Job Description

- Administrative Assistant (Schools)


The Muslim Association of Canada (MAC) is a nationally incorporated charity with a presence in four provinces across Canada. Our private Islamic schools are registered by the Provincial Ministries of Education. The Administrative Assistant is responsible for assisting the Principal in managing the day-to-day operations of the school and fostering community relations. The incumbent will support the school's philosophy, align with the goals and curriculum plans, adhere to the policies of the Muslim Association of Canada, and ensure compliance with Provincial legislation.


Reporting Structure: This position reports directly to the Principal/Administrator. The responsibilities of the Administrative Assistant will include, but are not limited to:


Key Responsibilities:

Perform general secretarial duties, including drafting and revising documents, managing correspondence, maintaining both paper and digital files, making photocopies, sending faxes, and opening and following up on files. Maintain the school calendar, prepare minutes, and handle various administrative tasks as required. Collect and maintain accurate documentation, providing periodic reports to the Principal as agreed upon, and ensuring that both hard copy and electronic files are organized. Prepare and track student attendance for all classes, contact parents in case of absence, maintain absence records, and alert parents if a student is close to exceeding their absenteeism limit. Provide new parents with a tour of the school, answer queries regarding registration, admission, school curriculum, timings, staff, and fees. Update and maintain a substitute teacher list, and access teaching resources as directed by the Principal. Maintain up-to-date and accurate student, staff, vendor, and accounting records, both manually and electronically. Follow up on outstanding fees and dues for the school. Complete the monthly school fees tracker for tax purposes. Maintain manual staff sign-in sheets and e-files for payroll purposes, record absences, and collect required information for new staff. Handle petty cash, ensuring timely replenishment, and prepare supporting documentation for the Accounting Department. Prepare monthly online filing and claim student subsidies. Handle any other queries, data, or tasks requested by the head office in a timely manner. Submit applications for the yearly school license renewal. Convey messages and queries between the Principal and staff. Assist the Speech Therapist with student records and consent forms. Respond to staff queries related to students, school supplies, general school rules, student incidents, and IT concerns. Order and maintain sufficient washroom supplies for school use. Liaise with vendors and service personnel for troubleshooting and maintenance. Check and respond to mail and voicemail messages promptly. Maintain and update the school notice board; assist in planning, coordinating, and executing school events and functions. Schedule and reschedule requested meetings, and assist the Principal in various administrative tasks. Undertake other tasks as assigned by the Principal or Vice Principal.

Qualifications:

Advanced written and spoken communication skills in English, along with strong administrative abilities and excellent telephone manners. Computer proficiency, including MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), experience with mail merges, and working with customer or donor databases. Exceptional time-management, organizational, and planning skills. Ability to prioritize and manage workloads efficiently. Strong sense of confidentiality, diplomacy, sound judgment, and discretion when interacting with various stakeholders. A minimum of four years of full-time work experience and/or higher education. High energy, self-motivation, and flexibility in approach to tasks.

Profile: The Administrative Assistant is an energetic, personable, and highly motivated professional who maintains confidentiality while providing key support to the school. This individual will work independently and collaborate with various team members and committees. As a professional in their own right, the Administrative Assistant will often be the first point of contact for parents, teachers, volunteers, and donors interacting with the organization.


Equal Opportunity Statement MAC is committed to diversity, equity, and inclusion. We provide equal employment opportunities to all, without discrimination based on race, gender, disability, or any other protected status. Accommodations are available upon request during the hiring process.

Description de Poste - Assistant Administratif (Ecoles)

L'Association Musulmane du Canada (MAC) est une organisation de charite nationalement incorporee, presente dans quatre provinces a travers le Canada. Nos ecoles islamiques privees sont enregistrees aupres des Ministeres provinciaux de l'Education. L'Assistant Administratif est responsable d'assister le Directeur dans la gestion des operations quotidiennes de l'ecole et dans le developpement des relations avec la communaute. Le titulaire du poste soutiendra la philosophie de l'ecole, s'alignera sur les objectifs et les plans de programme, respectera les politiques de l'Association Musulmane du Canada et veillera a la conformite avec la legislation provinciale.

Structure de Rapport :

Ce poste releve directement du Directeur/Administrateur. Les responsabilites de l'Assistant Administratif incluent, mais ne se limitent pas a :

Responsabilites Cles :

Effectuer des taches de secretariat general, y compris la redaction et la revision de documents, la gestion de la correspondance, la maintenance des fichiers papier et numeriques, la realisation de photocopies, l'envoi de fax et l'ouverture et le suivi des dossiers. Maintenir le calendrier scolaire, rediger des proces-verbaux et gerer diverses taches administratives selon les besoins. Collecter et maintenir une documentation precise, fournir des rapports periodiques au Directeur comme convenu, et s'assurer que les fichiers papier et electroniques sont organises. Preparer et suivre l'assiduite des eleves pour toutes les classes, contacter les parents en cas d'absence, maintenir des registres d'absences et avertir les parents si un eleve est sur le point de depasser sa limite d'absenteisme. Fournir aux nouveaux parents une visite de l'ecole, repondre aux questions concernant l'inscription, l'admission, le programme scolaire, les horaires, le personnel et les frais. Mettre a jour et maintenir une liste de suppleants et acceder aux ressources pedagogiques comme indique par le Directeur. Maintenir des dossiers a jour et precis des eleves, du personnel, des fournisseurs et des finances, a la fois manuellement et electroniquement. Suivre les frais impayes et les dues de l'ecole. Completer le suivi mensuel des frais scolaires a des fins fiscales. Maintenir les feuilles de presence manuelles du personnel et les fichiers electroniques pour la paie, enregistrer les absences et collecter les informations necessaires pour les nouveaux employes. Gerer la petite caisse, veiller a son reapprovisionnement en temps voulu et preparer la documentation de soutien pour le departement comptable. Preparer le classement en ligne mensuel et demander les subventions pour les eleves. Gerer toute autre question, donnee ou tache demandee par le siege social dans les delais impartis. Soumettre les demandes de renouvellement de licence annuelle de l'ecole. Transmettre les messages et les demandes entre le Directeur et le personnel. Assister l'Orthophoniste avec les dossiers des eleves et les formulaires de consentement. Repondre aux questions du personnel concernant les eleves, les fournitures scolaires, les regles generales de l'ecole, les incidents impliquant des eleves et les preoccupations informatiques. Commander et maintenir un stock suffisant de fournitures sanitaires pour l'utilisation de l'ecole. Communiquer avec les fournisseurs et le personnel de service pour le depannage et la maintenance. Verifier et repondre rapidement aux messages postaux et aux messages vocaux. Maintenir et mettre a jour le tableau d'affichage de l'ecole ; aider a la planification, la coordination et l'execution des evenements et fonctions scolaires. Programmer et reprogrammer les reunions demandees, et assister le Directeur dans diverses taches administratives. Effectuer d'autres taches attribuees par le Directeur ou le Directeur adjoint.

Qualifications :

Competences en communication ecrite et orale avancees en anglais, avec de fortes capacites administratives et de bonnes manieres telephoniques. Maitrise de l'informatique, y compris MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), experience avec les publipostages et l'utilisation de bases de donnees de clients ou de donateurs. Excellentes competences en gestion du temps, organisation et planification. Capacite a prioriser et a gerer efficacement les charges de travail. Sens de la confidentialite, diplomatie, bon jugement et discretion dans les interactions avec divers intervenants. Un minimum de quatre ans d'experience professionnelle a plein temps et/ou d'etudes superieures. Energie elevee, motivation personnelle et flexibilite dans l'approche des taches.

Profil :

L'Assistant Administratif est un professionnel energique, sociable et hautement motive, qui maintient la confidentialite tout en fournissant un soutien cle a l'ecole. Cette personne travaillera de maniere autonome tout en collaborant avec divers membres d'equipe et comites. En tant que professionnel, l'Assistant Administratif sera souvent le premier point de contact pour les parents, enseignants, benevoles et donateurs interagissant avec l'organisation.

Declaration d'egalite des chances :

MAC s'engage en faveur de la diversite, de l'equite et de l'inclusion. Nous offrons des opportunites d'emploi egales a tous, sans discrimination fondee sur la race, le sexe, le handicap ou tout autre statut protege. Des amenagements sont disponibles sur demande pendant le processus de recrutement