Job Description

PEF is hiring an Administrative Assistant/Bookkeeper! Hours: 20-25 weekly Schedule: Hybrid Work Model Location: Pearson Educational Foundation - 1925 Brookdale Avenue, Dorval, H9P 2Y7 About the Organization: Through a commitment to public education and the promotion of learning for all, the Pearson Educational Foundation (PEF) works diligently to ensure that every LPBSB student has the opportunity to become a life-long learner and a self-assured, respectful, and responsible individual. Recognizing that government funding of public education is finite, the Foundation supports students by supplying seed money for a broad array of innovative projects generated by teachers and administrators withing the LBPSB community. These include programs for special needs? students to assist children?s integration into regular classrooms and allow them to maximize their potential. In addition, PEF supplies winter outerwear to economically disadvantaged students and funds for the LBPSB?s Hungry Kids Program, which provides breakfasts and hot lunches from K to Grade 11. PEF also manages many bursaries and scholarships that are awarded at convocation (high school) and collaborates on large-scale fundraisers with respective LBPSB schools. Qualifications:

• Background in accounting
• Experience with MS outlook, Excel, Word, Adobe Pro, and desktop publishing software
• Familiarity with charitable platforms such as Canada Helps, Benevity, Square and PayPal
• Bilingual, both oral and written

Responsibilities include: Customer Service

• Respond and follow up on communications promptly.
• Provide fund information to each school or centre administrator on a yearly basis.
• Acknowledge each donor by email or mail; include tax receipt when applicable.
• Create and manage PEF newsletter in collaboration with board members.

Office Tasks

• File and archive documents.
• Attend monthly board meeting and take minutes.

Bookkeeping

• Coordinate with respective individuals to obtain signatures for ATM deposits.
• Oversee PEF donations and process all transactions.
• Manage and reimburse all qualified expenses.
• Perform monthly bank reconciliations and provide monthly reports for PEF BOD meetings.
• Administer scholarships and award cheques (for LBPSB graduates)

Fundraising Management and Grant Administration

• Liaise with schools hosting events.
• Handle income and tax receipts for respective events.
• Share schools? respective events on all PEF platforms.
• Work with committee to update and distribute grant applications to schools.
• Oversee all applications by keeping spreadsheet of various projects and initiatives.
• Communicate all accepted and refused grant applications.
• Collect and manage follow up reports.
• Document completed projects and include photos of each in office and PEF platforms.
• Collaborate with schools regarding available venues for fundraisers.
• Lead the Rona Cupak Fund (snowsuit program).

- heures: 20-25 par semaine horaire: Poste hybride Lieu: Fondation Pearson pour L'Education - 1925 Brookdale Avenue, Dorval, H9P 2Y7 ? propos de nous: Gr?ce ? un engagement envers l'?ducation publique et la promotion de l'apprentissage pour tous, la Fondation Pearson pour l??ducation (FPE) travaille avec diligence pour s'assurer que chaque ?l?ve de la CSLBP a la possibilit? de devenir un apprenant tout au long de la vie et un individu s?r de lui, respectueux et responsable. Reconnaissant que le financement gouvernemental de l'?ducation publique soit limit?, la Fondation soutient les ?tudiants en fournissant des fonds de d?marrage pour un large ?ventail de projets innovants g?n?r?s par des enseignants et des administrateurs au sein de la communaut? de la CSLBP. Il s'agit notamment de programmes destin?s aux ?l?ves ayant des besoins sp?ciaux pour faciliter l'int?gration des enfants dans les salles de classe ordinaires et leur permettre de maximiser leur potentiel. De plus, PEF fournit des v?tements d'ext?rieur d'hiver aux ?tudiants ?conomiquement d?favoris?s et des fonds pour le programme Hungry Kids de la CSLBP, qui fournit des petits d?jeuners et des repas chauds de la maternelle ? la 11i?me ann?e. PEF g?re ?galement de nombreuses bourses d'?tudes qui sont attribu?es ? l'obtention du dipl?me (lyc?e) et collabore ? des collectes de fonds ? grande ?chelle avec les ?coles respectives de la CSLBP. Comp?tences

• Formation en comptabilit?
• Exp?rience avec MS Outlook, Excel, Word, Adobe Pro et les logiciels de publication
• Connaissance des plateformes caritatives telles que Canada Helps, Benevity, Square et PayPal
• Bilingue

Les responsabilit?s incluent: Service ? la client?le

• R?pondre et suivre toutes communications en d?lais raisonnable.
• Fournir les informations sur les fonds ? chaque administrateur d'?cole, sur une base annuelle.
• Accuser r?ception de chaque donateur par courriel ou par courrier ; inclure un re?u fiscal, le cas ?ch?ant.
• Cr?er et g?rer le bulletin PEF en collaboration avec les membres du conseil d'administration.

T?ches de bureau

• Classer et archiver tous documents.
• Assister aux r?unions mensuelles du conseil d'administration et r?diger les proc?s-verbaux.

Tenue de comptabilit?

• Coordonner avec les individus respectifs pour obtenir les signatures pour les d?p?ts de guichets automatiques.
• Superviser les dons du PEF et traiter toutes les transactions.
• G?rer et rembourser toutes les d?penses admissibles.
• Effectuer les r?conciliations bancaires mensuelles et fournir des rapports mensuels pour les r?unions FPE.
• Coordonner les bourses et les ch?ques d'attribution (pour les dipl?mes de la CSLBP).

Gestion des collectes de fonds et administration des subventions

• Assurer la liaison avec les ?coles qui organisent des ?v?nements.
• G?rer les revenus et les re?us fiscaux pour les ?v?nements respectifs.
• Promouvoir les ?v?nements respectifs des ?coles sur toutes les plateformes FPE.
• Travailler avec le comit? pour mettre ? jour et distribuer les demandes de subventions aux ?coles.
• Superviser toutes les candidatures en conservant une feuille de calcul des divers projets et initiatives.
• Communiquer toutes les demandes de subvention accept?es et refus?es.
• Collecter et g?rer les rapports de suivi.
• Documenter les projets achev?s et inclure des photos de chacun dans les bureaux et les plateformes PEF.
• Collaborer avec les ?coles concernant les lieux disponibles pour les collectes de fonds.
• Diriger le Fonds ? Rona Cupak ? (programme d'habits de neige).