Job Description

Job Overview

We are seeking a detail-oriented and organized Administrative Assistant to join our team. This role is vital in supporting daily office operations, ensuring smooth communication, and maintaining efficient administrative workflows. The ideal candidate will possess strong computer skills, excellent organizational abilities, and a professional demeanor to handle various clerical tasks in a fast-paced environment.

Responsibilities

Manage front desk duties, including greeting visitors and directing calls Operate multi-line phone systems with professionalism and courtesy Perform data entry and maintain accurate records using Microsoft Office, Google Workspace, and QuickBooks Handle filing systems for easy document retrieval and organization Provide customer service support to clients and visitors, addressing inquiries promptly Assist with bookkeeping tasks and basic financial record keeping Proofread documents for accuracy and clarity before distribution Support medical or dental office functions, including appointment scheduling and patient correspondence (if applicable) Maintain organized workspaces and ensure office supplies are stocked as needed Support team with administrative projects and special assignments as required

Qualifications

Proven clerical or administrative experience in an office setting Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) and Google Workspace applications Experience with QuickBooks or other bookkeeping software is preferred Strong computer skills with the ability to learn new software quickly Excellent organizational skills with attention to detail Ability to handle multi-line phone systems with professionalism and good phone etiquette Experience in customer service or customer support roles is advantageous Familiarity with medical or dental office procedures (preferred but not required) Typing speed of at least 50 words per minute with proofreading skills Ability to perform data entry accurately and efficiently Strong organizational skills to manage multiple tasks simultaneously
This position offers an engaging work environment where organizational skills and professionalism are valued. The successful candidate will play a key role in maintaining efficient office operations while providing excellent support to staff and clients alike.

Apercu du poste

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) minutieux(se) et organise(e) pour rejoindre notre equipe. Ce poste est essentiel pour soutenir les operations quotidiennes du bureau, assurer une communication fluide et maintenir des flux de travail administratifs efficaces. Le candidat ideal possedera de solides competences informatiques, d'excellentes capacites d'organisation et un comportement professionnel pour gerer diverses taches administratives dans un environnement dynamique.

Responsabilites

Gerer les taches d'accueil, notamment accueillir les visiteurs et transferer les appels

Utiliser les systemes telephoniques a plusieurs lignes avec professionnalisme et courtoisie

Effectuer la saisie de donnees et tenir des registres precis a l'aide de Microsoft Office, Google Workspace et QuickBooks

Gerer les systemes de classement pour faciliter la recherche et l'organisation des documents

Fournir un service a la clientele aux clients et aux visiteurs, en repondant rapidement a leurs demandes

Aider a la comptabilite et a la tenue des registres financiers de base

Relire les documents pour en verifier l'exactitude et la clarte avant leur distribution

Assister les fonctions du cabinet medical ou dentaire, notamment la prise de rendez-vous et la correspondance avec les patients (le cas echeant)

Maintenir les espaces de travail organises et veiller a ce que les fournitures de bureau soient approvisionnees selon les besoins

Assister l'equipe dans les projets administratifs et les missions speciales, selon les besoins

Qualifications

Experience averee dans le domaine administratif ou clerical dans un environnement de bureau

Maitrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et des applications Google Workspace

Une experience avec QuickBooks ou d'autres logiciels de comptabilite est preferable

Solides competences informatiques et capacite a apprendre rapidement de nouveaux logiciels

Excellentes competences organisationnelles et souci du detail

Capacite a gerer des systemes telephoniques multilignes avec professionnalisme et une bonne etiquette telephonique

Une experience dans le service a la clientele ou l'assistance a la clientele est un atout.

Connaissance des procedures des cabinets medicaux ou dentaires (preferable mais non obligatoire).

Vitesse de frappe d'au moins 50 mots par minute et competences en relecture.

Capacite a saisir des donnees avec precision et efficacite.

Solides competences organisationnelles pour gerer plusieurs taches simultanement.

Ce poste offre un environnement de travail stimulant ou les competences organisationnelles et le professionnalisme sont valorises. Le candidat retenu jouera un role cle dans le maintien d'un fonctionnement efficace du cabinet tout en fournissant un excellent soutien au personnel et aux clients.

Job Type: Full-time

Pay: $16.10-$32.67 per hour

Expected hours: 40 per week

Benefits:

Life insurance RRSP match
Work Location: In person