Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


12

Famille d'emplois :

Approvisionnement

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Affaires etudiantes, Achats

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage :

June 26, 2025

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

:

July 07, 2025

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 07

Echelle salariale :

$59,038.00 - $74,574.00
A propos des affaires etudiantes :



Le Service des affaires etudiantes est au coeur meme de l'experience etudiante a l'Universite d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs etudiants, nous les soutenons tout au long de leurs annees universitaires et nous les laissons bien prepares a des carrieres epanouissantes et a des etudes futures. Notre equipe de plus de 600 employes devoues fournit les services qui permettent aux etudiants d'etre heureux, de se sentir bien et de s'epanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons a postuler et a s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 residences et une salle a manger primee, nous organisons des evenements amusants, nous offrons de nombreuses activites recreatives et des activites sportives universitaires, nous gerons un programme innovant de developpement de carriere et d'apprentissage par l'experience, et bien plus encore !



Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les generations futures a atteindre leur plein potentiel dans une universite de classe mondiale. Grace a notre large eventail d'opportunites de carriere et de parcours de developpement professionnel, nous sommes certains que vous apprecierez l'experience autant que nos etudiants.

Raison d'etre du poste:

Responsable d'effectuer des achats de biens et de services pour l'ensemble de la faculte ou du service afin de soutenir les activites administratives, d'enseignement et de recherche, conformement a toutes les politiques pertinentes. Agir a titre de personne-ressource pour les membres de la faculte ou du service en ce qui concerne l'approvisionnement des biens et des services.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

Achats:

Effectuer des achats decentralises et participer au processus d'achats centralises de biens et de services necessaires a l'enseignement, a la recherche et aux activites administratives de la faculte ou du service conformement a toutes les politiques pertinentes. Communiquer avec les fournisseurs pour s'informer des prix et obtenir les devis pour le compte des clients internes. Effectuer periodiquement la conciliation des achats avec le systeme financier afin d'assigner les transactions aux centres de couts appropries.

Suivi des achats

:

Verifier, concilier et accepter conformement aux politiques et procedures etablies, la facturation des fournisseurs et effectuer le suivi en cas d'anomalie, par exemple : produit manquant au moment de la reception, marchandise endommagee ou taxes mal appliquees. Au besoin, effectuer toutes les etapes du processus de dedouanement des biens provenant de l'exterieur du Canada. Pourra etre appele a recevoir les biens commandes et s'assurer de les entreposer conformement aux normes et procedures pertinentes.

Information et service a la clientele

:

Servir de personne-ressource aupres des membres de la faculte ou du service en ce qui concerne l'approvisionnement des biens et services, pour expliquer les processus, les delais et les pratiques.

Production de rapports :

Effectuer la saisie et la mise a jour de donnees relatives aux approvisionnements et a la facturation. Fournir divers rapports de nature simple et moyennement complexe, selon un calendrier fixe et de facon ponctuelle sur les activites reliees aux approvisionnements afin d'appuyer les operations courantes et la planification.

Gestion de dossiers :

Etablir et tenir un systeme efficace de classement et de gestion des dossiers pour preserver la confidentialite des dossiers et veiller a la disponibilite de documents complets et exacts a des fins de consultation future ou de verification.

Documentation :

Rediger et mettre a jour la documentation, a utiliser a l'interne, sur les procedures, les processus et les systemes lies aux responsabilites du titulaire.

Ce que vous apportez :

Formation postsecondaire en administration et bureautique ou combinaison equivalente d'etudes et d'experience de travail. Au moins deux (2) annees d'experience manifestees dans un role semblable. Bilinguisme - francais et anglais (expression orale et ecrite). Connaissance des principes et pratiques de l'approvisionnement. Connaissance des lois, des politiques et des procedures universitaires en matiere d'approvisionnement. Connaissance des lois et reglements relatifs aux taxes et douanes. Capacite de travailler sous pression et de s'adapter aux priorites. Experience dans l'achat des fournitures et de l'equipement scientifique serait un atout. Connaissances des regles et pratiques de la manutention securitaire des marchandises dangereuses. Connaissance de la legislation provinciale et federale en matiere de sante et securite au travail, de la protection de l'environnement et du transport des marchandises dangereuses. Experience dans l'interpretation, l'explication et dans l'application de politiques et reglements. Aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service a la clientele. Connaissance et experience des systemes informatiques et des logiciels tels que Windows, les logiciels relies aux achats, traitement de textes, tableurs, les bases de donnees, Internet et le courriel. Initiative, autonomie et bon jugement.

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.