Job Description

Role:

Administrative Assistant - Peat Bog Operations

Compensation:

$47,000 annually

Job Summary:

Reporting to the Peat Bog Operations Leadership Team, the Administrative Assistant supports daily operational activities across multiple production sites. This role serves as a key liaison between site supervisors, internal departments, and external partners. Responsibilities include managing communications, coordinating administrative tasks, maintaining documentation, supporting inventory processes, and ensuring timely follow-up on action items to keep operations running smoothly and efficiently.

Benefits

Health Insurance (includes Virtual Health, and HCSA) Dental Insurance Vision Insurance Life Insurance Long-term Disability Short-term Disability RRSP Match Paid Vacation Floating Days Employee Assistance Program Employee Engagement Events Awards and Recognition Tuition Reimbursement Service Awards Employee Perks & Discounts

Job Responsibilities

Manage internal and external communications for peat operations (emails, calls, and follow-up requests) Place orders for parts and equipment at the request of site supervisors Prepare, review, and distribute administrative documents (forms, reports, procedures, correspondence) Maintain calendars, deadlines, and performance dashboards Participate in team meetings, prepare minutes, and track follow-up actions Support managers with operating budgets and monthly financial tracking Track work orders and maintenance requests Support management of service contracts and purchase orders related to equipment Assist with entering and validating peat and equipment inventories Monitor inter-site transfers and maintain material movement records Compile data for monthly and seasonal production reports Additional duties as assigned by Supervisory staff

Qualifications

Diploma in Office Administration, Business Administration, or related field 3-5 years of experience in an administrative role; industrial or agricultural experience considered an asset Strong understanding of operational processes Proficiency with Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook, Teams) Experience with management systems (e.g., Business Central, Geotab) and databases Basic accounting knowledge (purchase orders, budget tracking, etc.) Excellent organizational skills and high attention to detail Ability to manage multiple priorities and meet deadlines Strong communication skills; bilingualism (French & English) required, spoken and written Professionalism, discretion, and strong team orientation
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Role :

Adjoint administratif/adjointe administrative - Operations tourbieres

Description du poste :

Relevant de l'equipe des operations tourbieres, l'adjoint(e) administratif(ve) soutient les activites quotidiennes sur plusieurs sites de production. Le titulaire du poste assure la liaison entre les superviseurs de site, les departements internes et les partenaires externes. Le titulaire du poste est responsable de la gestion des communications, de la coordination des taches administratives, du maintien de la documentation, du soutien aux processus d'inventaire et du suivi des elements operationnels pour assurer le bon deroulement des operations.

Avantages

Assurance sante (inclut la sante virtuelle et les HCSA) Assurance dentaire Assurance Vision Assurance vie Invalidite de longue duree Invalidite a court terme Correspondance REER Conges payes Jours flottants Programme d'aide aux employes Evenements d'engagement des employes Recompenses et reconnaissance Remboursement des frais de scolarite Prix de service Avantages et reductions pour les employes

Responsabilites professionnelles

Gerer les communications internes et externes (courriels, appels, demandes de suivi) Effectuer des commandes de pieces et d'equipements a la demande des superviseurs de site Rediger, reviser et distribuer des documents administratifs tels que des formulaires, des rapports, des correspondances, des procedures, etc. Effectuer la mise a jour des calendriers, des suivis d'echeances et des tableaux de bord de performance Participer aux reunions d'equipe, rediger les comptes rendus et effectuer le suivi des actions. Soutenir les gestionnaires dans la preparation des budgets d'operation et le suivi financier mensuel Assurer le suivi des bons de travail et des demandes de maintenance Aider a gerer les contrats de services et les commandes liees aux equipements Soutenir la saisie et la validation des inventaires de tourbe et d'equipements Surveiller les transferts intersites et mettre a jour les registres de mouvements de materiel Recueillir des donnees pour les rapports de production mensuels et saisonniers Effectuer toutes autres taches qui lui sont assignees par l'equipe de supervision

Competences

Diplome(e) en bureautique, administration ou tout autre domaine connexe 3 a 5 ans d'experience dans un role administratif (milieu industriel ou agricole : un atout) Excellente comprehension des procedures operationnelles Maitrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, Teams) Experience avec des systemes de gestion (ex. Business Central, Geotab) et bases de donnees Competences de base en comptabilite (bons de commande, suivi budgetaire, etc. Excellente organisation, rigueur et souci du detail Aptitude a gerer plusieurs priorites simultanement Discretion, professionnalisme, et esprit d'equipe Bilingue (francais et anglais) a l'oral et a l'ecrit, obligatoire




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