Job Description

About IPSA

The International Political Science Association (IPSA) is an international non-governmental organization founded in 1949 under the auspices of UNESCO. With members from all over the world, IPSA advances the global development of political science, promotes academic collaboration, and supports activities that strengthen the discipline worldwide. IPSA organizes a biennial World Congress of Political Science, academic conferences, workshops, summer schools, and provides resources and services to scholars at all career stages.

Position Overview

The IPSA Secretariat is seeking a versatile and motivated Administrative Assistant to join its team based in Montreal, Canada. The successful candidate will provide essential support for the Secretariat's daily operations and contribute to various special projects arising from IPSA's Strategic Plan for 2023-2027. This administrative role involves organizational and communication tasks and offers the chance to contribute to international academic initiatives.

Key Responsibilities

Assist the Secretariat team with various daily administrative functions, data entry, and database updates. Manage general and membership inboxes; respond to email inquiries from members and partners. Draft, format, and edit letters, reports, presentations, and meeting minutes. Participate in the implementation of new IPSA initiatives, such as outreach and training programs. Organize, update and digitalize IPSA's physical archives. Support website updates. Assist with other administrative duties as required.

Qualifications

Bilingual in French and English with excellent written and verbal communication skills (other languages are an asset) Post-secondary diploma (DEC or BAC) in a relevant discipline (MA an asset) A minimum of two years of administrative and customer service experience High level of proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) and Google Suite Familiarity with digital tools and databases; comfort with adopting new technologies Experience with website updates (an asset) Excellent organizational, communication, and interpersonal skills Attention to detail and problem-solving skills Ability to carry out job responsibilities with minimal supervision while knowing when to escalate and seek supervisory assistance

What we offer

A stimulating role within an international organization, ideal for those who thrive in fast-paced settings and enjoy active, productive days A supportive work environment with a close-knit, dedicated team Opportunities for independence and ownership of diverse projects Hybrid and flexible work schedule

Salary & Benefits

Annual Salary Range: $42,450 - $44,170 (based on IPSA salary scale for Assistants) Paid sick/personal days and a generous vacation allotment Group insurance benefits plan

How to Apply

Applicants must submit both a

cover letter and a curriculum vitae (CV)

to be considered for the position.

For inquiries about the position, please contact the Administrative Director, Ekaterina Kuzmenko at:

ekaterina.kuzmenko@ipsa.org

________________________________________________________________________________________

Adjoint(e) administratif(ve)

Lieu :

Montreal, Canada

Type :

Temps plein (35 heures par semaine), octobre 2025 - septembre 2027 (possibilite de renouvellement)

A propos de l'AISP

L'Association internationale de science politique (AISP) est une organisation non gouvernementale internationale fondee en 1949 sous les auspices de l'UNESCO. Avec des membres issus de plus de 100 pays, l'AISP contribue au developpement mondial de la science politique, favorise la collaboration academique et soutient des activites visant a renforcer la discipline a l'echelle internationale. L'AISP organise un Congres mondial de science politique tous les deux ans, ainsi que des conferences, ateliers, ecoles d'ete, et elle publie egalement des revues scientifiques de premier plan. L'association offre des ressources et des services aux chercheurs et chercheuses en science politique a toutes les etapes de leur carriere.

Apercu du poste

Le Secretariat de l'AISP est a la recherche d'un(e) Adjoint(e) administratif(ve) polyvalent(e) et motive(e) pour rejoindre son equipe basee a Montreal. La personne retenue apportera un soutien essentiel aux operations quotidiennes du Secretariat et contribuera a divers projets speciaux decoulant de son Plan strategique 2023 -2027. Le poste comprend des taches administratives, organisationnelles et de communication, et offre l'occasion de participer a des initiatives academiques internationales.

Responsabilites principales

Appuyer l'equipe du Secretariat dans diverses fonctions administratives quotidiennes, y compris la saisie de donnees et la mise a jour des bases de donnees. Gerer les courriels generaux et ceux lies a l'adhesion; repondre aux demandes des membres et partenaires. Rediger, mettre en forme et reviser des lettres, rapports, presentations et proces-verbaux. Participer a la mise en oeuvre de nouvelles initiatives de l'AISP, telles que des programmes de rayonnement et de formation. Organiser, mettre a jour et numeriser les archives physiques de l'AISP. Contribuer a la mise a jour du site web. Executer d'autres taches administratives au besoin.

Qualifications

Bilinguisme francais-anglais avec d'excellentes competences ecrites et orales (la connaissance d'autres langues est un atout). Diplome d'etudes collegiales (DEC) ou baccalaureat dans un domaine pertinent (la maitrise est un atout). Minimum de deux ans d'experience en administration et en service a la clientele. Maitrise avancee de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et de la suite Google. Familiarite avec les outils numeriques et bases de donnees; aisance a adopter de nouvelles technologies. Experience en mise a jour de sites web (un atout). Excellentes aptitudes organisationnelles, de communication et relationnelles. Souci du detail et bonnes capacites de resolution de problemes. Capacite a assumer ses responsabilites avec un minimum de supervision tout en sachant quand solliciter de l'aide ou une validation.

Ce que nous offrons

Un role stimulant au sein d'une organisation internationale, ideal pour les personnes qui s'epanouissent dans des environnements dynamiques et apprecient des journees actives et productives. Un milieu de travail convivial au sein d'une equipe engagee et collaborative. Des occasions d'autonomie et de prise en charge de projets varies. Un horaire hybride et flexible (2-3 jours en presentiel).

Salaire et avantages sociaux

Echelle salariale annuelle : 42 450 $ - 44 170 $ (selon l'echelle salariale de l'AISP pour les adjoints(es) Journees de conge de maladie ou personnelles payees et allocation de vacances genereuse Regime d'assurances collectives

Comment postuler

Les personnes interessees doivent inclure

leur curriculum vitae et une lettre de motivation

pour etre prises en consideration.

Pour toute question concernant le poste, veuillez ecrire a la Directrice administrative, a l'adresse suivante : ekaterina.kuzmenko@ipsa.org.

Job Type: Full-time

Pay: $42,450.00-$44,170.00 per year

Work Location: Hybrid remote in Montreal, QC H3H 2R9

Application deadline: 2025-09-19
Expected start date: 2025-10-20