Job Description

La station-service EKO recherche un(e) agent administratif(ve) hautement organise(e) et polyvalent(e) pour executer un ensemble complet de taches administratives essentielles au maintien efficace et rigoureux des operations quotidiennes. Le/la titulaire du poste agira comme point central entre la direction, les fournisseurs, les employes et les clients.

?

? Liste complete des taches:

1. Administration generale

Repondre aux appels entrants, filtrer les appels, transferer aux services concernes Lire, trier et repondre aux courriels et correspondances professionnelles Gerer le courrier entrant et sortant (lettres, colis, documents officiels) Organiser et maintenir les systemes de classement physique et numerique Mettre a jour les dossiers administratifs selon les directives internes Preparer des documents, formulaires, lettres et notes de service Assurer la gestion des fournitures de bureau (inventaire, commandes, reapprovisionnement) Planifier les rendez-vous, reunions, visites et interventions techniques
?

2. Comptabilite et gestion financiere

Effectuer l'entree de donnees dans les systemes comptables internes Effectuer la facturation quotidienne, hebdomadaire et mensuelle Verifier l'exactitude des transactions et des montants enregistres Preparer et verifier les rapports de ventes journaliers Faire les rapprochements entre les depots bancaires et les ventes Preparer les bordereaux de depot Gerer les comptes fournisseurs : reception, verification et paiement des factures Gerer les comptes clients : suivi des paiements, envois de rappels Compiler et transmettre les documents necessaires a la comptabilite externe
?

3. Gestion des inventaires

Mettre a jour les registres d'inventaire (carburants, produits, fournitures) Verifier les ecarts entre inventaires physiques et inventaires systeme Documenter les anomalies, pertes, ruptures de stock Preparer les bons de commande selon les besoins identifies Communiquer regulierement avec les fournisseurs pour les commandes Suivre l'arrivee des livraisons et verifier la conformite (quantite, etat) Tenir un registre precis des receptions de marchandises
?

4. Coordination logistique

Organiser les livraisons de carburants et produits Coordonner avec les fournisseurs, transporteurs et equipes en interne Assurer la gestion des retours de marchandises si necessaire Preparer les documents logistiques (bons de livraison, formulaires de reception)
?

5. Ressources humaines

Collecter et verifier les feuilles de temps du personnel Saisir les heures travaillees dans les systemes internes Mettre a jour les dossiers des employes (contrats, evaluations, documents) Preparer les contrats de travail et documents de conformite Participer au recrutement (affichage, tri des CV, organisation des entrevues) Participer a l'integration des nouveaux employes (documents, formations)
?

6. Rapports et conformite

Preparer les rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels Maintenir les registres de conformite aux normes (securite, hygiene, inventaires) Gerer les documents obligatoires (rapports d'incidents, rapports SST) Compiler les donnees requises pour les audits internes ou externes S'assurer du respect des procedures internes
?

7. Maintenance et support operationnel

Documenter et signaler toute anomalie technique ou panne d'equipement Assurer le suivi des demandes de maintenance Communiquer avec les techniciens ou entreprises de service Aider a la planification des interventions de reparation
?

8. Assistance a la direction

Apporter un soutien administratif complet a la direction Preparer des resumes, rapports, analyses simples Aider dans la preparation de documents pour les inspections, audits ou verifications Appliquer les directives administratives en lien avec les operations
Outils & logiciels utilises

Suite Microsoft Office : Word, Excel, Outlook Logiciels de gestion interne (POS, logiciels comptables locaux) Scanner, photocopieur, imprimante multifonction Systemes internes de gestion d'inventaire et rapports de vente
?

Competences requises

Organisation exceptionnelle Capacite de multitache Maitrise du francais oral et ecrit Connaissances informatiques de base a intermediaires Discretion, confidentialite et fiabilite
?

Type d'emploi : Temps plein

Remuneration: 22,00$ par heure

Heures prevues: 40 par semaine

Avantages:

Conges payes Stationnement sur place
Lieu du poste : En presentiel