Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


9

Famille d'emplois :

Administration des etudes

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Faculte des sciences sociales_Agents principaux_BEPC

Campus :

Pavillon des Sciences sociales

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage :

July 17, 2025

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

July 28, 2025

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 08

Echelle salariale :

$64,865.00 - $81,935.00
Au sujet de la Faculte des Sciences Sociales


La FSS offre, en francais et en anglais, des programmes de baccalaureat, de maitrise et de doctorat repartis dans neuf departements, ecoles et instituts. Avec ses quelque 10 000 etudiantes et etudiants, ses 260 professeurs reguliers, son vaste choix de programmes et ses centres de recherche, la Faculte des sciences sociales occupe une place privilegiee au coeur de l'Universite d'Ottawa. Les etudiants diplomes de la Faculte, encadres par des chercheurs chevronnes, menent des travaux de fine pointe dans ses nombreux programmes de maitrise et de doctorat. Avec son complement d'une centaine d'employes administratifs, la faculte est fiere d'offrir un environnement de travail collaboratif qui favorise la pensee inspiree, l'ingeniosite creative et l'excellence.

Raison d'etre du poste:

Sous la supervision de la Coordonnatrice responsable de l'administration des etudes, agir en tant que premier point de contact pour les etudiantes et etudiants en recevant et en anticipant les differentes demandes des etudiantes et des etudiants, en accusant reception de ces demandes, en y donnant suite et en assurant un service a la clientele de qualite superieure a la moyenne pour attirer, conserver et maintenir des groupes d'etudiants en nombre suffisant dans tous les programmes d'etudes. Accomplir des taches administratives, comme evaluer les demandes, formuler des recommandations, approuver certaines demandes et assurer un suivi aupres des etudiantes et etudiants, de ses collegues et des autres facultes. En qualite d'ambassadrice ou d'ambassadeur de l'Universite et de la faculte, assister aux ceremonies de collation des grades et a divers evenements afin de promouvoir les services de l'Universite d'Ottawa et de la faculte.

Vos responsabilites principales seront :

Evaluer les besoins des etudiantes et etudiants en analysant, interpretant et traduisant ces besoins pour determiner les politiques et procedes a mettre en oeuvre. Planifier des interventions en fournissant diagnostics et recommandations pour resoudre les problemes rencontres. Executer les interventions en apportant les renseignements necessaires qui guideront les methodes utilisees. Assurer le suivi des dossiers afin de garantir le respect des calendriers scolaires et administratifs. Analyser les dossiers conditionnels et assurer leur suivi pour le respect des echeances des admissions. Etre le premier point de contact pour recevoir, accuser reception et donner suite aux demandes de changement de programme. Recevoir et traiter les demandes, determiner l'admissibilite, approuver les choix des etudiantes et etudiants speciaux et de premiere annee, et completer les demarches. Evaluer les dossiers, saisir les informations dans les systemes pertinents. Identifier les etudiantes et etudiants en difficulte ou a risque et transmettre les informations aux collegues pour intervention. Gerer les demandes liees a la mobilite, determiner l'admissibilite et coordonner les choix de cours pour faciliter la transition. Evaluer les dossiers pour la remise des diplomes et representer l'Universite lors des ceremonies. Determiner l'admissibilite aux programmes/services et collaborer avec d'autres associations (coop, immersion) pour assurer la qualite. Coordonner le choix de cours, mettre a jour les sequences, assurer l'horaire dans le SIS, gerer les limites d'effectifs et ajuster si necessaire.

Ce que vous apportez:

Connaissance de l'administration normalement acquise dans le cadre d'une formation postsecondaire et de plusieurs annees d'experience dans un role semblable. Connaissance des programmes scolaires de niveaux secondaire et collegial, du premier cycle et des cycles superieurs Connaissance et experience de l'interpretation, de la communication et de la mise en oeuvre des procedures, politiques et methodes Experience de la collecte et de l'analyse de donnees et de la redaction de rapports administratifs et statistiques Experience en resolution de problemes et prise de decisions Experience de la prestation de services a la clientele Experience de la mise en oeuvre de strategies et de plans d'activites pour des etudiantes et etudiants Experience pratique de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Access), du traitement de texte, de Windows et d'Internet Capacite de composer avec des priorites conflictuelles et de respecter des delais serres dans un milieu de travail ou le rythme est soutenu Aptitudes organisationnelles et analytiques, excellent jugement et attention aux details Capacite d'ecoute et solide sens de l'ethique professionnelle

Bilinguisme:

francais et anglais (expression orale et ecrite); les candidats doivent atteindre un niveau de competence Avance 1 (Low Advanced) ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde pour etre consideres pour ce poste. Le niveau de competence linguistique des candidats est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.