Job Description

At Day & Ross, youaEUR(TM)ll go far. From a single truckload of potatoes in the 1950s to a fleet of thousands, Day & Ross has become one of the largest transportation companies in Canada. With more than 8,000 employees, drivers, and owner operators, weaEUR(TM)re a major player in cross-border and LTL/TL transportation, offering a diverse portfolio of transport and logistics solutions across North America.For over a decade, weaEUR(TM)ve been recognized as one of CanadaaEUR(TM)s Best Managed Companies, and we were named a Top Company for Women to Work for in Transportation in 2018 and 2019. Our industry recognition is a testament to the family values we share with our parent company, McCain Foods Limited.Administrative Coordinator
Full-time
Quebec City, QCThe Administrative Coordinator supports the business by coordinating the full range of administrative processes at the terminal in order to ensure the timely and accurate delivery of freight to the end customer. You will be a positive representative of our organization by demonstrating professionalism, and appropriate urgency. You will work closely with various internal and external contacts to effectively and efficiently respond to customer inquiries and requests.How YouaEUR(TM)ll Help

• Provide administrative support to the managers and office staff team and ensure that administrative matters are organized and dealt with in a professional manner. Establish and maintain files and records.

• Answer phone calls and email enquiries and relay calls and messages to appropriate managers and employees; attend meetings, take notes, and follow up on decisions within area of responsibility

• Order office supplies and maintain inventory for the terminal

• Welcome clients; ascertain nature of business and direct clients to appropriate managers and employees

• Redirect documents intra- and inter-terminal as well as to customers as needed

• Manifest and arrange appointments via fax, email, and telephone. Call customers regarding appointment change, status, rescheduling, and issues regarding appointment. Schedule driver appointments. Update system with appointment information.

• Prepare manifests for trucks crossing from Canada to US border and vice versa

• Verify the weight for all LTL loads, load trailers, ensuring that the number of boxes/ shipments, weight and dangerous goods information is correct and complete

• Input pick up BOLaEUR(TM)s and update PODaEUR(TM)s. Upload and edit EDI files. Input skeleton bills into the system ensuring that all critical information is input, enter comments regarding damages, shortages and ensure required signatures are present

• Track and update system information on shipments for agent delivery.

• Assist drivers with preliminary paperwork information such a bill of lading, trip envelops and border crossing procedures

• Broker payroll processing including the inputting of City Drivers payroll in the terminal; confirmation of information provided by brokers and data entry for the terminal; providing brokers with invoice copies; and fielding inquiries as to payroll discrepancies.

• Reporting: POD reports - following up on PODs Make sure PODs are imaged. Missed appointment report following up with customers if freight not delivering.

• Mentor and train office staff in procedures and in use of current software

• Dispatch some night runs/shifts

• Other related duties as may be required

Your Skills and Experience

• Minimum of secondary education, with preference of post-secondary education (general stream), or a combination of education and experience.

• Previous Transportation or operational experience is preferred, various roles within transportation would be beneficial.

• Communication skills - advanced

• Computer skills - accuracy, MS products, AS400, web based programs

• Demonstrated customer relationship skills

• Strong conflict resolution skills

• Able to work deadlines in high transactional environment

• Ability to champion business needs in a collaborative manner to colleagues

• Bilingual in English and French (verbal and written) mandatory
• Results focused

To apply, visit the Careers page on our website at dayross.com.Please note that the successful candidate will be asked to provide reference and criminal background checks prior to employment. Only those candidates selected for an interview will be contacted.As a federally regulated employer, Day & Ross fully supports the principles of employment equity and encourages all qualified members of the designated groups to apply.Chez Day & Ross, vous irez loin.
Day & Ross est laEUR(TM)une des plus importantes entreprises de transport au Canada, desservant les plus grandes marques en Amerique du Nord. Nous avons debute par transporter des pommes de terre en 1950. AujourdaEUR(TM)hui, nous avons une equipe de plus de 8 000 employes, chauffeurs et chauffeurs-proprietaires.Nos employes constituent notre plus grande force. Et nous les traitons comme des membres de la famille. Depuis plus d'une decennie, nous sommes reguliarement reconnus comme l'une des societes les mieux gerees au Canada et nous avons ete nommes l'une des meilleures entreprises pour lesquelles travaillent les femmes dans laEUR(TM)industrie du transport en 2018 et 2019. Notre renommee dans l'industrie temoigne des valeurs familiales que nous partageons avec notre societe mare, McCain Foods Limited.aEUR propos du posteCoordonnateur administratif bilingue
aEUR temps plein
Quebec City, QCLe coordonnateur administratif soutient laEUR(TM)entreprise en coordonnant laEUR(TM)ensemble des processus administratifs au terminal afin daEUR(TM)assurer la livraison rapide et precise du fret au client final. Vous serez un representant positif de notre organisation en faisant preuve de professionnalisme et daEUR(TM)urgence appropriee. Vous travaillerez en etroite collaboration avec divers contacts internes et externes pour repondre efficacement aux demandes et aux demandes des clients.Ce que sera votre contribution:

• Fournir un soutien administratif aux gestionnaires et a laEUR(TM)equipe du personnel de bureau et veiller a ce que les questions administratives soient organisees et traitees de maniare professionnelle. a?tablir et tenir a jour des dossiers et des dossiers.
• Repondre aux appels telephoniques et aux demandes de renseignements par courriel et transmettre des appels et des messages aux gestionnaires et aux employes appropries; assister a des reunions, prendre des notes et assurer le suivi des decisions dans le domaine de responsabilite
• Commander des fournitures de bureau et maintenir laEUR(TM)inventaire pour le terminal
• Bienvenue aux clients; determiner la nature de laEUR(TM)entreprise et diriger les clients vers les gestionnaires et les employes appropries
• Rediriger les documents intra- et inter-terminaux ainsi que vers les clients selon les besoins
• Manifestez et organisez des rendez-vous par fax, e-mail et telephone. Appelez les clients concernant le changement de rendez-vous, le statut, le report et les problames concernant le rendez-vous. Planifiez des rendez-vous avec le chauffeur. Mettre a jour le systame avec les informations de rendez-vous.
• Preparer des manifestes pour les camions qui traversent la frontiare entre le Canada et les a?tats-Unis et vice versa
• Verifier le poids de tous les chargements partiels, remorques de chargement, en saEUR(TM)assurant que le nombre de boates / expeditions, le poids et les informations sur les marchandises dangereuses sont corrects et complets
• Les entrees recuparent les BOL et mettent a jour les POD. Telechargez et modifiez des fichiers EDI. Entrez des factures squelettes dans le systame en veillant a ce que toutes les informations critiques soient saisies, entrez des commentaires concernant les dommages, les penuries et assurez-vous que les signatures requises sont presentes
• Suivez et mettez a jour les informations systame sur les expeditions pour la livraison par agent.
• Aider les conducteurs avec des informations administratives preliminaires telles quaEUR(TM)un connaissement, des enveloppes de voyage et des procedures de passage de la frontiare
• Traitement de la paie des courtiers, y compris la saisie de la paie des chauffeurs municipaux dans le terminal; la confirmation des informations fournies par les courtiers et la saisie des donnees pour le terminal; fournir aux courtiers des copies de factures; et repondre aux demandes de renseignements sur les ecarts de paie.
• Rapports : Rapports POD - suivi des POD Assurez-vous que les POD sont images. Rapport de rendez-vous manque de suivi aupras des clients si le fret ne livre pas.
• Encadrer et former le personnel de bureau aux procedures et a laEUR(TM)utilisation des logiciels actuels
• Repartir quelques courses/quarts de nuit
• Autres taches connexes qui peuvent atre requises

Vos competences et votre experience:

• Minimum daEUR(TM)etudes secondaires, avec une preference pour les etudes postsecondaires (filiare generale), ou une combinaison daEUR(TM)etudes et daEUR(TM)experience.
• Une experience anterieure en transport ou en exploitation est preferable, divers rales au sein du transport seraient benefiques.
• Competences en communication - avancees
• Competences informatiques - precision, produits MS, AS400, programmes Web
• Competences demontrees en relation client
• Solides competences en resolution de conflits
• Bilingue en Franaais et anglais (oral et ecrit) obligatoire.
• LaEUR(TM)environnement de travail peut inclure des periodes prolongees durant lesquelles vous serez assis dans un poste de travail a travailler sur un ordinateur et au telephone.
• Capable de respecter les delais dans un environnement transactionnel eleve
• Capacite a defendre les besoins de laEUR(TM)entreprise de maniare collaborative aupras de ses collagues
• Axe sur les resultats

Pour postuler, visitez la page Carriares sur notre site Web a dayross.com.Veuillez noter que le candidat retenu devra fournir une verification des references et des antecedents criminels avant l'embauche. Nous ne communiquerons qu'avec les candidats selectionnes pour une entrevue.En tant qu'employeur sous reglementation federale, Day & Ross supporte pleinement les principes d'equite en matiare d'emploi et encourage tous les membres qualifies des groupes designes a postuler.Job Types: Full-time, PermanentBenefits:

• Casual dress
• Company pension
• Dental care
• Disability insurance
• Extended health care
• Life insurance
• Paid time off
• Vision care

Schedule:

• 8 hour shift
• Day shift

Experience:

• Administrative experience: 1 year (preferred)

Language:

• French (preferred)