Job Description

Qui peut postuler?:

Le grand public et les employe(e)s de CDC

Fourchette salariale:

50,407 $ - 65,528 $

Horaire de travail:

Permanent

Duree du contrat:
Niveau de securite:

Secret

Exigences linguistiques:

Preference sera accordee aux personnes bilingues

Date de cloture:

04/10/2025

Pays:

Canada

The Administrative Assistant coordinates and carries out administrative activities for employees at all levels of the business unit. The incumbent provides high-quality, timely, efficient and effective services, including entering and reporting data, and carrying out document and records management. The incumbent also coordinates the preparation of human resources documentation.

KEY AND PERIODIC ACTIVITIES

The duties and responsibilities listed below are representative but not all-inclusive:

Primary

Provide daily administrative and operational support to employees at all levels of the business unit Coordinate and provide administrative support and guidance to new administrative assistants to ensure consistency of business unit or service line requirements Carry out quality control of data entry (e.g. monthly expenses, timesheet reporting, accounts payable, service billing) Enter data related to service line transactions and activities in enterprise resource planning system (e.g. budget tracking, time entry, procurement, contract administration) Track budgets for service level agreements and training and development Process account payables and vendor payments, ensure proper financial coding, obtain delegated signatures and enter data in enterprise resource planning system Prepare year-end financials, set up files and databases for new fiscal year, archive files

Other

Take and prepare minutes of monthly meetings Prepare purchase orders (e.g. for office supplies, furniture, service contracts) Perform receptionist duties and act as backup for other administrative employees, as required Other duties as assigned

SKILLS

General and Specific Knowledge

Administrative best practices Accounting principles Intermediate MS Office expertise Records management

Formal Education and/or Certification(s) and Experience

Minimum:

college diploma in business or office administration or related field with three years' relevant experience, or the equivalent

Preferred:

minimum requirements and general accounting courses and/or basic accounting experience

Abilities

Use applicable computer software and operating systems Manage multiple deadlines and priorities Demonstrate attention to detail

DEVELOPMENT AND LEADERSHIP

Provide functional advice and guidance to employees Occasionally coordinate work of other administrative staff in business unit

WORKING CONDITIONS

Typical office environment with occasional travel

CHECK OUT YOUR BENEFITS

Working with us offers excellent opportunities for growth and advancement--and entitles you to one of the job market's best benefits packages valued at between 25 and 30% of your salary.

Your package includes:

Health and Wellness

o 100% employer-paid annual sick leave, and health and dental premiums

o $400 wellness allowance to help cover expenses such as a gym membership

o $1,500 for mental health services on top of regular $1,500 paramedical coverage

o Telus Virtual Health Care and $750 Health Care Spending Account for some expenses not covered under provincial plans


Home and Family

o Life, accidental-death, and short-term disability insurance

o Enhanced inConfidence employee and family assistance program

o Maternity and parental leave top-up plan to 93% of regular gross earnings for up to 37 weeks

o Flexible workplace options, including $400 allowance every two years, to support working from home


Leave and Retirement

o Public-service pension

o Comprehensive vacation and other paid-leave plans, along with deluxe travel benefit plans


Pour commencer une carriere a Construction de Defense Canada (CDC), vous devez etre un citoyen canadien ou un resident permanent du Canada. A titre de condition d'emploi a CDC, il est necessaire de detenir au minimum une cote de fiabilite. Certains roles peuvent vous obliger a etre titulaire d'une attestation de securite de niveau Secret.


CDC est responsable du processus d'habilitation de securite du personnel. Generalement, pour etre eligible pour une cote de fiabilite , vous devez etre en mesure de fournir des renseignements generaux verifiables portant sur les cinq annees precedentes, et pour etre eligible pour une cote de securite de niveau secret , vous devez etre en mesure de fournir des renseignements generaux verifiables portant sur les dix annees precedentes. Ce processus comporte habituellement le controle des references ainsi que la verification des competences, du casier judiciaire et de la solvabilite (au besoin), et il peut necessiter une prise des empreintes digitales. Pour plus de renseignements sur l'obtention d'une cote de securite, veuillez consulter la Norme sur le filtrage de securite.



Il est essentiel de posseder la cote de securite appropriee pour obtenir un emploi a CDC. De plus, il incombe au candidat ou a l'employe de s'assurer qu'il peut obtenir et conserver le niveau d'attestation de securite requis pour commencer ou maintenir son emploi a CDC. A defaut d'obtenir ou de conserver le niveau d'attestation de securite requis, le candidat ou l'employe ne recevra pas d'offre d'emploi, l'offre conditionnelle sera declaree nulle et non avenue ou son emploi prendra fin par suite d'un licenciement motive. Pour tous les candidats et employes, le processus d'attribution de la cote de securite est effectue a l'aide d'une methode rigoureuse qui comprend des enquetes, des verifications et des evaluations relativement a ce qui suit, sans toutefois s'y limiter :


le casier judiciaire
les references
les emplois precedents
les sources ouvertes
la situation credit/financiere




Le Code d'ethique (Code) de CDC est une condition d'emploi. Ceci accroit la confiance du public dans l'integrite des employes de CDC et fournit des precisions aux employes sur certains problemes, y compris les conflits d'interets reels ou potentiels. Avant de postuler ce poste (ou tout autre poste) a CDC, les candidats doivent se familiariser avec le Code. En effet, les nouveaux employes sont tenus d'attester avoir lu et compris le Code et de confirmer leur observation des exigences du Code des le debut de la periode d'emploi a CDC. Les employes sont egalement tenus de revoir leurs obligations en vertu du Code et d'informer le Bureau du President de tout changement dans leur situation le plus tot possible et de remplir l'examen annuel une fois l'an.



Faites partie d'un milieu de travail diversifie et inclusif!



Au sein de CDC, nous sommes determines a faire en sorte que chacun puisse s'exprimer et etre authentique chez nous. Nous encourageons activement les candidatures de tous, notamment, mais sans s'y limiter, celles des femmes, des Autochtones, des personnes handicapees, des minorites visibles et des membres de la communaute LGBTQ2+. Nous invitons egalement les personnes qui ne sont pas des citoyens canadiens, mais qui sont autorisees a travailler au Canada et qui ont au moins 5 ans d'experience verifiable, a poser leur candidature.



En tant qu'employeur, CDC souscrit au principe d'equite en matiere d'emploi et tiendra compte de toute demande de mesures d'adaptation formulee en raison d'une contre-indication medicale, d'un motif religieux ou d'un autre motif de distinction illicite prevu par la Loi canadienne sur les droits de la personne. Pour toute demande de mesures d'adaptation, veuillez ecrire a l'adresse careers@dcc-cdc.gc.ca.



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