Job Description

Le Groupe Champlain Inc. est un regroupement de 13 Centres d’Hébergement et de Soins de Longue Durée (CHSLD) privés conventionnés, situés dans plusieurs régions du Québec.
Description :
Pour notre centre siège social, nous sommes présentement à la recherche d'un (e)

AGENT(E) ADMINISTRATIF (VE) – CLASSE 1
Remplacement

DIRECTION DES AFFAIRES AFFAIRS MÉDICALES ET PHARMACEUTIQUES

• Examiner les courriels et s’assurer qu’il a pris connaissance des urgences;
• Coordonner l’agenda de votre supérieur avec les demandes de réunions reçues;
• Support clérical : mise en page, rédaction, correction de documents pour : votre supérieur et la pharmacie;
• Traiter les factures, codifier et faire signer par votre supérieur immédiat et acheminer au département de la comptabilité;
• Préparer les dossiers physiques des réunions auxquelles votre supérieur immédiat assiste;
• Récupérer et gérer le courrier interne et externe entrant;
• Préparer le compte de dépenses;
• Vérifier les déplacements effectués et le faire signer;
• S’assurer de la disponibilité du papier et du matériel de papeterie. Au besoin, effectuer une commande Hamster;
• Mettre à jour le registre des politiques et procédures;
• Préparer les réquisitions au service alimentaire ;
• Dépôt de documents sur Intranet;
• S’assurer que votre supérieur immédiat a approuvé la présence de ses employés;
• Codifier les factures et les faire approuver;
• Organiser et assister aux réunions de comités spécifiques pour assurer la prise de notes et rédiger les comptes rendus, préparer les ordres du jour, les avis de convocation, faire le lien avec les membres pour tous les documents nécessaires.

DIRECTION GÉNÉRAL

• Préparation des comités de direction;
• Convocations aux directeurs;
• Élaborer le calendrier annuel et modifier au besoin et transmettre le calendrier des réunions aux directeurs et leurs agentes;
• Envoyer les invitations d’agenda aux directeurs et leurs agentes;
• Effectuer les changements de dates au besoin et communiquer les modifications aux directeurs et leurs agentes
• Réserver les salles de réunion (visioconférence);
• Préparer et transmettre les réquisitions au service alimentaire;
• Préparer les chemises complètes avec les documents nécessaires à la rencontre, demander aux directeurs leurs points à inscrire à l’ODJ et les documents afférents;
• Recevoir, sauvegarder, imprimer les documents en lien avec les rencontres.

• Rejoindre un établissement chaleureux et familial, favorisant l’entraide et le travail d’équipe.
• Notre gestion de proximité permet à nos employés d’être créatifs et de participer à la vie du centre.
• Formation continue durant toute votre carrière à nos côtés.

• Vous bénéficierez des mêmes conditions de travail et avantages sociaux que dans le réseau public de la santé (Régime de retraite et d’assurances collectives avantageux, 4 semaines de vacances annuelles, 13 congés fériés par année)

Exigences : Nous recherchons avant tout une personne ayant un esprit d’analyse développé associé à un grand sens de l’organisation et de gestion des priorités.

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou bureautique ;
• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC), un atout;
• Posséder une expérience minimale de deux (2) ans dans des fonctions similaires;
• Maîtriser l’ensemble des logiciels de la suite Office ainsi que le système LOGIBEC (un atout).

Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Groupe Champlain applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.