Job Description

Administrative Assistant (Experienced)
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REALISATIONS CLES ATTENDUES

Assistanat aupres de l'equipe :

Traite toutes les demandes de l'equipe dans les delais et en fonction des priorites ou reoriente si besoin (ex : support deplacements et notes de frais, depannages divers, acces sur site ou secteur badge...). Gere l'administration du Personnel : procede aux encodages / operations specifiques dans les delais (absenteisme hors conges, visites medicales, formations obligatoires, fiches de mutation, accueil nouvel arrivant, depart...). Gere les acces informatiques a l'arrivee et au depart du Personnel : commandes de materiels, disques partages, acces aux salles... Organise les reunions recurrentes du service (planification et logistique) et des reunions sur demande des membres de l'equipe (optionnel) : respecte les delais d'organisation, la duree demandee, reserve les salles, envoie les invitations aux participants, transmet l'ordre du jour et le lieu. Redige les comptes rendus des reunions. (optionnel) Organise la logistique des deplacements du Manager via les outils a disposition. (optionnel) Applique et fait connaitre les regles d'archivages des documents (confidentialite et conservation). Archive les documents legaux et reglementaires.

Gestion des achats de l'entite :

Gere les commandes et demandes d'achats de son entite en utilisant les outils a disposition en fonction des besoins du service et des demandes ponctuelles. Receptionne les demandes d'achats et transmet les factures sans commande au prestataire externe. Applique les regles des achats et sensibilise l'equipe. Valide les factures sans commande. (optionnel) Suit le budget des achats externes : fournitures, prestataires.... (optionnel)

Relais de l'information :

Assure le relais de l'information necessaire au bon fonctionnement de l'entite : diffuse les informations dans les delais par le biais du Manager et/ou par mail avec les listes de diffusion adequates et/ou assure la mise a jour du panneau d'affichage lorsque necessaire. Diffuse les notes de l'entite et les notes du Groupe. Redige les notes de l'entite. (optionnel) Met a jour les differentes listes (diffusion, organigramme...).

Accueil et Image du service :

* Accueille chaque visiteur ou interlocuteur telephonique (hors entite ou externe), oriente et donne une reponse adaptee a son besoin.