Job Description

Description du poste :
PRINCIPALES RESPONSABILIT\xc3\x89S

Volet A. Transcription et pr\xc3\xa9paration de documents

• Transcrit diff\xc3\xa9rents documents : notes, r\xc3\xa9sum\xc3\xa9 de dossiers, rapports, lettres, protocoles, proc\xc3\xa8s-verbaux, politiques, etc.;
• Corrige et r\xc3\xa9vise certaines documents : rapports, lettres, notes, etc.;
• Num\xc3\xa9rise, achemine les rapports et autres documents aux endroits appropri\xc3\xa9s et aux personnes concern\xc3\xa9es;
• Produit et imprime divers documents : lettres, rapports, listes, tableaux, formulaires, statistiques, etc.;

Volet B. Service \xc3\xa0 la client\xc3\xa8le

• Accueille la client\xc3\xa8le, s\xe2\x80\x99informe du motif de leur visite, r\xc3\xa9pond \xc3\xa0 leurs demandes dans les limites de ses fonctions, les r\xc3\xa9f\xc3\xa8re et/ou fixe les rendez-vous, au besoin;
• R\xc3\xa9pond aux appels t\xc3\xa9l\xc3\xa9phoniques et courriels du service et selon le cas, transmets l\xe2\x80\x99information appropri\xc3\xa9e, achemine les appels ou les courriels aux personnes

concern\xc3\xa9es, transmets les messages et fait les suivis n\xc3\xa9cessaires;

• Assure un suivi rapide de toute demande, correspondance ou directive en provenance des autres directions et des partenaires internes et externes.
• Assure une logistique dans l\xe2\x80\x99accueil des nouveaux intervenants (demande d\xe2\x80\x99acc\xc3\xa8s, pr\xc3\xa9paration de documents, inscriptions \xc3\xa0 des formations, carte d\xe2\x80\x99acc\xc3\xa8s, etc.;) et des

d\xc3\xa9parts d\xe2\x80\x99intervenants.

Volet C. Assistance administrative

• Re\xc3\xa7oit le courriel du service, le d\xc3\xa9pouille, l\xe2\x80\x99estampille, le classe et/ou l\xe2\x80\x99achemine;
• Assure la gestion du courrier interne du service;
• Assure une gestion des r\xc3\xa9pertoires du service ;
• Effectue les commandes de mat\xc3\xa9riels et/ou \xc3\xa9quipements de bureau requis (GRM-WEB, Hamster) et assure le suivi des demandes;
• Tient \xc3\xa0 jour l\xe2\x80\x99inventaire des formulaires, des d\xc3\xa9pliants et des fournitures de bureau;
• S\xe2\x80\x99assure de l\xe2\x80\x99application des politiques et proc\xc3\xa9dures du service;
• Peut assurer la logistique des r\xc3\xa9unions et des autres \xc3\xa9v\xc3\xa9nements du service (utilisation de doodle, r\xc3\xa9servations de salles, d\xe2\x80\x99appareils audio-visuel, etc.);
• Applique les r\xc3\xa8gles relatives \xc3\xa0 la confidentialit\xc3\xa9, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers;
• Assure un soutien pour l\xe2\x80\x99agenda, les courriels ainsi que les dossiers du sup\xc3\xa9rieur imm\xc3\xa9diat;
• Participe \xc3\xa0 la pr\xc3\xa9paration de l\xe2\x80\x99ordre du jour des r\xc3\xa9unions d\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe et la r\xc3\xa9daction des comptes rendus.
• Assure le classement et la mise \xc3\xa0 jour des documents dans les r\xc3\xa9pertoires appropri\xc3\xa9s
• Accomplit toute autre t\xc3\xa2che connexe \xc3\xa0 la demande de son sup\xc3\xa9rieur imm\xc3\xa9diat

Exigences :

• Doit d\xc3\xa9tenir un dipl\xc3\xb4me d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tudes professionnelles (DEP) ou un DES-m\xc3\xa9tier en secr\xc3\xa9taire;

OU

• Doit d\xc3\xa9tenir un DES ou une \xc3\xa9quivalence reconnue par le MEQ avec deux (2) ann\xc3\xa9es d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience comme secr\xc3\xa9taire.

*Dipl\xc3\xb4me(s) obtenu(s) hors Canada : Nous exigeons l\'\xc3\xa9valuation comparative des \xc3\xa9tudes \xc3\xa9mise par le minist\xc3\xa8re de l\xe2\x80\x99Immigration, Francisation et Int\xc3\xa9gration au moment de postuler*

DOIT R\xc3\x89USSIR

• Test de fran\xc3\xa7ais niveau 2;
• Test de Word niveau 2;
• Test d\xe2\x80\x99Excel niveau 1;

ET

• R\xc3\xa9ussir l\xe2\x80\x99entrevue de s\xc3\xa9lection

Remarques :
En plus de votre salaire, b\xc3\xa9n\xc3\xa9ficiez d\xe2\x80\x99une gamme d\xe2\x80\x99avantages sociaux :

• cotisation au R\xc3\xa9gime de retraite des employ\xc3\xa9s du gouvernement et des organismes publics;
• r\xc3\xa9gimes d\xe2\x80\x99assurance vie, d\xe2\x80\x99assurance maladie et d\xe2\x80\x99assurance salaire;
• treize (13) jours f\xc3\xa9ri\xc3\xa9s pay\xc3\xa9s et 9,6 jours de cong\xc3\xa9 de maladie par ann\xc3\xa9e.

Et bien plus !

Le CIUSSS Centre-Sud-de-l\xe2\x80\x99\xc3\x8ele-de-Montr\xc3\xa9al souscrit \xc3\xa0 un programme d\'acc\xc3\xa8s \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9galit\xc3\xa9. Les candidatures des groupes vis\xc3\xa9s (les femmes, les minorit\xc3\xa9s visibles, les minorit\xc3\xa9s ethniques, les Autochtones et les personnes handicap\xc3\xa9es) sont encourag\xc3\xa9es. Des mesures d\'adaptation pourront \xc3\xaatre offertes, sur demande, selon la situation.

Seules les personnes retenues seront convoqu\xc3\xa9es dans le cadre d\'un processus de s\xc3\xa9lection.