Job Description

Description

POSITION SUMMARY

The Administrative Assistant, Program is responsible for providing administrative support to a clinical or provincial program.

RESPONSIBILITIES

• Maintaining calendar and schedule meetings, appointments and/or events; prepare necessary documentation for meetings, appointments and/or events; reschedule meetings, appointments or events based on availability to avoid conflict with competing and changing priorities
• Maintaining awareness of the clinical/provincial program's activities in order to receive, prioritize and professionally respond to and direct queries from patients/families and other stakeholders (those requiring reports etc)
• Supporting the program with human resources processes for new CHEO staff and medical staff including recruitment, hiring, orientation, onboarding, workstation/office setup. Collaborating with the University when appropriate.
• Submitting required information to support physician billing (if applicable)
• Establishing, developing and maintaining various internal office support systems such as electronic databases, tracking systems, filing systems, monthly reports, processing mail, confidential files and BF systems
• Supporting the administrative aspects of program's academic and research mandates
• Preparing annual program summary reports
• Making arrangements for meetings such as scheduling use of board and conference rooms, arranging or confirming attendance, preparing material and coordinating catering.
• Making travel and hotel arrangements for staff and out-of-town visitors.
• Prioritizing incoming mail and documents and distributing appropriately.
• Photocopying, collating, faxing and distributing documents.
• Proofreading documents for grammar and spelling.
• Typing, transcribing dictated correspondence and formatting electronically based reports and correspondence; preparing spreadsheets; preparing documents for review.
• Performing financial clerical functions such as billing, reconciling accounts, providing month end reports, monitoring, tracking and/or processing expenses related to travel claims, invoices, requisitions, deposits, receipts, enrichment fund reimbursements, etc.
• Participating in the planning of special events by booking venue, scheduling speakers, ordering catering, audio visual equipment, registration, etc.
• Maintaining both electronic and paper filing systems
• Taking on special projects as assigned by management including coordinating activities, organizing functions, preparing reports etc.
• Ordering supplies as required.
• Performing other duties as assigned.

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (Essential)
• Diploma in relevant field (Essential)
• Approximately 12 months of related experience (Essential)
• Knowledge of medical terminology (Preferred)
• Clinical terminology proficiency (Essential)
• Bilingualism (English and French) (Preferred)
• Sound judgement, the ability to prioritize and adjust as required; (Essential)
• Ability to anticipate needs, as well as plan and prioritize work. (Essential)
• Ability to take initiative and work independently with minimal direction. (Essential)
• Ability to multi-task and complete tasks in a timely fashion; (Essential)
• Strong organizational skills (Essential)
• Detail-oriented (Essential)
• Discretion and a high degree of confidentiality; (Essential)
• Professional, effective, concise communication (both oral and written); (Essential)
• Comprehensive use of MS Office including word processing, spreadsheet, presentation, email; (Essential)
• Use of a voicemail system, photocopier, multi-use fax machine. (Essential)

• Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic requirements.

• Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America , (LiUNA).

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at jobs@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.

Ra?SUMa? DES FONCTIONS

Le ou la titulaire est responsable de fournir du soutien administratif a un programme clinique ou provincial.

RESPONSABILITa?S

• Tenir les calendriers et organiser des reunions, des rendez-vous et des evenements; preparer la documentation requise pour les reunions, pour les rendez-vous et pour les evenements; remettre la date de reunions, de rendez-vous et d'evenements en fonction des disponibilites et pour eviter tout conflit et changement des priorites.
• Se tenir au courant des activites du programme clinique ou provincial et de CHEO afin de recevoir les demandes de renseignements des patients et de leurs familles ainsi que des intervenants (personnes qui ont besoin de rapports, etc.), les prioriser et y repondre de maniare professionnelle.
• Soutenir le programme en gerant les processus de ressources humaines des nouveaux employes et medecins de CHEO; il faut pour cela gerer le recrutement, l'embauche, l'orientation, l'accueil et l'integration, l'installation des postes de travail et des bureaux, faire des demandes de privilages de l'Hapital et les renouveler. Collaborer avec l'Universite au besoin.
• Soumettre au besoin les renseignements necessaires au processus de facturation des medecins.
• a?tablir, developper et tenir divers systames electroniques de soutien administratif a l'interne comme des bases de donnees, des systames de traaage, des systames de classement, des rapports mensuels, le traitement du courrier, les dossiers confidentiels et les systames de rappel.
• Soutenir les aspects administratifs des mandats du programme lies a l'enseignement et a la recherche.
• Preparer les rapports sommaires annuels pour le programme.
• Organiser la logistique des reunions, notamment reserver les salles de conference, confirmer les presences, preparer la documentation et coordonner les services de traiteur.
• Faire les reservations necessaires pour les deplacements du personnel et des visiteurs de l'exterieur.
• Classer le courrier reau par ordre de priorite et le distribuer adequatement.
• Photocopier, agrafer, telecopier et distribuer des documents.
• Relire des documents pour en verifier la grammaire et l'orthographe.
• Dactylographier et transcrire des lettres dictees et mettre en page des rapports et des lettres produits sur ordinateur; preparer des feuilles de calcul; preparer des documents a reviser.
• Effectuer des fonctions administratives financiares comme la facturation, le rapprochement de comptes, la production de rapports de fin de mois, la surveillance, le traaage et le traitement de demandes de remboursement pour des depenses de deplacement, des factures, des requisitions, des depats, des reaus, des remboursements de fonds d'enrichissement, etc.
• Participer a la planification d'evenements speciaux en reservant les locaux, invitant des conferenciers, commandant les services de traiteur, reservant l'equipement audiovisuel, gerant les inscriptions, etc.
• Tenir des systames de classement a l'ordinateur et sur papier.
• Gerer des projets speciaux, ce qui comprend coordonner des activites, organiser des evenements, preparer des rapports, etc.
• Commander des fournitures lorsque necessaire.
• Accomplir d'autres taches a la demande de la superviseure.

QUALIFICATIONS

• Verification du casier judiciaire (Essentiel)
• Diplame dans un domaine pertinent (Essentiel)
• Experience pertinente d'environ 12 mois (Essentiel)
• Connaissance de la terminologie medicale (Preferable)
• Excellente connaissance de la terminologie clinique (Essentiel)
• Bilinguisme (franaais et anglais) (Preferable)
• Sens solide du jugement, capacite d'etablir des priorites et de les modifier au besoin (Essentiel)
• Capacite d'anticiper les besoins ainsi que de planifier et prioriser son travail (Essentiel)
• Capacite de prendre des initiatives et de travailler en autonomie sous une supervision minimale (Essentiel)
• Capacite d'effectuer plusieurs taches simultanement et de les terminer dans les delais fixes (Essentiel)
• Excellentes competences en organisation (Essentiel)
• Bon sens du detail (Essentiel)
• Sens de la discretion et respect profond de la confidentialite (Essentiel)
• Capacite de communiquer de faaon professionnelle, efficace et concise (verbalement et par ecrit) (Essentiel)
• Connaissance complate de MS Office (traitement de texte, feuilles de calcul, presentations, courriel) (Essentiel)
• Connaissance pratique de la boate vocale, de la photocopieuse et du telecopieur a fonctions diverses (Essentiel)

• L'experience et la formation formelle alliees a un rendement manifeste pourront remplacer les diplames requis.

• Veuillez noter que vous serez represente.e par le Syndicat de la federation ontarienne des travailleurs de la sante, UIJAN Local 3000.

CHEO valorise la diversite et est un employeur qui souscrit au principe de l'egalite d'accas. Nous nous sommes engages a fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commenaant par le processus d'embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifies.

Si vous avez besoin de mesures d'adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines a jobs@cheo.on.ca. Tous les renseignements reaus concernant les mesures d'adaptation resteront confidentiels et seront traites conformement a la Loi sur l'accessibilite pour les personnes handicapees de l'Ontario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu'avec celles qui seront convoquees a une entrevue.