Job Description

Apercu du poste

Incorporee en 2012, Babalegal Notaires Inc. est une etude notariale en pleine expansion, dediee a fournir des services notariaux de premier ordre. Alors que nous continuons a accueillir une clientele grandissante, nous cherchons a embaucher un(e) adjoint(e) administratif(ve) a temps plein, motive(e) et oriente(e) vers les resultats, qui est enthousiaste a l'idee de fournir un service client exceptionnel. Le(la) candidat(e) ideal(e) possedera de solides competences en communication, une attention meticuleuse aux details, et la capacite de prosperer dans un environnement dynamique.

Responsabilites principales

Accueillir les clients et repondre a leurs demandes en personne, par telephone et par courriel ; Preparer et gerer les dossiers clients (physiques et electroniques) ; Planifier les rendez-vous et coordonner les reunions ; Effectuer l'entree de donnees et assister dans la preparation de documents juridiques ; Verifier les documents afin de s'assurer qu'ils sont complets et exacts ; Effectuer des suivis aupres des clients concernant les documents ou renseignements manquants ; Soutenir les notaires et les technicien(ne)s juridiques dans diverses taches administratives ; Assurer la confidentialite et le professionnalisme dans toutes les interactions.

Exigences

Excellentes competences en communication en francais et anglais (oral et ecrit) ; Grande attention aux details et solides competences en organisation ; Capacite a gerer les priorites et a travailler efficacement sous pression ; Attitude professionnelle et grand sens de la discretion ; Maitrise de Microsoft Office (Word, Outlook, Excel) et aisance avec les outils informatiques ; Experience dans un environnement juridique, notarial ou de services professionnels (un atout).
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Position Overview

Babalegal Notaires Inc., established in 2012, is a thriving notary office dedicated to providing exemplary notarial services. As we continue to welcome an expanding client base, we seek to hire a full-time, motivated, and results-oriented administrative assistant who is enthusiastic about delivering exceptional customer service. The ideal candidate will possess strong communication skills, meticulous attention to detail, and the ability to thrive in a dynamic environment.

Main Responsibilities

Greet clients and respond to their inquiries in person, by phone, and by email; Prepare and manage client files (both physical and electronic); Schedule appointments and coordinate meetings; Perform data entry and assist in the preparation of legal documents; Review documents to ensure they are complete and accurate; Follow up with clients regarding missing documents or information; Support notaries and legal technicians in various administrative tasks; Ensure confidentiality and professionalism in all interactions.

Requirements

Excellent communication skills in French and English (spoken and written); Strong attention to detail and solid organizational skills; Ability to manage priorities and work efficiently under pressure; Professional attitude and high level of discretion; Proficiency in Microsoft Office (Word, Outlook, Excel) and ease with digital tools; Experience in a legal, notarial, or professional services environment (an asset).
Job Type: Full-time

Pay: $25.00-$30.00 per hour

Language:

French (required) English (required)
Work Location: In person