Job Description

Requisition ID: 381639Position Number: 20024477Posting End Date: Open Until FilledCity: WinnipegEmployer: Winnipeg Regional Health AuthoritySite: WRHA Community Health Services - Access St. Boniface - 170 GouletDepartment / Unit: Facility & Support St Boniface/St VitalJob Stream: Non-ClinicalUnion: CUPEAnticipated Start Date: 08/05/2025FTE: 1.00Anticipated Shift: Days;Evenings;WeekendsWork Arrangement: In PersonDaily Hours Worked: 7.75Annual Base Hours: 2015Salary: $22.599, $23.169, $23.769, $24.468, $25.088Shared Health leads the planning and coordinates the integration of patient-centered clinical and preventive health services across Manitoba. The organization also delivers some province-wide health services and supports centralized administrative and business functions for Manitoba health organizations.Soins communs planifie et coordonne l'intxc3xa9gration des services de santxc3xa9 prxc3xa9ventifs et cliniques centrxc3xa9s sur le patient partout au Manitoba. L'organisme offre aussi des services de santxc3xa9 provinciaux et contribue aux fonctions administratives centralisxc3xa9es des organismes du secteur de la santxc3xa9 de la province.Position OverviewReporting to the Manager, Facility and Support Services or Manager, the incumbent provides general administrative support for Community Health programs. This includes switchboard/reception, word processing, data entry, processing and/or distributing incoming and outgoing mail or fax documents, photocopying, filing and records maintenance, statistical data collection, monitoring and receiving inventory, distributing office or medical supplies, booking appointments and meeting rooms, maintaining a daily staff away/coverage list for reception use, and a variety of other office duties as required. The incumbent must contribute to a respectful work environment and participate in workload sharing and coverage within the administrative support team for the site and offices within the community area(s).Aperxc3xa7u du posteSous la supervision du / de la gestionnaire des services organisationnels en communautxc3xa9, le ou la titulaire du poste fournit les services gxc3xa9nxc3xa9raux de soutien administratif suivants pour l'xc3xa9quipe programme de santxc3xa9 communautaire: standard txc3xa9lxc3xa9phonique/rxc3xa9ception, traitement de texte, saisie et traitement de donnxc3xa9es, distribution du courrier entrant et sortant et des txc3xa9lxc3xa9copies, photocopie, classement et tenue de dossiers, collecte de donnxc3xa9es statistiques, surveillance de l'inventaire, distribution des fournitures de bureau et mxc3xa9dicales, prise de rendez-vous et rxc3xa9servation de salle de rxc3xa9union, tenue d'une liste des absences et de la relxc3xa8ve xc3xa0 l'usage de la rxc3xa9ception, ainsi que diverses txc3xa2ches de bureau, selon les besoins. Le ou la titulaire devra contribuer au respect en milieu de travail et participer au partage de la charge de travail et aux remplacements au sein de l'xc3xa9quipe de soutien pour le site et les bureaux de la zone communautaire.Experience

• Two years related experience required.
• Data entry experience would be an asset.
• Experience maintaining records and compiling statistics.
• Excellent communication skills with switchboard/receptionist experience.
• Experience with mail distribution, photocopying and faxing.
• Administrative experience in a healthcare office would be an asset.
• Demonstrated knowledge and experience maintaining a filing system.

Consistent with the French Language Services Policy of the Government of Manitoba and the Winnipeg Regional Health Authority's French Language Services Policy, the WRHA is committed to offer services in French and English in designated program/service areas serving francophone communities in Winnipeg. THIS POSITION HAS BEEN DESIGNATED BILINGUAL.This position has been designated as bilingual. If no candidates satisfy the bilingualism requirement, candidates meeting all other requirements and qualifications may be considered for the position.Expxc3xa9rience

• Deux annxc3xa9es d'expxc3xa9rience pertinente exigxc3xa9es.
• Une expxc3xa9rience de la saisie de donnxc3xa9es serait un atout.
• Expxc3xa9rience de la tenue de dossiers et de la compilation de statistiques.
• Excellentes aptitudes xc3xa0 la communication et expxc3xa9rience au standard txc3xa9lxc3xa9phonique et xc3xa0 la rxc3xa9ception.
• Expxc3xa9rience de la distribution du courrier, de la photocopie et de la transmission par txc3xa9lxc3xa9copieur.
• Une expxc3xa9rience administrative dans un bureau de soins de santxc3xa9 serait un atout.
• Connaissance xc3xa9prouvxc3xa9e et expxc3xa9rience du maintien d'un systxc3xa8me de classement.

Fidxc3xa8le xc3xa0 la Politique des services en langue franxc3xa7aise du gouvernement du Manitoba et xc3xa0 sa propre politique en matixc3xa8re de services en franxc3xa7ais, l'Office rxc3xa9gional de la santxc3xa9 de Winnipeg s'est engagxc3xa9 xc3xa0 offrir ses services en franxc3xa7ais et en anglais dans des zones francophones dxc3xa9signxc3xa9es de programmes et de services. CE POSTE A xc3x89Txc3x89 Dxc3x89SIGNxc3x89 BILINGUE.CE POSTE A xc3x89Txc3x89 DESIGNxc3x89 BILINGUE. Si aucun candidat ne satisfait aux exigences en matixc3xa8re de bilinguisme, les candidats qui rxc3xa9pondent xc3xa0 tous les autres critxc3xa8res et possxc3xa8dent les autres qualitxc3xa9s requises pourraient xc3xaatre considxc3xa9rxc3xa9s.Education (Degree/Diploma/Certificate)

• Complete high school education, Manitoba standards, required.
• Successful completion of a formal post-secondary administrative assistant program required.
• A combination of education and experience may be considered.
• Keyboarding speed of 40 wpm required.
• Proficiency in Microsoft Word, Excel and Outlook required.
• Working knowledge of PowerPoint preferred.

xc3x89ducation (diplxc3xb4mes et certificats)

• Diplxc3xb4me d'xc3xa9tudes secondaires, qui rxc3xa9pond aux normes manitobaines, exigxc3xa9.
• Formation postsecondaire sur les compxc3xa9tences pratiques en travail de bureau, exigxc3xa9e.
• Une combinaison d'xc3xa9tudes et d'expxc3xa9rience sera prise en considxc3xa9ration.
• Vitesse de saisie au clavier d'au moins 40 mots/min, exigxc3xa9e.
• Compxc3xa9tences en systxc3xa8mes informatisxc3xa9s (Microsoft Word et Excel) exigxc3xa9es.
• Connaissance pratique de Microsoft PowerPoint privilxc3xa9gixc3xa9e.

Certification/Licensure/RegistrationNot ApplicableAccrxc3xa9ditation/permis d'exercer/inscription
Sans objetQualifications and Skills

• Must be able to speak and read French at the predetermined linguistic level.
• Excellent command of the English language (both oral and written).
• Ability to learn and adapt to new computerized programs.
• Ability to effectively work as a team member.
• Ability to maintain confidentiality.
• Ability to plan and organize a heavy workload, under pressure, to meet deadlines.
• Demonstrated ability to work independently, with minimal supervision.

Qualifications et compxc3xa9tences

• Aptitude xc3xa0 s'exprimer et lire en franxc3xa7ais xc3xa0 un niveau linguistique prxc3xa9dxc3xa9terminxc3xa9.
• Excellente maxc3xaetrise de l'anglais (xc3xa0 l'oral et xc3xa0 l'xc3xa9crit).
• Capacitxc3xa9 d'apprendre et de s'adapter xc3xa0 de nouveaux programmes informatiques.
• Capacitxc3xa9 de travailler efficacement au sein d'une xc3xa9quipe.
• Capacitxc3xa9 de prxc3xa9server la confidentialitxc3xa9.
• Capacitxc3xa9 de planifier et d'organiser une charge de travail importante dans un climat de tension et de respecter les xc3xa9chxc3xa9ances.
• Capacitxc3xa9 xc3xa9prouvxc3xa9e de travailler de faxc3xa7on autonome avec une supervision minimale.

Physical RequirementsNot ApplicableExigences physiques
Sans objet.We have a unique ability to work together to make health care better. If you want to make a difference and contribute to supporting the health of your family, friends and neighbours, please apply today.Nous avons la capacitxc3xa9 unique de travailler ensemble pour amxc3xa9liorer les soins de santxc3xa9. Pour agir concrxc3xa8tement et contribuer xc3xa0 la santxc3xa9 de vos proches, de vos amis et de vos voisins, postulez dxc3xa8s aujourd'hui.Interested candidates should select the "Apply" icon below to upload their cover letter, resume and copy of licenses/certification.Les personnes intxc3xa9ressxc3xa9es xc3xa0 postuler doivent cliquer sur l'icxc3xb4ne ci-dessous pour txc3xa9lxc3xa9charger leur lettre de prxc3xa9sentation, leur c.v. et une copie de leurs permis/certificat.This position requires a current satisfactory Criminal Records Check (including Vulnerable Sector Search), Child Abuse Registry Check and Adult Abuse Registry Check as conditions of employment. The successful candidate will be responsible for any service charges incurred. A security check is considered current if it was obtained no more than six (6) months prior to the start of employment.Le poste exige une vxc3xa9rification satisfaisante du casier judiciaire (y compris une vxc3xa9rification de l'habilitation xc3xa0 travailler auprxc3xa8s de personnes vulnxc3xa9rables), du registre des enfants maltraitxc3xa9s et du registre des adultes maltraitxc3xa9s comme conditions d'emploi. La candidate ou le candidat retenu devra assumer les frais de service engagxc3xa9s, s'il y a lieu. Une vxc3xa9rification de sxc3xa9curitxc3xa9 est jugxc3xa9e xc3xa0 jour si elle a xc3xa9txc3xa9 obtenue au plus tard six (6) mois avant le dxc3xa9but de l'emploi.Please note that an employee is not permitted to hold two or more positions in Shared Health that combine to equal more than 1.0 FTE.Veuillez noter qu'un employxc3xa9 n'est pas autorisxc3xa9 xc3xa0 assumer deux postes ou plus auprxc3xa8s du mxc3xaame employeur qui xc3xa9quivalent ensemble xc3xa0 plus de 1,0 ETP.Shared Health values and supports employment equity and workplace diversity and encourages all qualified individuals to apply. We thank all applicants but only those selected for an interview will be contacted.Soins communs reconnaxc3xaet et soutient l'xc3xa9quitxc3xa9 en matixc3xa8re d'emploi et la diversitxc3xa9 au travail, et encourage toutes les personnes qualifixc3xa9es xc3xa0 postuler. Nous remercions toutes les personnes qui ont prxc3xa9sentxc3xa9 leur candidature, mais nous ne communiquerons qu'avec celles qui seront sxc3xa9lectionnxc3xa9es pour une entrevue.We welcome applications from people with disabilities. Accommodations are available upon request during the assessment and selection process.Nous acceptons les candidatures de personnes handicapxc3xa9es. Il est possible d'obtenir, sur demande, des mesures d'adaptation pendant le processus d'xc3xa9valuation et de sxc3xa9lection.

Winnipeg Regional Health Authority