Job Description

Medina Quality (MQ) is an evolving company committed to improving the health and well-being of food consumers. We are dedicated to fostering proactive and valuable partnerships with our clients to create positive food experiences that are responsible, safe and memorable. To accomplish this, we have a strong diverse team of people to bring our clients an effective, user-friendly and efficient quality and food safety assurance programme. Since 1980, our business has grown to involve dozens of legacy-class international airline carriers, railway operators, regulatory organizations and world-class food providers, striving together to drive the industry to a higher standard. This is not an easy feat, but every day, we work hard to solve hard problems, educate stakeholders and make each other laugh.

This position requires an enthusiastic, committed, detail-oriented and resourceful person who will be responsible for the company's administrative tasks as well as supporting the Operations & Resource Management Department.

Responsibilities:

Main responsibilities are as follows but not limited to:

Scheduling and re-scheduling all audits and maintaining and updating the scheduler; Following up with Auditors to ensure all deadlines are met and reports are issued on time; Daily maintenance and update of the Tracking Forms including verification of upload and submission of all relevant documents (pdf reports, text files etc); Liaise with caterers regarding scheduling, troubleshooting, etc; Assist in preparation of Auditor groupings; Request all clients passes and airline tickets for Auditors; Update and maintain MQ's main contact list of clients and caterers; Scheduling and preparation of itineraries for travel including related reservations and creating travel memos for Head Office staff; Basic clerical duties (ex: answering the phone, filing, bank deposits, ordering office supplies, arranging appointments, organizing meetings, taking meeting minutes, etc ...); Assist with the testing and implementation of a new resource tracker software

QUALIFICATIONS:

Education and Experience

A Bachelor's degree or equivalent in the fields of business administration, management, human resources or other related field OR relevant work experience. Minimum one (1) year of relevant work experience with basic administrative functions and duties. Work experience related to travel planning, event planning and customer service is an asset. Experience in the fields of Science/ Food Safety is a significant asset.

Abilities and Skills

Excellent organizational and time management skills including a proven ability to plan, organize, and prioritize various tasks between departments, establish timeframes and adapt to shifting priorities. Ability to multi-task while being meticulous, thorough and detailed. Must be able to manage a project from start to finish, meet deadlines and manage time effectively. Excellent attention to details with motivation to accomplish tasks meticulously. Excellent computer skills (Web-based applications, Microsoft Office programs Outlook, Word, Excel and Power Point). Excellent written and oral communication skills in English. Excellent interpersonal skills with an ability to function effectively in a support role with initiative, as part of a team with a cooperative and responsible approach towards team members and independently with self-motivation and minimal supervision. High degree of integrity and professional ethics as well as a genuine commitment to the field of food science and to the well-being of food consumers. Overall positive, enthusiastic, open-minded, pro-active, innovative, solution and goal oriented, disciplined, respectful, morally responsible, and caring approach towards their work, Medina Quality's clients and their team members.

MQ is an equal opportunity employer and values diversity at our company. We do not discriminate on the basis of race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, or disability status.

Medina Quality (MQ) est une entreprise en pleine evolution qui s'engage a ameliorer la sante et le bien-etre des consommateurs de produits alimentaires. Nous sommes determines a favoriser des partenariats proactifs et precieux avec nos clients afin de creer des experiences alimentaires positives, responsables, sures et memorables. Pour ce faire, nous disposons d'une equipe solide et diversifiee qui offre a nos clients un programme d'assurance de la qualite et de la securite alimentaire efficace et convivial. Depuis 1980, notre activite s'est developpee pour impliquer des dizaines de transporteurs aeriens internationaux de renom, d'operateurs ferroviaires, d'organismes de reglementation et de fournisseurs de produits alimentaires de classe mondiale, qui s'efforcent ensemble d'amener l'industrie a un niveau plus eleve. Ce n'est pas une mince affaire, mais chaque jour, nous nous efforcons de resoudre des problemes difficiles, d'eduquer les parties prenantes et de nous faire rire les uns les autres.Ce poste requiert une personne enthousiaste, engagee, soucieuse du detail et pleine de ressources, qui sera responsable des taches administratives de l'entreprise et soutiendra le departement des operations et de la gestion des ressources.

Responsabilites:

Les principales responsabilites sont les suivantes, sans toutefois s'y limiter :

Programmer et reprogrammer tous les audits et maintenir et mettre a jour le planificateur ; Assurer le suivi avec les auditeurs pour veiller a ce que toutes les echeances soient respectees et que les rapports soient publies a temps ; Gestion et mise a jour quotidiennes des formulaires de suivi, y compris la verification du telechargement et de la soumission de tous les documents pertinents (rapports pdf, fichiers texte, etc.) ; Assurer la liaison avec les traiteurs en ce qui concerne la programmation, le depannage, etc ; Aider a la preparation des groupes d'auditeurs ; Demander tous les laissez-passer et billets d'avion pour les auditeurs ; Mettre a jour et conserver la liste principale des clients et des traiteurs de MQ ; Planification et preparation des itineraires de voyage, y compris les reservations correspondantes et la creation de notes de voyage pour le personnel du siege ; Taches clericales de base (ex : repondre au telephone, classement, depots bancaires, commande de fournitures de bureau, prise de rendez-vous, organisation de reunions, redaction de comptes rendus de reunions, etc ...) ; Aider a tester et a mettre en oeuvre un nouveau logiciel de suivi des ressources.

QUALIFICATIONS :

Formation et experience

Licence ou equivalent dans les domaines de l'administration des affaires, de la gestion, des ressources humaines ou dans un autre domaine connexe OU experience professionnelle pertinente. Au moins un (1) an d'experience professionnelle pertinente avec des fonctions et des taches administratives de base. Une experience professionnelle liee a la planification de voyages, a l'organisation d'evenements et au service a la clientele est un atout.Une experience dans les domaines de la science et de la securite alimentaire est un atout important.

Capacites et competences

Excellentes competences en matiere d'organisation et de gestion du temps, y compris une capacite averee a planifier, organiser et hierarchiser diverses taches entre les departements, a etablir des calendriers et a s'adapter a des priorites changeantes. Capacite a mener plusieurs taches de front tout en etant meticuleux, minutieux et detaille. Il doit etre capable de gerer un projet du debut a la fin, de respecter les delais et de gerer son temps efficacement. Excellente attention aux details et motivation pour accomplir les taches de maniere meticuleuse.Excellentes competences informatiques (applications Web, programmes Microsoft Office Outlook, Word, Excel et Power Point).Excellentes aptitudes a la communication ecrite et orale en anglais. Excellentes competences interpersonnelles et capacite a travailler efficacement dans un role de soutien en faisant preuve d'initiative, au sein d'une equipe en adoptant une approche cooperative et responsable a l'egard des membres de l'equipe, et de maniere independante en faisant preuve de motivation personnelle et en beneficiant d'une supervision minimale. Un haut degre d'integrite et d'ethique professionnelle ainsi qu'un veritable engagement dans le domaine de la science alimentaire et du bien-etre des consommateurs de denrees alimentaires. Approche globalement positive, enthousiaste, ouverte d'esprit, proactive, innovante, orientee vers les solutions et les objectifs, disciplinee, respectueuse, moralement responsable et attentive a son travail, aux clients de Medina Quality et aux membres de son equipe.
MQ est un employeur qui souscrit au principe de l'egalite des chances et valorise la diversite au sein de son entreprise. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondee sur la race, la religion, la couleur, l'origine nationale, le sexe, l'orientation sexuelle, l'age, l'etat civil ou le handicap.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $50,000.00-$55,000.00 per year

Benefits:

Dental care Extended health care Paid time off
Education:

Secondary School (preferred)
Experience:

Administrative : 1 year (required)
Work Location: In person