les fonctions de reception pour les clients de l'hotel : enregistrement et depart, aide pour les bagages et reponse aux diverses demandes. Agir comme concierge en fournissant des renseignements sur la ville et ses attractions. Accomplir d'autres taches ponctuelles, telles que fournir de l'information aux futurs residents etudiants et transmettre les decisions de l'agent de logement. Tenir a jour les fichiers et documents lies aux SL afin de fournir des informations precises et a jour aux parties prenantes et a des fins de rapports. Gerer les demandes d'information provenant de tiers concernant les etudiants ou les employes, en les transmettant a l'autorite appropriee. S'assurer que les problemes, plaintes et interactions sont bien documentes a l'aide des formulaires appropries afin de permettre un suivi efficace. Appuyer le/la gestionnaire, Bureau et Congres, en effectuant diverses taches administratives (planification, redaction de proces-verbaux, formation, soutien continu, gestion du courrier entrant et sortant). Effectuer la conciliation et le rapprochement quotidien des revenus lies a l'hebergement hotelier.

Ce que vous apportez :

Diplome d'etudes secondaires. Minimum d'un an d'experience pertinente en service a la clientele. Bilinguisme (oral et ecrit). Connaissance de la Loi canadienne sur les droits de la personne et des lois et reglements applicables aux services de vie en residence. Connaissance des principes de gestion des documents. Connaissance des services offerts par les SL et des autres services de l'Universite (atout). Connaissance des principes de protection des personnes et des biens, de gestion des risques et de gestion des situations d'urgence. Experience dans l'interpretation, l'explication et l'application de reglements et de procedures. Connaissance des systemes informatiques et des logiciels (Windows, traitement de texte, tableurs, bases de donnees, courriel et Internet). Excellentes competences en communication et en relations interpersonnelles, incluant patience, discretion, empathie et ecoute. Capacite a adapter son approche selon le public cible. Sens de l'organisation et rigueur. Capacite a communiquer efficacement a l'oral et a l'ecrit. Capacite a evaluer des situations de conflit et a determiner les mesures appropriees. Capacite a travailler en equipe et sous pression. Disponibilite pour travailler en dehors des heures normales (soirees, fins de semaine) et a effectuer des heures supplementaires selon les besoins des SL.

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.