Job Description

--English version below--

Description du poste

Sous la supervision du producteur, la personne responsable de l'administration devra gerer les taches en lien avec la compatibilite, la gestion du bureau et des espaces, la redaction de demandes de subventions et supporter le PDG et le COO dans les taches de planification des finances de l'entreprise. Il s'agit d'un role necessitant un grand niveau d'autonomie, de responsabilite et de proactivite.

Notre projet principal est actuellement

Aloft

, un projet de jeu de survie situe dans les nuages ou la protection de l'environnement, l'ecologie et la symbiose avec la nature sont entierement mises de l'avant. C'est un jeu innovant et original ou l'opinion de tous les membres de l'equipe est consideree pour le developpement.

Nous encourageons fortement les personnes s'identifiant comme femmes, les personnes issues de la diversite, les personnes autochtones et toutes autres personnes sous-representees dans le milieu videoludique, a presenter leurs candidatures pour ce poste.

Ce que vous ferez

Nous souhaitons garder une equipe de taille humaine, mais tres agile et versatile. Chez Astrolabe, chacun.e a un impact sur toutes les dimensions de nos projets. Nous favorisons l'autonomie, la creativite, l'agilite professionnelle et la curiosite d'explorer de nouvelles avenues.

Il s'agit d'un poste multidisciplinaire a la croisee de plusieurs roles, chaque tache occupant une petite partie de votre emploi du temps et incluront, sans s'y restreindre :

Comptabilite

En collaboration avec l'equipe de gestion, centraliser, traiter et integrer les factures dans nos dossiers internes Garder a jour les dossiers de suivi des depenses Concilier les depenses et les recus Soumettre la paie bimensuelle
Gestion du bureau

Faire le suivi avec les fournisseurs du bureau Assurer que l'espace de bureau soit adequatement approvisionne En conciliation avec le reste de l'equipe, organiser des evenements sociaux rassembleurs et inclusifs En collaboration avec le PDG, coordonner les travaux et ameliorations a l'espace
Demandes de subventions

Effectuer une veille strategique sur les different programmes de subvention En collaboration avec le COO, rediger et soumettre des demandes de subvention Faire le suivi avec les bailleurs de fonds et la reddition de comptes
Gestion des finances de l'entreprise

En collaboration avec l'equipe de gestion, analyser les revenus et depenses des differents produits Emettre et faire le suivi sur les factures Redaction de rapports sur la performance financiere de l'entreprise Un rigoureux travail de documentation et de communication interne

Ce que vous apportez

Formations et experience

Une formation universitaire ou experience pertinente en comptabilite, finance et gestion d'entreprise Au moins 1 ans d'experience dans un poste similaire Toute formation ou experience professionnelle pertinente relative au developpement de jeux video est un atout

Habiletes

Excellente habiletes de communication et de redaction, en anglais et en francais Excellente rigueur et sens du detail Excellente maitrise de la suite Google, particulierement Sheets Bonne connaissance des principes de finance Connaissance des logiciels comptables, un atout Connaissance du secteur des jeux videos, un atout

Savoir-etre

Leadership positif et attitude de collaboration Faire preuve d'autonomie, de creativite et d'innovation Etre sensibilise aux enjeux d'inclusion et d'equite

Le studio

Depuis ses debuts en 2018, Astrolabe Interactive a fait sa place dans la scene independante du jeu video et du jeu de societe avec plusieurs titres livres et d'autres en production. Nos realisations ludiques incluent des jeux videos, des jeux de societe et des services de ludification.

En entrant chez Astrolabe, vous ferez partie d'une petite equipe passionnee d'individus talentueux et multidisciplinaires. Vous aurez tout l'espace requis pour demontrer votre creativite et serez responsable de votre discipline.

Chez Astrolabe Interactive, nous nous soucions du bien-etre de nos employes en offrant :

Un espace de travail sain et securitaire (Politique anti-harcelement, politique d'equite et d'inclusion) Conditions de travail hybrides (presentiel et distanciel) Des horaires flexibles Des conges maladie illimites Une banque de remboursement sante et bien-etre Une tolerance zero pour le Crunch Time*
Une valorisation et prise en compte des idees de chacun.e Un environnement collaboratif chaleureux et decontracte Un service de RH Des opportunites d'apprentissage continu finance Une approche de Compassionate Management*

Prenez note que le travail est effectue a Montreal, Canada et que si votre candidature est dependante d'un permis de travail, votre eligibilite sera conditionnelle a votre education et votre experience de travail pertinente.

Astrolabe Interactive inc. est un employeur axe sur l'egalite des chances qui s'engage a favoriser un environnement inclusif et innovateur avec les meilleurs employes. S'il y a des preparatifs que nous pouvons faire pour vous aider a avoir une experience d'entrevue confortable et positive, veuillez nous en aviser.

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Job description

In collaboration with the management team, the administrator must manage tasks related to accounting, office and space management, apply for grants and support the CEO and COO in their finance planning tasks. It is a role that requires a great amount of autonomy, accountability and proactivity.

Our main project currently is Aloft, a survival game set in the clouds, where environmental protection, ecology and symbiosis with nature are fully emphasized. It's an innovative and original game in which the opinions of all team members are taken into account during development.

What you'll be doing

We like to keep our team small, but very agile and versatile. At Astrolabe, everyone has an impact on every aspect of our projects. We encourage autonomy, creativity, professional agility and the curiosity to explore new avenues.

Il s'agit d'un poste multidisciplinaire a la croisee de plusieurs roles, chaque tache occupant une petite partie de votre emploi du temps et incluront, sans s'y restreindre :

It is a multidisciplinary position at the intersection of many positions, each task will occupy a small part of your daily activities and will include, without being restricted to:

Accounting

In collaboration with the management team, centralise, process and integrate invoices in our internal files Keep our expense tracking tools up to date Reconcile expenses and receipts Submit the bimonthly pay
Office and space management

Follow up with the office suppliers Ensure the office is adequately supplied Working with the rest of the team, organise inclusive and unifying social events In collaboration with the CEO, coordinate renovations and improvements to the office space
Grant applications

Strategically monitor various grant and funding programs In collaboration with the COO, produce and submit grant and funding applications Follow up with donors, programs and accounts
Finance management

In collaboration with the management team, analyse profits and losses of our various products Send and follow up on invoices Produce reports on the financial performance of the business A rigorous work of internal communication and documentation

Education and experience

University or relevant experience in accounting, finances or business management is essential. At least 1 year of experience in a similar role Any relevant training or professional experience in video game development, particularly in game design, is an asset.

Skills

Excellent skills in written and spoken communication, both in english and french Excellent rigor and attention to detail Mastery of the Google suite, especially Sheets Good knowledge of finance principles Knowledge of accounting software, an asset Knowledge of the video game industry, an asset

The studio

Since its inception in 2018, Astrolabe Interactive has made its mark in the independent video and board game scene with several titles delivered and more in production. Our game achievements include video games, board games, and gamification services.

When you join Astrolabe, you will be part of a small, passionate team of talented and multidisciplinary individuals. You will have the space to demonstrate your creativity and be responsible for your discipline.

At Astrolabe Interactive, we care about the well-being of our employees by offering:

A safe and healthy work environment (Anti-harassment policy, equity and inclusion policy) Hybrid work condition (in-studio and at home) Flexible working hours Unlimited sick days Zero tolerance for Crunch Time Valuation and consideration of everyone's ideas A warm and relaxed collaborative environment A human resources department Funded continuous learning opportunities A Compassionate Management approach
Please note that the work is performed in Montreal, Canada and that if your application is dependent on a work permit, your eligibility will be conditional on your education and relevant work experience.

Astrolabe Interactive Inc. is an equal opportunity employer committed to fostering an inclusive and innovative environment with the best employees. If there are any preparations we can make to help you have a comfortable and positive interview experience, please let us know.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $29.12-$40.15 per hour

Expected hours: 37.5 per week

Additional pay:

Overtime pay
Benefits:

Casual dress Company events Flexible schedule Language training provided Paid time off Profit sharing Tuition reimbursement Wellness program Work from home
Schedule:

8 hour shift Day shift Monday to Friday No weekends
Ability to commute/relocate:

Montreal, QC H2L 2H4: reliably commute or plan to relocate before starting work (preferred)
Education:

Bachelor's Degree (preferred)
Experience:

Administrative: 1 year (preferred)
Language:

French (preferred) English (preferred)
Work Location: Hybrid remote in Montreal, QC H2L 2H4

Application deadline: 2025-07-31
Expected start date: 2025-08-25